Tworzenie map procesów ma na celu zwiększenie efektywności i wydajności przedsiębiorstwa. Jest to technika zarządzania jakością stosowana już praktycznie od stu lat (stworzona przez Franka Gilbretha w 1921 r.). Stanowi graficzne przedstawienie procesu czy operacji przy pomocy określonych symboli. Opis graficzny obejmuje nie tylko analizowany proces, ale też wszystkie dotyczące go powiązania. Celem tych działań jest usprawnienie funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Aby jednak mapowanie przyniosło oczekiwane rezultaty i realnie wpłynęło na zwiększenie efektywności i wydajności funkcjonowania przedsiębiorstwa, cała operacja z tego zakresu powinna być wykonana w sposób umiejętny i skrupulatny.
Mapowanie procesów — tylko ze specjalistami
Tworzenie map procesów zwykle wdrażane jest w momentach strategicznych dla firmy, np.:
- gdy wdrażane są nowe systemy zarządzania jakością,
- gdy rozpoczynamy standaryzację procedur w firmie,
- gdy dochodzi do wdrożenia zarządzania procesowego,
- gdy wdrażamy system monitorowania procesów,
- gdy organizowane jest funkcjonowanie firmy podczas restrukturyzacji,
- gdy istnieją obszary, w których niezbędne są usprawnienia np. skrócenie czasu wykonywania,
- gdy tworzone są zintegrowane łańcuchy dostaw itd.
W takich przypadkach opracowane mapy procesów mogą mieć bezpośredni wpływ na skuteczność podejmowanych decyzji czy działań. Stanowią punkt wyjścia dla optymalizacji i usprawnień. Dostarczają informacji, czy istnieją w firmie jakieś niedociągnięcia, czy też błędy, które mogą negatywnie wpływać na jej funkcjonowanie czy nawet ograniczać rozwój.
Opracowane mapy procesów stanowią rodzaj „rentgena firmy”, który stanowi źródło wiedzy na temat danej organizacji. Od nich w dużej mierze zależy skuteczność wdrożonych usprawnień.
Podczas mapowania można napotkać wiele różnorodnych trudności i wyzwań, zarówno podczas identyfikacji czy analizy procesów, jak i przy wykonywaniu dokumentacji i raportów. Dlatego też bardzo ważne jest, aby nawiązać współpracę ze specjalistami, którzy w sposób rzetelny, skrupulatny i profesjonalny przeanalizują działanie firmy i na tej podstawie stworzą wiarygodne mapy procesów.
Copyright © 2022 NovaPraxis
