Nova odsłona automatyzacji

W przemyśle robotyzacja wykorzystywana jest obecnie na szeroką skalę, a do korzyści wynikających z jej wdrożenia nie trzeba dziś nikogo przekonywać. Roboty mogą jednak okazać się przydatne również w innych dziedzinach. Firma Nova Praxis projektuje rozwiązania do automatyzacji procesów lub robotyzacji wybranych czynności w ramach procesów. Jest to specyficzny wariant projektu optymalizacji procesów biznesowych, który może być zastosowany wszędzie tam, gdzie procesu są zidentyfikowana, uporządkowane i w kolejnym kroku firma szuka świadomie miejsc do pełnej automatyzacji lub robotyzacji. Czy można połączyć zadania stricte administracyjne z automatyzacją i robotyzacją? Jaki wpływ na funkcjonowanie firmy może mieć takie rozwiązanie?

Robotyzacja w administracji — czy to możliwe?

Automatyzacja procesów administracyjnych jest jak najbardziej możliwa do wdrożenia zarówno w dużych, jak i średnich przedsiębiorstwach. Mowa tutaj oczywiście o robotach software’owych, a nie produkcyjnych, które znajdują zastosowanie w przemyśle. Ich celem jest automatyzowanie zadań powtarzalnych i czasochłonnych, które dzięki robotom mogą być wykonywane szybciej i bezbłędnie. Zastosowanie takich rozwiązań to nie tylko krok w stronę innowacyjności, ale przede wszystkim optymalizacja kosztów oraz podnoszenie wydajności procesów realizowanych w obszarze administracji. Wdrażanie automatyzacji poniekąd wynika też ze zmian zachodzących w gospodarce. Praca ludzi staje się coraz droższa. Pracownicy niechętnie wykonują zadania monotonne, powtarzalne, żmudne i męczące. Roboty są w stanie ich w tym wyręczyć. Co ważne, automatyzacja może być wdrożona nie tylko w ramach procesów administracyjnych, ale i handlowych. Wszystkie te usprawnienia mają wpływać na oszczędność czasu, eliminację błędów, podnoszenie poziomu wydajności pracy, skuteczność zarządzania organizacją.

Jak to wygląda w praktyce?

Przede wszystkim podkreślić należy, że automatyzacja odbywa się głównie na systemach operacyjnych, a roboty stanowią dodatkowe, zewnętrzne oprogramowanie, które jest w stanie naśladować czynności wykonywane dotychczas przez człowieka. Zatem chociaż te dwa terminy są podobne pojęciowo i mają podobny cel, to jednak wymagają rozróżnienia.

Automatyzacja pomaga usprawniać procesy realizowane w administracji opierające się na takich czynnościach jak m.in. wysyłanie maili, opisywanie faktur w systemie workflow, przygotowywanie raportów i sprawozdań, przenoszenie danych między systemami, walidacja danych, porównanie danych z różnych systemów, przygotowywanie ofert, przetwarzanie listy płac itd. Do robotyzacji wybierane są działania najbardziej powtarzalne i generujące największe koszty.

Wdrożenie automatyzacji w administracji jest dużo bardziej złożonym zadaniem niż w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Jednak decydując się na to rozwiązanie, firma zyskuje bezbłędnego pracownika, który jest w stanie pracować przez 24 godziny na dobę, zapewniając przy tym maksymalną sprawność i wydajność. Szacuje się, że zwrot z takiej inwestycji dla dobrze opracowanego systemu następuje już od trzech do sześciu miesięcy od wdrożenia. Co ważne, w procesach masowych bardzo łatwo skaluje się takie roboty, co w przypadku ludzi jest dość trudne, tzn. zsynchronizowanie pracy 20-30 pracowników wykonujących ten sam rodzaj czynności wymaga sporego wysiłku jednego koordynatora, i zwłaszcza w takich przypadkach technologia robotów softwareowych się sprawdzi.

Czy roboty w biurze zastąpią człowieka?

Chociaż automatyzacja w biurze to szereg istotnych korzyści dla przedsiębiorstwa, to jednak nigdy nie zastąpi człowieka. Może być jednak doskonałym wsparciem dla jego pracy. Odciążając wykwalifikowanego pracownika od wykonywania czasochłonnych i żmudnych zadań, można zagospodarować jego czas na realizację innych działań, równie ważnych, a nawet ważniejszych z perspektywy rozwoju i funkcjonowania firmy. Roboty w biurze będą pracować sumiennie, rzetelnie i bardzo tanio, jednak można im powierzyć wyłącznie czynności schematyczne, po uprzednim przygotowaniu instrukcji. Człowiek jednak nadal musi czuwać nad programowaniem całego procesu, nadzorowaniem jego przebiegu i ingerencji, gdy pojawią się ewentualne problemy.