Kiedy warto dokonywać zmian w organizacji

Konieczności wprowadzenia zmian w funkcjonowaniu organizacji towarzyszy zazwyczaj wiele sygnałów i przesłanek, na podstawie których możemy ją stwierdzić. Mogą one przy tym zarówno mieć formę bodźców zewnętrznych, jak i powstawać w obrębie organizacji. Jakie to przesłanki i od czego zależą?

Jak rozpoznać sygnały ostrzegawcze

Istnieją liczne sygnały, które mówią nam, że najwyższy czas podjąć działania skutkujące wprowadzeniem zmian w organizacji. Mają one korzenie w dwóch różnych źródłach – są to otoczenie organizacji oraz ona sama.

Zgodnie z Teorią i praktyką rozwoju organizacyjnego Ewy Masłyk (Wrocław, Ossolineum) wśród alarmujących objawów zachodzących wewnątrz organizacji możemy wymienić m.in. niskie zaangażowanie osobiste członków w cele organizacji – dotyczy to przy tym zazwyczaj pracowników niższego szczebla, nie zaś tych na najwyższych stanowiskach. Masłyk jako objaw wskazuje też fakt, że członkowie organizacji wyczuwają, iż sytuacja w jej obrębie nie wygląda najlepiej – że „coś jest nie tak” – lecz nie podejmują żadnych działań mających na celu jej poprawę. Takie sygnały nie zawsze jednak zostają zauważone przez zarząd ze względu na to, że kontakt w firmach przebiega zazwyczaj na styku zarząd-menadżerowie, przez co ten pierwszy nie ma bezpośredniego kontaktu z pracownikami szeregowymi.

Niepokojące powinno być również niechętne podejście członków organizacji do sytuacji ryzyka – w zdrowo działającym środowisku jest ono postrzegane jako droga do rozwoju i ulepszeń. Masłyk przytacza również takie objawy, jak np. formalne i uprzedzająco grzeczne traktowanie się nawzajem przez członków organizacji. Choć nie jest to oczywisty znak, że w jej obrębie dzieje się źle, może on jednak świadczyć o ukrywaniu prawdziwych opinii, szczególnie względem szefostwa. Innym sygnałem, który może wskazywać na konieczność wdrożenia zmian, jest fakt, że wprowadzane innowacje ograniczają się do kilku osób lub działów.

W książce pt. Zarządzanie procesem zmian (Warszawa, PWN) autorstwa Kelvina J. Harda, Davida K Carra i Williama Trahanta wymienia się następujące zewnętrzne i wewnętrzne przejawy konieczności przeprowadzenia zmian:

Sygnały zewnętrzne świadczące o potrzebie zmian w organizacji

• rozwój technologii – dotyczy to zwłaszcza technik przekazywania informacji,
• sytuacja polityczno-społeczna – jak np. zmiany w systemie zarządzania gospodarką lub zachodzące w prawie podatkowym czy gospodarczym,
• zmiany zachodzące na rynku – czyli powstawanie nowych usług i produktów, a także zmiany popytu czy pojawianie się nowych możliwości.

Sygnały wewnętrzne świadczące o potrzebie zmian w organizacji

• chęć rozwoju – najczęściej wyrażana przez kadrę zarządzającą,
• chęć poprawy i utrzymania pozycji,
• przerośnięta struktura – wiąże się z koniecznością modelowania struktury organizacyjnej,
• stosowanie przestarzałych rozwiązań – wiąże się z nimi konieczność wprowadzenia usprawnień i zlikwidowania dysfunkcji.

Do innych sygnałów zewnętrznych zaliczyć można m.in. również pojawienie się konkurencji, przesyt rynku czy pojawienie się usług lub dóbr substytucyjnych.

Z kolei przesłanki wewnętrzne dzielą się na subiektywne oraz obiektywne. Te pierwsze mają źródło w aspiracjach członków organizacji – najczęściej kadry zarządzającej.

Do przyczyn obiektywnych zaliczamy:

• konflikty między pracownikami,
• obniżenie zysków,
• podniesienie kosztów prowadzenia działalności,
• stosowanie przestarzałej technologii lub zużytego osprzętu,
• spadek jakości oferowanych usług,
• fluktuację kadry,
• brak wymaganego wykształcenia i kwalifikacji pracowników,
• obniżenie wydajności,
• brak możliwości inwestycji ze względu na zbyt niski kapitał.

 Przy tym wszystkim należy jednak pamiętać, że konflikty często stanowią kwestię subiektywną i są zależne od strony. Ponadto nie zawsze są one eskalowane do zarządu, czyli organu decyzyjnego odnośnie inicjowania zmian w organizacji. Ponadto, jak wskazuje Zbigniew Mikołajczyk w swojej książce pt. Zarządzanie procesem zmian w organizacjach (Katowice, Górnośląska Wyższa Szkoła Handlowa), przyczyny konieczności wprowadzenia zmian w organizacji mogą również wynikać z nieefektywnego administrowania określonymi obszarami funkcjonalnymi, takimi jak np. zarządzanie ludźmi, zarządzanie organizacją jako całością, zaopatrzenie, działania marketingowe czy sprzedaż.

Pamiętajmy, że przeprowadzanie dużych zmian w obrębie organizacji wynika z polecenia zarządu, choć oprócz obserwacji poczynionych przez osoby decyzyjne ich motorem może być również zasygnalizowanie takiej potrzeby przez pracowników szeregowych.