Jako firma działająca na pograniczu technologii i doradztwa, oferujemy bogaty pakiet wsparcia w zakresie wdrażania systemów informatycznych. Poniżej prezentujemy zakres oferowanego wsparcia w tym zakresie.
Przegląd dostępnych rozwiązań
Posiadamy doświadczenia w doborze systemów różnych klas do potrzeb firm z wielu branży. Możemy wspierać klientów w przygotowaniu analizy dostępnych rozwiązań na bazie naszego know-how i dostępnych materiałów marketingowych producentów oprogramowania. Takie zestawienie pozwala pozyskać dodatkową wiedzę o możliwościach oferowanych przez obecnie dostępne systemy, co może powodować uzupełnienie wymagań stawianych wobec wdrożenia. Równocześnie przygotowana baza dostawców jest punktem wyjścia do przeprowadzenia postępowania ofertowego.
Posiadamy autorską bazę kryteriów i służących porównaniu typowych systemów takich jak: Workflow, CRM, ERP, F/K, Systemy budżetowania, Systemy PPMS, systemy HRM, Rekrutacyjne, Planowanie produkcji i wiele innych.
Zestawienie pozwala pozyskać dodatkową wiedzę o możliwościach oferowanych przez obecnie dostępne systemy, co może powoduje uzupełnienie wymagań stawianych wobec wdrożenia.
Wsparcie w postępowaniu ofertowym na wybór systemu
Jako autor koncepcji docelowych procesów, posiadamy szczegółową wiedzę na temat potrzeb i oczekiwań względem systemu. Możemy wesprzeć klienta w ocenie prezentowanych systemów, opracować „trudne pytania” od oferentów, zwrócić uwagę na detale rozwiązania. Jest to moment kluczowy dla dalszego biegu projektu i dopasowania rozwiązania do organizacji, dlatego proponujemy nasze wsparcie szczególnie na typ etapie.
Efektem naszej pracy może być dokument zapytania ofertowego (RFI / RFP / SIWZ) wraz ze szczegółowym załącznikiem wymagań oraz lista obiektywnych kryteriów oceny dostawcy.
Kładziemy nacisk na ocenę oferty zarówno pod kątem samego systemu, jak i wdrażającego go dostawcy. Ocenie podlega:
- Stopień spełnienia bieżących wymagań
- Potencjał i motywacja dostawcy do dalszego rozwoju systemu
- Dostępność serwisu na lokalnym rynku
- Możliwości systemu w odniesieniu do potrzeb klienta
- Innowacyjność rozwiązania na tle konkurencji
- Zakres funkcjonalny zagranicznych rozwiązań w odniesieniu do specyfiki polskich realiów
- Jakość proponowanego procesu wdrożenia
- Polityka zapewnienia dostosowań systemu do zmian prawnych
- Możliwości rozwojowe systemu (np. elastyczność platformy Workflow pod kątem wdrożenia na niej kolejnych procesów)
Wybierając rozwiązanie – pomagamy także prowadzić negocjacje na linii „kwota – zakres” oceniamy, na ile uzasadniona ekonomicznie zmiana założeń wpływa na spójność wcześniejszej koncepcji systemu.
Na finalnym etapie negocjacji zalecamy także realizację wizyt referencyjnych.
Spis treści zapytania ofertowego i załącznik wymagań
Wsparcie w negocjacji umów z dostawcą
Przez wiele lat pracowaliśmy po stronie dostawców systemów informatycznych. Wiemy, na co zwrócić uwagę w analizie umów wdrożeniowych, licencyjnych oraz utrzymaniowych tak, aby podpisana umowa była korzystna dla klienta w perspektywie krótko i długoterminowej. Przykładowe aspekty, na które zwracamy uwagę:
- Procedura migracji danych z dotychczasowego systemu
- Stopień dostosowania systemów zagranicznych do polskiego prawa
- Koncepcje integracji systemu z innymi systemami
- Odpowiedzialność za prowadzenie testów integracyjnych
- Zagwarantowanie realizacji ogólnych celów projektu
- Koszty zmian podczas projektu
- Koszty rozszerzeń systemu o kolejnych użytkowników
- Sposób rozliczania prac dodatkowych z dostawcą
- Zagadnienia otwarte – nie mające konkretnej wyceny „fixed price”
Ponadto wspieramy klienta w definiowaniu wymagań dla umowy serwisowej, która powinna być negocjowana jeszcze przed wybraniem dostawcy. Zadbamy o takie elementy jak:
- Gwarantowane koszty serwisu
- Gwarantowane czasy reakcji na zgłoszone problemy
- Gwarantowane czasy rozwiązania problemów
- Sposób dystrybucji poprawek
- Koszty rozwoju, modyfikacji systemu
- Zasady indeksacji opłat za usługi serwisowe
- Całkowite koszty wdrożenia rozwiązania (nie tylko koszty samych licencji ale również inne koszty niezbędne przy wdrożeniu zaawansowanych systemów informatycznych).
Wsparcie w analizie przedwdrożeniowej
Nasi analitycy po realizacji projektu związanego z mapowaniem procesów biznesowych posiadają dogłębną wiedzę na temat funkcjonujących procesów, ich ograniczeń, a także koncepcji procesów docelowych. Nasze doświadczenia z analogicznych projektów pokazują, że obecność firmy posiadającej wiedzę procesową jest bardzo istotna w ramach omawiania wymagań z dostawcą systemu; pozwala to odciążyć pracowników biznesowych klienta z udziału we wszystkich spotkaniach analitycznych. Ponadto, obecność analityka procesów w ramach ogółu spotkań pozwala na zachowanie spójności biznesowej projektowanego rozwiązania. Finalnie zaopiniujemy dokument „analizy przedwdrożeniowej” przygotowany przez dostawcę i przekażemy do niego uwagi.
Tworzenie analiz systemowych
W przypadku, w którym zmiany w systemach będą wykonywane własnymi zasobami naszego klienta, konieczne jest doprecyzowanie wymagań dotyczących działania systemu. Odpowiednim do tego celu artefaktem jest Analiza systemowa. Analiza systemowa to dokument opisujący ogół zmian do wykonania w poszczególnych systemach IT. Obok ewidencjonowania funkcji które mają zostać wspierane przez konkretny system, definiowane są podstawowe pojęcia i obiekty, algorytmy przetwarzania, zakres integracji i tryby komunikacji oraz wytyczne dla interfejsu użytkownika (krytyczne dla zachowania efektywności pracy). Możemy wspierać klientów w przygotowaniu analiz systemowych, bazując na wcześniej udzielonych rekomendacjach kierunkowych – dzięki temu istotne dla wdrożenia „cele zmian” zostaną odpowiednio zaadresowane w systemie. Tworząc analizy kładziemy nacisk na takie aspekty jak:
- Komunikacja / przepływ informacji (np. powiadomienia)
- Mechanizmy monitoringu pracy w systemie (odpowiednie raporty, mechanizmy przypomnień)
- Raporty
- Dedykowane widoki w dostępie do tych samych danych przez różnych odbiorców – zapewniające optymalne ujęcie informacji dla danego aktora procesu
- Uprawnienia dostępu do systemu dla poszczególnych grup użytkowników (ról)
- Oszacowanie ilości dokumentów / operacji – kluczową do decyzji które funkcje automatyzować, a które realizować „ręcznie” lub poza systemem.
Stworzenie procedur i instrukcji
Wdrożenie systemów wymaga odpowiedniej komunikacji dla pracowników którzy będą z nich korzystać. Elementem wdrożenia muszą być procedury i instrukcje które umiejscowią system w nowym sposobie pracy. Możemy w ramach wsparcia stworzyć:
- Procedury – zawierające opis docelowych procesów wraz z podziałem ról / odpowiedzialności i wskazaniem miejsca dla systemu
- Instrukcje szczegółowe – dla poszczególnych stanowisk omawiające najlepsze praktyki wykonania pewnych kroków w systemach
- Materiały szkoleniowe
- Materiały informacyjne w formie FAQ (frequently asked questions) zawierające odpowiedzi na najczęstsze problemy pracowników w zakresie wdrażanej zmiany
W ramach wsparcia wdrożenia zmian możemy stworzyć wskazane wyżej dokumenty zachowując zgodność z autorską metodyką Agile Procedure Library, gwarantującą, że przygotowane procedury instrukcje i wzorce będą łatwo przyswajalne dla pracowników.
Opcjonalnie procedury możemy zdefiniować w ramach dedykowanego portalu WWW umożliwiającego łatwy dostęp dla pracowników.
Wsparcie w testach systemu
Jest to bardzo ważny etap wdrożenia systemu – na tym etapie niezwykle ważny jest nadzór autorski analityków systemowych, pozwala zweryfikować, w jaki sposób pierwotne wymagania zostały finalnie odwzorowane w systemie. Możemy przygotować plany testów (na bazie analiz systemowych / tabeli wymagań), zweryfikować system pod kątem realizacji wymagań, ocenić efektywność użycia i/lub możliwości nadzoru realizowanych procesów w systemie. W ramach usługi możemy operacyjnie pracować z dostawcą systemu w ramach warsztatów testowych. W realizowanych przez nas projektach tego typu, niejednokrotnie przygotowujemy na tym etapie makiety ekranów wymagających poprawy / zmiany ustawień w ramach okna aplikacji. Tak konkretny materiał skraca komunikację z dostawcą i przyśpiesza uzyskanie dobrego rezultatu.
Tworzymy scenariusze testowe, realizujemy testy funkcjonalne i integracyjne.
W razie rozbieżności wymagań z potrzebami biznesu – pomagamy w negocjacjach w ramach procedury żądania zmiany.
Uruchomienie i przejście w utrzymanie systemu
W tym kroku możemy wesprzeć klienta w takich działaniach jak szkolenie pracowników, nadzór nad migracją danych (w tym opracowanie zakresu danych które muszą być wczytane do systemu na starcie, ustalenie sposobu zasilenia danymi startowymi które obrazować będą bieżąco toczące się sprawy nie obsługiwane dotąd w systemie), nadzór w uruchomieniu pilotażowym, nadzór i wsparcie przy uruchomieniu produkcyjnym. W ramach tego zakresu może być również opracowanie takich zagadnień jak ustalenie zasad utrzymania systemu, wskazanie opiekunów biznesowych i administratorów technicznych systemu.
W przypadku systemów o krytycznym znaczeniu, przygotowujemy plany awaryjne (recovery plan) oraz proponujemy wdrożenie w formie pilotażu.
Copyright © 2022 NovaPraxis
