Istnieje wiele definicji procesów w biznesie. Zgodnie z normą PN-EN ISO 9000:2006 termin ten odnosi się do “zbioru działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, których realizacja jest niezbędna dla uzyskania określonego rezultatu”. Każda organizacja (przedsiębiorstwo, instytucja) jest zbiorem procesów. Przy określaniu procesów w organizacji bardzo ważna jest właściwa identyfikacja procesów wewnątrz firmy, a także na styku firmy – dostawca lub klient. Do przykładowych procesów zaliczamy m.in. proces obsługi Klienta, proces sprzedaży, proces magazynowania czy proces reklamacji.
Czym jest proces biznesowy?
- w każdej firmie istnieją procesy,
- obrazuje przebieg pracy tzw. ,,flow”,
- angażuje zasoby (pracownicy, systemy),
- pobiera określone dane ,,na wejściu”,
- daje efekty (produkty),
- jest powtarzalny,
- może posiadać rozwidlenia, warianty,
- może posiadać wyjątki,
- ma właściciela (nawet jeśli nie jest wskazany),
- ma określonego wykonawcę.
W jakim zatem ujęciu zdefiniować termin „procesu” w przypadku mapowania procesów?
Mapowanie procesów — definicja procesu
W przypadku mapowania procesów definicja procesu powinna obejmować:
- nazwę procesu,
- opis,
- dane wejściowe,
- dane wyjściowe,
- czynności,
- uczestnicy/systemy
- powiązania z innymi procesami,
- właściciela procesu.
Rodzaje procesów określane w ramach mapowania
Podczas mapowania procesów najczęściej dzieli się je na trzy podstawowe grupy:
- procesy zarządcze (np. rozwój wizji i strategii, zarządzanie organizacją),
- procesy podstawowe (np. sprzedaż, marketing, zakupy, produkcja, obsługa Klienta),
- procesy pomocnicze (np. zarządzanie personelem, zarządzanie magazynem, itd.).
Mapy procesów obejmują zarówno procesy jak i istotniejsze dla przedsiębiorstwa podprocesy (wydzielona część procesu, która może być traktowana jako odrębny, mniejszy proces).
Prawidłowe zidentyfikowanie poszczególnych procesów i ich powiązanie między sobą to kluczowe zadanie przy mapowaniu procesów w organizacji. Niezbędne jest także wskazanie właścicieli danych procesów, danych wejściowych/wyjściowych oraz ich głównych realizatorów. To podstawa, która obok innych czynników jest niezbędna do stworzenia rzetelnej mapy procesów w przedsiębiorstwie. Zmapowane procesy stanowią również odpowiedź na pytanie o realnych kosztach realizacji konkretnego procesu.
Współczesne procesy biznesowe charakteryzują się wysokim poziomem skomplikowania. Opracowanie przejrzystej, zrozumiałej mapy obrazującej wszelkie zależności i założenia procesu pokazuje często ,,nieefektywności procesu, marnotrawstwa” oraz uzmysławia uczestnikom, osobom zarządzającym, że powinny zostać wdrożone działania naprawcze, optymalizacyjne.
Posiadanie zmapowanych procesów biznesowych ułatwia proces wdrażania nowych pracowników jednocześnie podnosząc efektywność nauki nowych zadań.
Copyright © 2022 NovaPraxis
