Dlaczego warto mierzyć czasochłonność zadań?

Czasochłonność poszczególnych czynności składających się na dany proces biznesowy w firmie jest również nazywana jego kalorycznością. Co jakiś czas warto wykonywać pomiar czasochłonności różnych zadań, aby móc zwiększyć efektywność oraz usprawnić działanie całego przedsiębiorstwa. To doskonały sposób na zwiększenie konkurencyjności rynkowej każdej firmy niezależnie od sektora jej działania.

Czym dokładnie jest pomiar czasochłonności zadań?

Pomiar czasochłonności poszczególnych zadań to jedno z narzędzi wykorzystywanych przez naszą firmę podczas przeprowadzania analizy procesów. Polega on na mierzeniu czasu pracy poświęcanego na realizację różnych zadań wykonywanych przez pracowników oraz współpracowników. Może dotyczyć pojedynczego działu albo całej firmy.

Mierzony proces jest rozkładany na mniejsze części składowe, czyli pojedyncze zadania. Następnym krokiem jest pomiar czasu ich trwania. Aby wynik takiego pomiaru był miarodajny i wiarygodny mierzy się go wielokrotnie. Efektem takiego działania jest uzyskanie obiektywnej weryfikacji czasu trwania poszczególnych zadań składających się na dany proces. Dzięki temu wiadomo nie tylko, ile trwają pojedyncze zadania, ale również, jaki jest ich koszt. Taka wiedza jest niezbędna do przeprowadzenia optymalizacji procesów biznesowych w przedsiębiorstwie, której nie można rozpocząć jedynie w oparciu o szacunki podane przez pracowników zaangażowanych w dane zadanie. Aby można było skutecznie zoptymalizować procesy biznesowe, konieczne jest bowiem posiadanie rzeczywistych danych.

Czego można się dowiedzieć dzięki pomiarowi czasochłonności poszczególnych zadań?

Pomiar czasochłonności poszczególnych zadań to rewelacyjne narzędzie, dzięki któremu można zidentyfikować najbardziej kosztowne kroki w procesie oraz dowiedzieć się, czy dany zespół lub poszczególni pracownicy są wydajni. Dzięki pomiarowi kaloryczności zadań menadżerowie albo dyrektorzy firm mogą o wiele łatwiej i trafniej oceniać aktualną sytuację, co pozwala im na podejmowanie różnych trafnych inicjatyw (np. inwestycyjnych, organizacyjnych czy operacyjnych).

Pomiar czasochłonności różnych zadań pozwala również ocenić, które czynności wykonywane przez poszczególnych pracowników nie są potrzebne i można z nich zrezygnować bez generowania strat dla całego przedsiębiorstwa. Takie podejście jest podstawą optymalizacji efektywności pracy. Tego rodzaju pomiar pozwala także wdrożyć bardzo korzystne z punktu widzenia firmy podejście do czasu pracy. Każdy pracownik może bowiem dzięki niemu uświadomić sobie, jak istotne jest jego oszczędzanie.

Jak jest przeprowadzany pomiar czasochłonności zadań?

Pomiar czasochłonności zadań wykonywany w biurze polega na tym, iż pracownicy z wybranych działów regularnie składają deklaratywne raporty czasu, jaki poświęcają na różne czynności. W raportach tych znajdują się zarówno podstawowe zadania, jak i wszystkie czynności pomocnicze oraz przeszkadzające. Takie dane zbiera się na dużej próbie (ponad 100 osób) przez okres około dwóch miesięcy. 

Dzięki zebranym w ten sposób informacjom można stworzyć mapy czynności, czyli spis wszystkich potencjalnych zadań występujących na danym stanowisku pracy. Tylko posiadając dokładne dane dotyczące tego, na co poświęcają czas pracownicy i ile czasu zajmują im poszczególne zadania, można planować, co i o ile poprawić, aby poszczególne procesy biznesowe przebiegały w firmie efektywniej i wydajniej.