Jak rzetelnie analizować efektywność wykonywania zadań?

Badanie efektywności procesów – czyli inaczej KPI efektywności – służy opracowaniu planu i określeniu celu, jaki chcemy osiągnąć. Przed rozpoczęciem takiego badania powinniśmy określić, jakiego rodzaju danych będziemy potrzebować i w jaki sposób możemy je uzyskać – pozwoli nam to sprecyzować, co chcemy zmierzyć z jego pomocą.

Następnie można rozpocząć etap zbierania danych i diagnozowania kosztów pracy – które mogą wynikać z błędów ludzkich, dublowania się obowiązków, a także ze strat czasu wskutek wdrażania nadmiernych procedur lub braku procedur akceptacji. Na tym etapie określamy również, w których strefach przedsiębiorstwa generuje się tych kosztów najwięcej. Przedmiotem badań jest przede wszystkim czas, jaki zajmuje pracownikom wykonanie określonych zadań – w tym m.in. czas poświęcony na oczekiwanie na decyzje, poprawę cudzych błędów czy tworzenie dokumentacji.

Uzyskane drogą pomiaru informacje zostają przetworzone z wykorzystaniem autorskich narzędzi analizy i poprawy danych. Pozwala to na zdobycie wiedzy odnośnie zmierzonych procesów oraz zestawienie ich z danymi o czasie pomiaru, a także na ocenę procesów pod względem faktycznych kosztów poprzez uzupełnienie informacji o stawki godzinowe pracowników w odniesieniu do danych na temat czasu. Na tej podstawie opracowuje się zestawienia wyników badania obejmujące m.in. procesy i czynności generujące najwięcej kosztów czy wskazanie pośród nich najbardziej nieefektywnych zadań.

Efektem przeprowadzenia badania jest uzyskanie przejrzystego obrazu działania firmy, na podstawie którego możliwe jest dokonanie optymalizacji procesów biznesowych oraz nadanie wartości priorytetowej najważniejszym działaniom. Dzięki niemu możliwe jest też przeanalizowanie tych miejsc w firmie, które mają największy potencjał, oraz możliwości wykorzystania tego potencjału.

W jaki sposób przebiega badanie efektywności procesów

Pojedyncze badanie efektywności może zostać dokonane m.in. dzięki wprowadzeniu pomiaru czasu. Jest to sposób na pomiar nakładu czasu, tym samym zaś motor wprowadzenia metod optymalizacji pracy poprzez rzetelne gospodarowanie nim.

W celu uzyskania rzetelnego badania mierzony czas musi zostać podzielony na określone procesy, w obrębie których wyodrębnione zostają poszczególne zadania, a w dalszej kolejności – czynności. Choć dokonanie tego pomiaru nie należy do najprostszych, wykorzystanie nowoczesnych systemów dedykowanych oraz autorskiej metodyki pozwala na przeprowadzenie go kompleksowo i bez konieczności nadmiernego odrywania pracowników od powierzonych im zadań. Nadzór prowadzony jest symultanicznie i na bieżąco. Uzyskane pomiary zostają następnie opracowane i przedstawione do wglądu Klienta.

Analiza efektywności wykonywania zadań wiąże się z wymiernymi korzyściami. W przypadku jednorazowego badania będzie to więc np. obniżenie skali czasu przeznaczanego na nieproduktywne zadania (takie jak poprawianie błędów). Równie ważną korzyścią będzie obniżenie kosztów nazbyt wielkiej rotacji pracowników, skutkującej stałą potrzebą szkolenia nowych osób. Zmniejszą się również koszty wyszukiwania danych w licznych źródłach lub ich niepotrzebnego przepisywania. Do innych plusów zaliczyć można również np. zmniejszenie kosztów spotkań, dojazdów czy serwisowania produktów.

Z kolei w przypadku stałego pomiaru efektywności uzyskujemy m.in. możliwość bieżącej oceny wpływu, jaki wprowadzane zmiany biznesowe i/lub organizacyjne wywierają na koszty pracy w procesach, które zostały uwzględnione w programie zmian. Stosując stały pomiar oraz rozliczanie kosztów, pomagamy też pracownikom rozwinąć poczucie odpowiedzialności za generowane koszty, co z kolei skutkuje utworzeniem i konsekwentnym wdrażaniem kultury oszczędzania czasu pracy.