Kto powinien skorzystać z usługi digitalizacji procesów?

Prowadzenie firmy w dzisiejszych, dynamicznie zmieniających się czasach, to prawdziwe wyzwanie. Osiągnięcie dobrych efektów wymaga pracy na wielu płaszczyznach jednocześnie. Aby ułatwić sobie to zadanie, ważne jest wykorzystywanie nowoczesnych rozwiązań, które gwarantują zwiększenie efektywności i lepsze usystematyzowanie niezbędnych informacji. Jedno z rozwiązań, które warto wdrożyć już na samym początku, to digitalizacja procesów. Na czym ona polega? I kto powinien z niej skorzystać? Na te i inne pytania odpowiadamy w naszym artykule.

Digitalizacja procesów w firmie – o czym warto wiedzieć?

Digitalizacja procesów w zależności od rodzaju branży i profilu działania danej firmy może przybierać różne formy. W przypadku niektórych przedsiębiorstw polega na m.in. wprowadzeniu do stałego użytku w firmie OCR, skanerów oraz parserów maili, które pozwolą na automatyczne przetwarzanie danych w jednym, większym oprogramowaniu. Parsery maili umożliwiają wyodrębnienie danych z przychodzących wiadomości email. Skanery z funkcją OCR przekształcają natomiast tekst zapisany na dokumentach papierowych w tekst zapisany w formie elektronicznej. Głównym celem zastosowania tego typu technologii jest usystematyzowanie dokumentów i utworzenie dostępu do nich w wygodnej, cyfrowej formie.

Usługa digitalizacji oferowana przez naszą firmę obejmuje m.in.:

• audyt funkcjonowania organizacji, a co za tym idzie stwierdzenie aktualnych potrzeb,
• wdrożenie prostych reguł, które już od początku poprawiają organizację pracy w biurze, dobranie odpowiedniego sprzętu, który zapewnia efektywne organizowanie dokumentów,
• stworzenie bazy wzorców dokumentów,
• przystosowanie pracowników do nowego trybu pracy poprzez przeprowadzenie szkoleń i warsztatów oraz stworzenie instrukcji i procedur.

Jakie korzyści daje ten proces? Na uwagę zasługuje przede wszystkim zwiększenie komfortu obsługi dokumentów, zwiększenie bezpieczeństwo danych, przyspieszenie załatwiania poszczególnych spraw, optymalizacja kosztów, lepsze wykorzystanie przestrzeni oraz ogólne usprawnienie procesów zachodzących w firmie.

Kto powinien skorzystać z usługi digitalizacji procesów?

I kto najwięcej na tym zyska? Chodzi przede wszystkim o firmy, które same dostrzegają nowe potrzeby i zauważają, że dotychczasowe rozwiązania przestały być efektywne. Usługa ta dedykowana jest także dla przedsiębiorstw, które chcą uporządkować posiadaną dokumentację (faktury, umowy, protokoły, zamówienia, reklamacje, delegacje, wnioski urlopowe), zwiększając tym samym swoje możliwości i efektywność w zakresie wykorzystania czasu pracy.

Na uwagę zasługuje fakt, że korzyści odnosi zarówno firma, jako ogólna jednostka, jak również poszczególni pracownicy, którzy ją tworzą. Ich praca staje się bowiem bardziej usystematyzowana, a ilość powtarzalnych, niepotrzebnych czynności – zminimalizowana. Zalety digitalizacji procesów dostrzegają także klienci, którzy cieszą się usługami najwyższej jakości oraz kontrahenci, którzy zyskują poważnego partnera w biznesie.