[just_icon icon=”icomoon-procesy-biznesowe” icon_size=”150″ icon_color=”#0070c0″ icon_align=”left”]

Pomiar procesów biznesowych

Nasza koncepcja

W firmach funkcjonujących jako organizacja procesowa, tj. w sposób powtarzalny wg zidentyfikowanych procesów biznesowych, niezwykle ważna jest świadomość, ile trwają czynności w ramach procesów. W przeciwieństwie do projektów, w działalności powtarzalnej dużo więcej zależy od odpowiedniej organizacji pracy, niż od indywidualnych zdolności poszczególnych pracowników, dlatego pomiar procesów biznesowych to idealne narzędzie dla firm, które pragną przeprowadzać optymalizację swojej działalności w sposób świadomy i dojrzały.

Nasza koncepcja organizacji procesowej uwzględnia konieczność wykonywania pomiaru procesów biznesowych jednorazowo lub cyklicznie.

Działania nasze opieramy o naszą autorska metodykę analizy i pomiaru TAM (Total Activities Management):

skupiamy się na mierzeniu kosztów pracy ludzkiej w ramach zidentyfikowanych procesów
identyfikujemy procesy biznesowe – tworząc mapę aktywności zgodnie z założeniami metodyki TAM.
wykonanie pomiaru wspierane jest pomiarem czasu opartą o założenia metodyki TAM. Pracownicy rejestrują codziennie swój czas pracy wskazując ile czasu poświęcili na poszczególne zadania zdefiniowane w ramach stworzonej wcześniej mapy czynności.
ustawiamy odpowiednie procedury nadzoru nad składanymi raportami, aby zapewnić obiektywizm pomiaru

Skupienie na kosztach pracy w ramach pomiaru procesów jest naszym świadomym wyborem.

Mamy świadomość, że wynagrodzenia w Polsce sukcesywnie dążą do tych w krajach zachodnich, przez co w perspektywie kilku lat optymalizacja kosztu pracy podwoi swoje znaczenie. Patrz też: Optymalizacja kosztów pracy

Możliwe zastosowania

Pomiar procesów zorientowany procesowo – wyjście ponad dział

ocena kosztu wytwarzania poszczególnych produktów i kosztu realizacji usług, na którą składa się praca wielu działów – baza dla świadomej polityki cenowej
ocena kosztu obsługi poszczególnych kluczowych klientów – baza dla decyzji o kontynuacji obsługi nierentownych kontraktów
faktyczna ocena efektywności ekonomicznej poszczególnych działów biznesowych – urealnienie narzutu kosztu działów administracji
identyfikacja najbardziej kosztownych czynności – skupienie uwagi na optymalizacji na tych miejscach
oszczędność wydatków na systemy informatyczne – automatyzacja tylko tych obszarów, które rzeczywiście generują najwyższe koszty
ocena efektów wdrażanych reorganizacji
możliwość porównania kosztu realizacji analogicznych usług przez różne zespoły / działy
ocena trendów w zakresie kosztów funkcjonowania – baza dla decyzji o rekrutacjach
realna ocena kosztów „end to end” – miarodajna baza do decyzji o outsourcingu

Analiza porównawcza między działami pozwala określić poziom zaangażowania w dany proces przez różne działy

Na czym polega nasza usługa

Krok 1.

Identyfikacja procesów, przygotowanie pomiaru

Na początku usługi definiujemy rejestr procesów funkcjonujących w badanym obszarze firmy. Rejestr ten tworzony jest wspólnie z pracownikami Klienta w trybie warsztatowym. Ponadto, budujemy listy czynności na stanowiskach i potencjalne problemy, które stanowią punkt wyjścia do pomiaru procesów. Co ważne – listy te tworzone są przy udziale pracowników – dla każdego stanowiska osobno, z uwzględnieniem indywidualnych zadań pracowniczych. Blisko 15 lat doświadczenia i autorskiej metodyki pomiaru (Total Activities Management) pozwala nam w taki sposób przygotować pomiar procesów, by w jego wyniku odkryć wszystkie zadania niechciane generujące niepotrzebne koszty – jawne ich nazwanie i zmierzenie zasadniczo wpływa na jakość wniosków po badaniu. Przed rozpoczęciem pomiaru konfigurujemy systemy pomiarowe, a wszyscy pracownicy objęci pomiarem są szkoleni z zasad pomiaru i jego narzędzi. To pozwala nam zapewnić szczegółowość i poprawność wyników pomiaru.

Krok 2.

Pomiar procesów

Pomiar procesów jest bardzo istotnym elementem naszego projektu. Do pomiaru angażujemy wszystkich pracowników w ramach badanych działów – od asystentów, po kierownictwo. Dla zachowania jakości pomiaru – cały pomiar jest przez nas codziennie nadzorowany – pracownicy którzy nie uzupełniają ankiet pomiarowych otrzymują natychmiastowe przypomnienia. Dbamy także o szczegółowość składanych raportów. Zwykle w ramach badania uzyskujemy od 5000 – 15 000 próbek danych z pomiarów.

Ze względu na niską powtarzalność procesów w biurach – pomiar trwa zazwyczaj przez okres 1 miesiąca z opcją przedłużenia o kolejne miesiące jeżeli zakres zadań jest nietypowy.

Bardzo ważny jest dla nas komfort pracowników – nasza metodyka i ergonomia dbają o to, by pomiar angażował pracowników nie więcej niż 5 minut dziennie. Równocześnie dbamy o to, by dane były szczere i prawdziwe – nasza metodyka zabezpiecza wiarygodność metodą 7 elementów. Dzięki temu pracownicy nie mają obaw przed przekazaniem prawdziwych danych. Posiadamy kilka niezależnych narzędzi pomiaru (aplikacje mobilne handlowców, narzędzia tabletowe dla pracowników bez komputera, aplikacje WWW), zależne od specyfiki.

Jeżeli zajdzie potrzeba wypożyczamy narzędzia do pomiaru na okres pomiaru.

Krok 3.

Analiza danych i opracowanie Raportu z pomiaru

Wyniki badania bazują na danych uzyskanych z pomiaru procesów. Przed przygotowaniem wyników, dane z pomiaru przetwarzane są dzięki autorskim narzędziom analizy i poprawy danych. W tym kroku realizujemy następujące czynności:

Pozyskujemy informacje ilościowe (mierniki procesów / KPI) o mierzonych procesach (np. ilość zaksięgowanych faktur) i łączymy z danymi o czasie z pomiaru
Uzupełniamy dane na temat czasu o stawki godzinowe poszczególnych pracowników wyliczone na bazie wynagrodzeń. Pozwala to ocenić procesy nie tylko pod kątem godzin, ale rzeczywistego kosztu.
Weryfikujemy jakość danych, uzupełniamy brakujące dane i korygujemy wychwycone błędy.

Wyniki przekazywane są w postaci gotowego „Raportu z badania” zawierającego szereg zestawień tematycznych np.

Najkosztowniejsze procesy i czynności (w firmie, w dziale, na stanowiska, na osoby)
Najkosztowniejsze zadania nieefektywne (w firmie, w dziale, na stanowiska, na osoby)
Podział na czynności wykonywane poprzez systemy i poza nimi
Skala nadgodzin w poszczególnych działach
Skala zaangażowania w realizację zadań między działami

Obok raportów z pomiaru, Klient otrzymuje od nas komplet danych źródłowych z pomiaru umożliwiających samodzielne analizy.

Opcjonalnie, opracowujemy uproszczone Karty stanowiskowe pracowników, obrazujące kluczowe procesy i czynności wykonywane przez poszczególne stanowiska objęte badaniem.

Produkty usługi

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi.

Identyfikacja występujących procesów
Opracowanie map czynności pod daną firmę
Dostarczenie skonfigurowanego systemu do pomiaru czynności w ramach procesów
Stały monitoring podczas trwania pomiaru procesów
Prezentacja raportów do analizy wyników pomiarów
Raport końcowy – podsumowanie przeprowadzonego pomiaru

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.