Analiza procesów biznesowych

Działanie rozpoczynamy od zdefiniowania rejestru procesów, które funkcjonują w ramach badanego obszaru organizacji. Warto podkreślić, że rejestr tworzymy we współpracy z zatrudnionymi w firmie, co odbywa się w trybie warsztatowym. Następnie budujemy listy konkretnych czynności na przypisanych do nich stanowiskach, definiując jednocześnie problemy, które stanowią bazę dla pomiaru procesów. Wiedzę i doświadczenie w tym zakresie gromadzimy od kilkunastu lat. Prawie piętnaście lat pracujemy w oparciu o autorską metodykę pomiaru (Total Activities Management), która pozwala tak przygotować pomiary procesów, by w ich wyniku wykryć wszelkie zadania niechciane, które generują zbędne koszty. Przed rozpoczęciem badań precyzyjnie konfigurujemy systemy, a pracownicy objęci działaniem poddani są niezbędnemu szkoleniu z zakresu zasad pomiaru i użytych w tym celu narzędzi.
​ Krok 2.

Badanie procesów polegające na ich dokładnym pomiarze to najistotniejszy element naszych działań. Aby uzyskać możliwie najszerszy i precyzyjny obraz analizowanych struktur, do badania angażujemy wszystkich zatrudnionych w firmie, czy też konkretnym dziale. Celem zachowania najwyższej jakości pomiaru, badanie jest codziennie nadzorowane, natomiast pracownicy, którzy zapominają o uzupełnieniu ankiet pomiarowych, otrzymują skuteczne przypomnienia. Prowadzone działania trwają przeważnie od czterech do ośmiu tygodni. Należy podkreślić, że nie zapominamy o wygodzie i komforcie badanych, dlatego pomiar angażuje pracowników najwyżej przez piec minut dziennie.

By uniknąć przekłamań, nieścisłości i luk w gromadzonej dokumentacji, stosujemy metodę siedmiu elementów, która znacząco zwiększa wiarygodność pozyskiwanych danych. Unikamy tym sposobem sytuacji, w których pracownicy, czy to z powodów towarzyskich, czy obaw natury zawodowej, nie chcą dzielić się pełną wiedzą na temat badanych procesów. Dysponujemy kilkoma niezależnymi narzędziami pomiaru, by wspomnieć aplikacje mobilne dla handlowców, tablety dla pracowników pozbawionych komputera, czy aplikacje WWW. W zależności od specyfiki stanowiska, możemy zatem zaproponować metodę, która będzie nie tylko najwygodniejsza, ale też najbardziej skuteczna.

Równolegle do trwania pomiaru prowadzone są wywiady analityczne. Zgodnie z filozofią GEMBA rodem z Lean Management – procesy analizujemy u źródeł, z pracownikami liniowymi, jedynie uzupełniając informacje na poziomie kierowników. To czasochłonna metoda – ale tylko tak można poznać prawdę.
W wyniku spotkań mapowane są procesy. Obok diagramów kładziemy nacisk na część opisową. Ponadto, pozyskujemy dane liczbowe dotyczące procesu – ilości dokumentów, ilość błędów, czy częstość występowania ścieżek awaryjnych.
Po zakończeniu spotkań, całość modelowana jest w dedykowanych systemach modelowania procesów. Stosujemy popularną notację BPMN oraz kolory symbolizujące marnotrawstwa. Wszystko po to, by przekazywana dokumentacja była zrozumiała dla pracowników biznesowych.
Dokumentacja przekazywana jest w dokumentach oraz (opcjonalnie) w ramach platformy WWW. Przekazanie następuje wraz z omówieniem – instruujemy jak czytać diagramy. Całość zatwierdzana jest z pracownikami Klienta biorącymi udział w analizie, zanim zaczniemy przygotowywanie raportu usprawnień. Musimy mieć pewność, że uzyskany obraz firmy jest prawdziwy.

Na bazie procesów obecnych oraz zatwierdzonych przez klienta usprawnień – może od razu zostać przygotowana dokumentacja procesów wg stanu docelowego (tzw. „TO BE”) uwzględniająca wdrożenie usprawnień. Ponieważ usprawnienia będą wdrażane etapowo, na tym etapie zazwyczaj modelowane są procesy wg stanu zakładającego wdrożenie najbardziej priorytetowych usprawnień (usprawnienia typu „quick win”). Kolejne fazy wdrażania usprawnień mogą wymagać późniejszej aktualizacji procesów.

Mając na względzie konieczność wyboru priorytetów spośród potencjalnie dużej listy rekomendacji, wspieramy klienta w wyborze priorytetowych usprawnień poprzez realizację dodatkowych warsztatów.
Forma dokumentacji analogiczna jak w przypadku procesów obecnych AS IS. Obok dokumentacji w formie plików Ms Offiice, dokumentacja może zostać wynikowo przekazana w postaci interaktywnej Platformy „WWW”, możliwej do udostępnienia pracownikom.

Opisywana usługa kończy się wraz z przedstawieniem i omówieniem z klientem Raportu usprawnień. Doskonale wiemy, że plan jest jedynie bardzo istotnym pierwszym krokiem – dlatego posiadamy ofertę wsparcia klienta we wdrożeniu usprawnień.
Tym niemniej, po realizacji pierwszego projektu dajemy klientowi swobodny wybór, czy zdecyduje się samodzielnie wdrażać uprawnienia, czy skorzysta z  naszego wsparcia.

Dla klientów oczekujących pełnego wsparcia – wdrażanie usprawnień dzielimy na konkretne projekty, dla których tworzymy kompleksowe plany projektu obejmujące szczegółowy schemat zadań mających na celu wdrożenie rekomendacji. Zadania te adresujemy konkretnym pracownikom zaangażowanym we wdrażanie zmian w formie arkuszy celów.
Obok tego prowadzimy autorski nadzór postępów, szkolimy liderów zmian, a w razie potrzeby bariery pokonujemy w ramach warsztatów Problem solving.
Oferujemy także wsparcie we wdrażaniu systemów informatycznych, tworzeniu analiz systemowych, tworzeniu procedur i instrukcji, definiowaniu struktur organizacyjnych itp.