Dlaczego robi się mapowanie procesu?

Mapowanie procesu polega na przedstawieniu rzeczywistych procesów zachodzących w konkretnym przedsiębiorstwie, organizacji lub instytucji w czytelnej i przejrzystej formie graficznej. Na przygotowanych podczas mapowania procesu diagramach wyraźnie widać, jak przebiega dany proces krok po kroku. Wykorzystując tę metodę, można zauważyć wszelkie niedoskonałości stosowanych metod oraz zidentyfikować sytuacje, gdy rzeczywiste działania pracowników odbiegają od przyjętych założeń. Dzięki takiej analizie można udoskonalić działanie firmy i skutecznie modelować procesy, aby były jak najbardziej efektywne i wydajne.

Czym jest mapowanie procesu?

Choć mapowanie procesu może wydawać się innowacyjną metodą, to ma już całkiem długą historię. Zostało wymyślone na początku XX wieku, a zaczęło być powszechnie wykorzystywane od roku 1947. To bardzo prosty i praktyczny sposób na przeprowadzenie wiarygodnej analizy tego, jak przebiegają konkretne procesy w przedsiębiorstwie. Na podstawie wnikliwych obserwacji i spotkań z pracownikami zaangażowanymi w dany proces powstaje dokumentacja będąca punktem wyjścia dla wszelkich dalszych usprawnień, optymalizacji oraz działań naprawczych.

W jakim celu przeprowadza się mapowanie procesu?

• Aby stworzyć standard, według którego mają działać pracownicy zaangażowany w konkretny proces – dzięki temu wyeliminowane zostaje ryzyko popełniania błędów i działania na własną rękę.
• Po to aby sprawdzić, która operacja nie jest niezbędna w danym procesie, albo która z nich zaburza jego przebieg i móc ją wykluczyć.
• Aby zoptymalizować procesy, czyli usprawnić działanie całej firmy lub jednego z jej działów.
• Żeby uświadomić pracowników, co dokładnie należy do ich obowiązków i jakie zależności zachodzą pomiędzy poszczególnymi działami.
• Aby ułatwić wdrożenie nowym pracownikom, którzy dzięki mapowaniu nie muszą być szkoleni przez kolegów z dłuższym stażem – wystarczy, że zapoznają się i zrozumieją mapy najważniejszych procesów.