Dział HR stanowi ważny element budowy i rozwoju zasobów ludzkich w firmie, stąd nie powinno dziwić, że w wielu firmach właśnie dział HR staje się adresatem zagadnień związanych  podnoszeniem efektywności zasobów ludzkich w organizacji.

Dyrektorzy HR w ostatnich latach coraz częściej otrzymują od kierownictwa firmy zadania, które mają na celu znalezienie metody na wzrost efektywności pracowników w firmie. Sam rozwój pracowników jest już niewystarczający aby osiągnąć przewagę konkurencyjną. Powodów podnoszenia efektywności jest wiele, ale niewątpliwie konkurencja i rynek pracownika odgrywają tu znaczącą rolę.

Dotychczas stosowane narzędzia przez działy HR związane z rozwojem pracowników okazują się często niewystarczające aby osiągnąć znaczący wzrost efektywności, pomimo iż systemy ocen oraz systemy motywacyjne są dobrze zaprojektowane. Dalszy wzrost efektywności wiązać się już musi ze zmianami w sposobie obsługi procesów w firmie. Udział działu HR w takich zmianach jest bardzo ważny, zwłaszcza w kontekście zdefiniowania koniecznych zmian w sposobie funkcjonowania firmy, w tym: wartościowanie stanowisk, określenie potencjału zasobów, sposób powiązania działów między sobą, definiwanie zakresu obowiązków między stanowiskami, identyfikacja miejsc w organizacji, które oznaczają się najmniejszą i największą efektywnością.

Jedną z metod pozyskania istotnej informacji o potencjale posiadanych zasobów, nieefektywności zasobów ludzkich, powiązaniach między działami jest Pomiar procesów.

Pomiar procesów daje bardzo precyzyjne informacje o strukturze czynności. Pozwala przeanalizować wielowymiarowo czas pracownika w ujęciu jego stanowiska, całego działu, powiązań z innymi działami w ramach stanowiska działu, pionu. utylizację, jakie czynności w dziale zajmują najwięcej czasu, jakie czynności są realizowane na rzecz innych działów. Ponadto pozwala określić jaka jest struktura pracy kierowników i liderów, co jest bardzo istotne do określenia wąskich gardeł w działach.

Poniżej wskazano przykładowe informacje jakie może pozyskać z dział HR dzięki wynikom z Pomiaru procesów:

• Porównanie osób na tym samym stanowisku
• Porównanie kart stanowiskowych z rzeczywiście realizowanymi zadaniami
• W jaki sposób realizowane są cele z ocen okresowych
• Kto wykonuje najtrudniejsze zadania w dziale (bardzo pomocne w planowaniu awansów)
• Wyszukanie osób z największym potencjałem rozwoju
• Wyszukanie osób o największym zaangażowaniu
• Struktura czasu pracy kierowników i innych osób
• Kluczowe działania w danym dziale
• Procentowym podział pracy na procesy podstawowe, pomocnicze, niechciane, zadania
• Wskazanie wąskich gardeł, dublowanie zadań

Pozyskanie dane z Pomiaru procesów są niezmiernie pomocne w tworzeniu celów dla pracowników, chociażby w ramach ocen okresowych. Równocześnie mając dane o profilu osoby na stanowisku Lidera możemy wskazać, które osoby najlepiej pasują do niego i w ten sposób tworzyć system awansów.

„Wyniki z pomiaru procesów pozwalają podnieść efektywność w niektórych działach ponad 20%”

Wyniki z pomiaru procesów mogą być wykorzystane przez działy HR do aktualizacji kart stanowiskowych, wsparcie w tworzeniu nowych struktur organizacyjnych, przy kalkulacji optymalnego poziomu zasobów ludzkich w firmie.

Wyniki z pomiaru procesów mogą być również wykorzystane przez działania, które nie są bezpośrednio związane z zakresem zadań Działu HR, ale realizacja ich realizacja bez wsparcia HR jest trudna np.:

• Wsparcie HR we wdrożeniu nowych systemów w firmie – nowe rozwiązania informatyczne zwykle powodują zmiany w obsłudze procesów, a to z kolei wymusza zmiany w strukturze organizacyjnej, stąd udział HR w tym zagadnieniu jest niezmiernie istotny
• Zmiany organizacyjne związane z połączeniem oddziałów, firm, etc – to zagadnienie w którym obecność działów HR jest wręcz niezbędna. Wyniki z analizy i pomiaru procesów pozwala wskazać miejsca, w których różnice w sposobie działania są największe, identyfikacja miejsc, które sprawiają pracownikom

Elementem, który znakomicie uzupełnia usprawnienie procesów jest zarządzanie firmą przez wyznaczanie celów na każdym szczeblu organizacji. Metodyka zarządzania przez cele – MBO ma zastosowanie do wyznaczania i rozliczania celów dla pracowników, pozwala zaplanować i przekazać do realizacji zadania związane z wdrożeniem usprawnień w obsłudze procesów.

Dzięki narzędziu praxiMBO Dział HR może wspierać działy w firmie w budowaniu spójnych celów od zarządu firmy, poprzez różne szczeble kierownicze po szeregowe stanowiska produkcyjne czy usługowe.

Więcej informacji o praxiMBO tutaj.

Pomiar i analiza procesów może być realizowana dla wybranych działów lub całej firmy. My rekomendujemy rozpoczęcie od działów związanych z rozliczeniami, gdyż one skupiają na sobie najwięcej problemów.
Najprostszy schemat uruchomienia pomiaru i analizy procesów obejmuje:

1) Analiza procesów

• Pogłębiona analiza procesów / mapowanie
• Opracowanie Mapy czynności
• Warsztaty

2) Pomiar procesów

• Przygotowanie do uruchomienia pomiaru
• Szkolenia
• Start pomiaru (zwykle 1-2 miesięcy)
• Udostępnienie systemu do pomiaru procesów
• Nadzór nad pomiarem procesów przez cały okres trwania pomiaru

3) Opracowanie rekomendacji zmian

• Rekomendacje w podziale na 3 grupy
  • Zmiany stanowiskowe <3 mcy
  • Zmiany w sposobie obsługi procesów < 6-9 mcy
  • Zmiany systemowe <12 mcy
• Opracowanie wyników / rekomendacje

4) Wdrożenie rekomendacji

• Zdefiniowanie celów
• Start Systemu MBO
• Wsparcie firmy we wdrożeniu rekomendacji
• Nadzór nad realizacją celów