Czy wszystkie procesy można zoptymalizować?

Optymalizacja procesów ma na celu zapewnienie maksymalnej wydajności funkcjonowania firmy. Jakie obszary działania biznesu można usprawnić i na czym to polega? Na te pytania odpowiadamy w artykule.

Czym są procesy biznesowe?

Procesy biznesowe to powiązane ze sobą czynności ukierunkowane na dostarczenie określonych informacji lub jej przetworzenie, lub wykonanie określonych działań/czynności. Podlegają one stałym regułom – można powiedzieć, że proces biznesowy jest każdą formą powtarzalnego działania przekładającą się dostarczenie produktów lub usług klientowi końcowemu od momentu pozyskania kontaktu z klientem, poprzez obsługę zamówienia, realizację usługi/produkcję produktów a kończąc na dostawie usług/produktów i rozliczeniu z klientem. Co istotne, poszczególne czynności nie funkcjonują osobno – wpływają na siebie wzajemnie. Dlatego też optymalizacja procesów musi być przeprowadzana w sposób całościowy. Takie podejście jest sprzeczne z myśleniem leanowskim, które właśnie skupia się na poprawie jednej konkretnej czynności.

Optymalizacji można poddać wszystkie procesy biznesowe, w których dochodzi do marnotrawstwa zasobów skutkujących niską wydajnością czy stratami finansowymi. Może dotyczyć to procesów w działach produkcji, marketingu czy sprzedaży, ale również pomocniczych, które mają wpływ na przebieg procesu biznesowego, np: proces magazynowania. Ważne, by optymalizację przeprowadzać na wielu płaszczyznach, gdyż procesy biznesowe stanowią system naczyń połączonych. Usprawniając dany obszar działania firmy, trzeba mieć na uwadze, by zmiany nie wpłynęły negatywnie na inne elementy całego procesu biznesowego, które działają poprawnie. 

Na czym polega optymalizacja procesów?

Optymalizacja procesów biznesowych może polegać na wdrażaniu zmian organizacyjnych, które mają usprawnić działanie organizacji,  a dopiero w dalszej kolejności wdrażanie systemów informatycznych czy automatyzacji zadań. Niekiedy wystarczają mniej skomplikowane zmiany – uproszczenie procedur wykonywania danych czynności, poprawienie przepływu informacji między działami, eliminacja zbędnych zadań, opracowanie nowej hierarchii stanowisk.

Prawidłowo przeprowadzona optymalizacja procesów prowadzi do obniżenia kosztów funkcjonowania firmy, zwiększenia komfortu pracowników oraz podniesienia jakości produktu czy usługi, a co za tym idzie, także zadowolenia klienta.