Na czym polega optymalizacja procesów raportowania?

Raporty są bardzo ważnym narzędziem, dzięki któremu można sprawnie kierować każdą firmą czy organizacją. Ich rola jest tak samo istotna jak monitorowania, analiz i oceny funkcjonowania firmy.

Czym jest dobry raport?

Dobry raport to zbiór wszystkich istotnych informacji przedstawionych w sposób zwięzły, czytelny, najczęściej w formie pisemnej. Dostarcza kluczowych informacji, bez konieczności szczegółowego zagłębiania się w dany obszar. Na jego podstawie podejmowane są kluczowe dla przedsiębiorstwa decyzje, dlatego rzeczą niezwykle ważną jest, aby raporty były wiarygodne i nie pozwalały odbiorcy na ich błędną interpretację.

Problemy z raportami

Mnóstwo firm ma problemy z raportami. Do najczęstszych należą:

– nieaktualne, niesprawdzone lub zakłamane informacje;
– brak informacji, na których zależy kadrze zarządzającej;
– nieczytelność;
– jest ich za dużo i rozsyłane są do niewłaściwych ludzi;
– pracownicy spędzają mnóstwo czasu na ich tworzeniu, modyfikowaniu oraz rozsyłaniu.

Każda z tych rzeczy utrudnia zarządzanie firmą. Powoduje dezorientację i wprowadza niepotrzebny chaos. Odpowiednio zarządzany proces raportowania skutkuje sprawniejszym przepływem informacji, zwiększa elastyczność organizacji oraz pozwala podejmować trafniejsze decyzje. Dlatego warto przyjrzeć się temu jak wygląda sytuacja z raportami w naszych przedsiębiorstwach i jeśli to co zobaczymy nam się nie spodoba, pomyśleć o optymalizacji procesów raportowania.

Optymalizacja procesów raportowania

Celem optymalizacji procesów raportowania jest usprawnienie działania firmy. Informacje zawarte w raportach mają być aktualne, czytelne i na czas docierać do odpowiednich osób. Nie powinniśmy dopuszczać do „raportowego spamu”, czyli do sytuacji, kiedy wysyłamy raport do wszystkich możliwych kierowników, bo „może im się przydadzą”. Samo przygotowanie raportu natomiast, powinno przebiegać sprawnie i nie angażować zbytnio pracowników.

Jako Nova Praxis, pierwszym krokiem, który podejmujemy w ramach optymalizacji raportowania jest rozmowa z menadżerami firmy. Ustalamy wtedy jakie informacje są im potrzebne, a jakie bez jakich mogą się spokojnie obejść. Następnie przyglądamy się i analizujemy procesy w ramach, których w danej firmie przygotowywane są raporty. Jeśli jest to robione ręcznie – wprowadzamy automaty. Upewniamy się, że wprowadzane dane są spójne i zgodne ze źródłami, a pracownicy nie robią w kółko tych samych przeliczeń w wielu różnych wersjach. Na końcu przekazujemy zgromadzoną wiedzę oraz nasze rekomendacje menadżerom. Jeśli firma sobie tego życzy, pomagamy w ich wdrożeniu. Podpowiadamy, na co warto zwracać uwagę oraz jakie wskaźniki powinny ich interesować, aby móc skutecznie zarządzać przedsiębiorstwem.