Jak przebiega implementacja biblioteki procedur?

Z czasem, gdy firma się rozwija,  zachodzi potrzeba standaryzacji sposobu działania, aby nie tracić czasu na tłumaczenie po kilka razy tej samej czynności oraz aby doprowadzić do minimalizacji powstawania wyjątków, które zawsze najwięcej kosztują czasu i energii.  Procedury pozwalają uchwycić najważniejsze kroki, jakie dokumenty są konieczne, jakie dokumenty powstają, jakie punkty decyzyjne występują. Natomiast instrukcja jest szczegółowym opisem jak daną procedurę lub wręcz pojedynczą czynność w ramach procedury wykonać np.: w systemie informatycznym, jak przygotować dany dokument, jak go sprawdzić, etc.

Natomiast, Biblioteka procedur to zbiór ustandaryzowanych procedur i instrukcji. Pomaga w poprawie jakości, efektywności i bezpieczeństwa pracy, a także w łatwiejszym wdrażaniu zmian oraz podnosi jakość realizowanych usług wewnątrz firmy. Jest niezbędnym elementem systemu zarządzania jakością i ciągłego doskonalenia. W tym wpisie przedstawimy, jak przebiega implementacja biblioteki procedur w firmie i jakie są jej korzyści.

Jak stworzyć bibliotekę procedur?

Stworzenie biblioteki procedur wymaga przeprowadzenia kilku kroków, które mają na celu zidentyfikowanie, opisanie i udokumentowanie istniejących procesów biznesowych w organizacji. Pierwszym krokiem jest analiza procesów, która polega na zdefiniowaniu celów, zakresu, uczestników, zasobów, ryzyk i wskaźników efektywności każdego procesu. Następnie przeprowadza się mapowanie procesów, polegające na przedstawieniu graficznym przebiegu i zależności między poszczególnymi etapami, zadaniami i decyzjami każdego procesu. Trzecim krokiem jest opisanie procedur, czyli sporządzanie wytycznych dotyczących realizacji wybranych procesów, uwzględniając standardy, normy i najlepsze praktyki. W końcu następuje dokumentowanie procedur i procesów – utworzenie bazy danych zawierającej wszystkie informacje o procesach, procedurach i instrukcjach, takie jak nazwy, kody, opisy, schematy, instrukcje, formularze, szablony itp. Wykorzystanie rozwiązań typu AI pozwala stworzyć rozwiązanie do efektywnego przeszukiwania dokumentów.

Jak wdrożyć bibliotekę procedur?

Wdrożenie biblioteki procedur także wymaga przeprowadzenia kilku działań, które mają na celu upowszechnienie, zastosowanie i monitorowanie stosowania procedur w organizacji. Do tych działań należą:

• szkolenie pracowników – zapoznanie z celami, zasadami i korzyściami zastosowania biblioteki procedur oraz nauczeniu ich, jak korzystać z niej w praktyce;
• komunikacja wewnętrzna – informowanie pracowników o dostępności, aktualizacjach i zmianach w bibliotece procedur oraz na zachęcaniu ich do dzielenia się uwagami i propozycjami jej ulepszania;
• audyt i kontrola – sprawdzanie stopnia zgodności realizowanych procesów z ustalonymi procedurami oraz na identyfikowaniu i eliminowaniu odchyleń i nieprawidłowości;
• ocena i poprawa – mierzenie efektywności i satysfakcji z realizowanych procesów oraz na wprowadzaniu niezbędnych korekt i usprawnień w bibliotece procedur.

Biblioteka procedur przynosi wiele korzyści dla organizacji, takich jak poprawa jakości, efektywności i bezpieczeństwa pracy oraz łatwiejsze wdrażanie zmian i innowacji.