Mapowanie procesów to technika zarządzania jakością, stworzona przez Franka Gilbretha w 1921 roku. Polega na przedstawieniu procesu lub operacji przy użyciu odpowiednich symboli graficznych. Opis graficzny obejmuje nie tylko sam proces, ale również wszystkie powiązania, które go dotyczą. Mapowanie procesów pozwala na zwiększenie efektywności funkcjonowania organizacji oraz zdefiniowanie procesów, które nie przynoszą wartości dodatniej. Technika umożliwia także sprawne wdrożenie nowych systemów lub produktów.
Mapowanie procesów w zarządzaniu jakością
Mapowanie procesów jest podstawowym elementem podejścia procesowego, czyli jednej z najważniejszych zasad zarządzania jakością. Polega na graficznym przedstawieniu procesów i ich powiązań, składających się na działania podejmowane w organizacji. Mapowanie procesów przeprowadza się zasadniczo w dwóch etapach – identyfikacji procesów oraz grupowania procesów. Identyfikację procesów można przeprowadzić metodą top-down – od ogółu do szczegółu oraz bottom-down – od szczegółu do ogółu. Metoda odgórna polega na ogólnym określeniu celów działalności, a następnie ich uszczegółowieniu. Z kolei metoda oddolna opiera się na analizie poszczególnych czynności, na podstawie której formułuje się potem procesy.
Identyfikacja procesów prowadzi do stworzenia ich definicji, obejmującej strukturę procesu, kryteria i mierniki jego oceny, metody sterowania i dokumentowania, wpływ na oczekiwane rezultaty, zasoby, właściciela i odbiorcę oraz powiązania. Powiązania pomiędzy procesami nazywane są wejściami i wyjściami. Mogą być zarówno materialne, jak i niematerialne, a także dotyczyć klientów wewnętrznych oraz zewnętrznych. Powiązaniem mogą być z jednej strony surowce i produkty, a z drugiej informacje i środki finansowe. Bardzo istotne jest również określenie początku oraz końca procesu, ponieważ to właśnie te parametry będą stanowić granice mapy procesowej.
Grupowanie procesów w technice mapowania
Grupowanie procesów najczęściej przeprowadza się w oparciu o trzy główne kategorie, dotyczące strategii organizacji, wyników podejmowanych działań oraz klienta wewnętrznego. Tak rozumiane procesy dzieli się zazwyczaj na trzy podstawowe grupy:
- Główne. Wyróżnia się wśród nich przede wszystkim produkcję i sprzedaż.
- Zarządcze. Nadrzędnym z nich jest zarządzenie personelem i planowanie.
- Pomocnicze. Mogą dotyczyć transportu wewnętrznego czy infrastruktury.
W mapowaniu procesów wykorzystuje się ustaloną wcześniej symbolikę graficzną, która różni się w zależności od specyfiki danej organizacji. Należy pamiętać o ścisłej kolejności następujących po sobie operacji procesowych i podprocesów. Kierunek przebiegu zazwyczaj wyznaczany jest z góry na dół lub od lewej do prawej. Ważne jest, że mapowanie procesów dotyczy obecnego funkcjonowania procesu, a nie jego pożądanego stanu. To właśnie dzięki temu technika mapowania pozwala na identyfikację i późniejszą eliminację procesów zbędnych.
Copyright © 2022 NovaPraxis
