Czas pracy

Analiza i pomiar procesów jako wsparcie HR

Nasza koncepcja

W wielu firmach Zarząd czy też  Dyrekcja firmy boryka się z potrzebą ograniczenia kosztów, a rozwiązanie upatrywane jest w często w ograniczeniu kosztów pracy poprzez zmniejszenie liczby etatów. Od wielu lat utrzymuje się trend aby to zadanie powierzać działom HR. Z jednej strony dział HR powinien dbać o motywację pracowników, z drugiej strony powierza się działom HR optymalizację kosztów pracy.

Ale co zrobić kiedy przeciwko ograniczeniu etatów murem stoją menadżerowie operacyjni, którzy wykazują, iż wszystkie etaty są niezbędne, pracownicy pracują w nadgodzinach i nie ma możliwości dokonania „cięć”?

Kluczem do rozwiązania opisanego wyżej problemu jest odpowiedź na pytanie: Czy pracownicy na pewno wykonują potrzebną pracę?... Jest to więc pytanie o efektywność pracy, a nie o motywację czy zaangażowanie.

Z naszych doświadczeń wynika, że dział może funkcjonować bez zastrzeżeń. Wszystkie KPI, kontrola efektywności wewnątrz działu pokazuje iż funkcjonowanie działu jest poprawne a jednak coś nie gra… dlaczego?

Problemem jest tu komunikacja pomiędzy działami a nie ludzie wewnątrz działu. Aby móc precyzyjnie zdiagnozować miejsca do optymalizacji, rekomendujemy wykonanie trzech etapów:

  1. Pomiar procesów biznesowych
  2. Analiza procesów biznesowych
  3. Opracowanie rekomendacji optymalizacji procesów
 

Przykłady nieproduktywnych czynności

Poniżej prezentujemy kilka przykładów czynności, które mogą mieć wpływ efektywność pracowników:

  • przestoje wynikające z nie działania sprzętu komputerowego / innych urządzeń
  • oczekiwanie na zakończenie pracy przez współpracowników, blokujące możliwość podjęcia dalszych własnych działań
  • niepotrzebne uczestnictwo w spotkaniach, które pracownika dotyczą w małym stopniu
  • czytanie nadmiaru e-mail / powiadomień, które nie są pracownikowi potrzebne
  • wymuszona komunikacja wynikająca ze złych procedur lub ich braku w obsłudze pewnych zdarzeń np: reklamacje
  • tworzenie zestawień i raportów, które nie są nikomu potrzebne
  • wprowadzanie nowych pracowników

Wskazane wyżej przykłady generują miesiąc w miesiąc ogromne ilości godzin nieproduktywnych. Każda firma ma swoją taką listę nieefektywnych czynności – jakie to są czynności – trzeba to sprawdzić poprzez pomiar procesów.

Jeśli zespół pracowników jest większy, godziny te osiągają wymiar etatów. Niepotrzebnych etatów!

Nasze doświadczenia wykazują, że nieproduktywny czas pracy sięga nawet 20% ogółu czasu pracowników.
Spotkanie w metodyce TAM

Wszyscy dobrze znamy te wielogodzinne, wieloosobowe narady, w których ponad połowa osób uczestniczy tylko po to, by były „pod ręką”, gdy przez zaledwie 5 minut będzie omawiany problem który ich dotyczy…

 

Proponowane rozwiązanie

Proponowane przez nas rozwiązanie polegające na zastosowaniu metodyki Total Activities Management – „TAM” wprowadza do firmy (działu) globalny system analizy czasu pracy, a także konkretne mechanizmy poprawy efektywności pracy.

U podstaw metodyki „TAM” jest pomiar czasu wszelkich wykonywanych prac.

Poniżej prezentujemy kilka przykładów informacji które możemy posiąść dzięki pomiarowi – przykłady bazują na wnioskach z rzeczywistych firm (po zatajeniu informacji).

Nasze podejście to wypadkowa koncepcji „szczupłego zarządzania” z firm japońskich i praktyk mierzenia czasu pracy z amerykańskich firm informatycznych

Przykładowe wyniki z pomiarów uzyskane dzięki „TAM“

Czym zajmują się menadżerowie

Najdroższymi pracownikami są w wielu firmach menadżerowie. Tym samym optymalne wykorzystanie czasu pracy menadżerów liniowych może dać zasadnicze korzyści. Metodyka „TAM” pozwala podglądnąć na co poświęcają czas poszczególni menadżerowie w firmie, a także każdy z nich z osobna.

Optymalizacja czasu pracy menadżera
Podział czasu pracy menadżerów
Jakie czynności stanowią problem dla pracowników

W przykładzie na załączonym obrazku widać, iż zaskakująco dużo czasu pracownicy poświęcają na nieefektywny system informatyczny – pole do optymalizacji kosztów.

Optymalizacja czasu pracy według czynności
Identyfikacja zadań dublowanych przez różne działy

Częstym problemem w firmach jest „duplikacja tych samych zadań” wykonywana przez różne działy. Wynika to z:

  • braku komunikacji miedzy działami – działy ustalają własne procedury w tych samych obszarach
  • braku zaufania do pracy innych działów – działy „wolą sprawdzać pracę samodzielnie”, zamiast wymagać poprawy jakości od właściwych dostawców usług

Proponowana metodyka pozwala zmierzyć koszty pracy wg rzeczywistych procesów biznesowych, przechodzących przez wiele działów. Podejście to daje łączny obraz kosztu zadań (suma pracy wielu działów):

  • najkosztowniejsze zadania w ujęciu łącznym często są inne niż najkosztowniejsze zadania w percepcji 1 działu – wskazówka nowego kierunku optymalizacji
  • zadania o istotnym koszcie w wielu działach – są źle zaadresowane i często jest to „duplikacja pracy”
Obliczanie łącznego kosztu w roboczogodzinach
Identyfikacja pracowników o niskiej efektywności

Nie zawsze łatwo jest zidentyfikować pracowników, którzy pracują nieefektywnie. Szczególnie wówczas, gdy operacyjni kierownicy chronią takie osoby przed negatywną oceną.
Opisywana metodyka pozwala dostrzec pracowników „odstających od średniej”, nawet bez dogłębnej analizy merytoryki realizowanych przez nich zadań. Wystarczy proste porównanie specyfiki ich pracy do innych pracowników, by zidentyfikować niepokojące odstępstwa.

Pomiar procesów w pracy
 

Kultura oszczędności czasu pracy

W wielu firmach czas pracy pracowników nie jest ściśle nadzorowany i weryfikowany. Niejako z automatu akceptuje się kolejne podejmowane przez pracowników zadania, nie przyglądając się ich zasadności. Równocześnie, ta sama firma potrafi posiadać niezwykle szczelny system akceptacji wydatków, w której akceptacji dyrekcji poddawane są zakupy o kwocie kilkuset złotych.

Czy jednak 1 dzień nieproduktywnej pracy, źle przydzielonego zadania, nie kosztuje nas więcej niż 400 zł wydatku na zakup drukarki? Oczywiście – kosztuje!

Ta dysproporcja w traktowaniu pracy ludzi wynika z braku dostatecznej świadomości dotyczącej zakresu zadań i świadomości ich kosztu. Gdy każde zadanie jest zmierzone i przeliczone na realne pieniądze, zupełnie inaczej podejmuje się decyzje o jego rozpoczęciu. Zadania wykonane przez pracownika etatowego nie są realizowane za darmo („przecież pracownik i tak jest na etacie”).

Ogół takich zadań powoduje bowiem mylne przekonanie, że pracownicy są przeciążeni i potrzebna jest większa ilość etatów.

Analityka czasu w pracy
Prawdziwą korzyścią z wdrożenia Metodyki „TAM” jest budowa w firmie kultury „ekologii czasu pracy“ – każdy pracownik jest świadom potrzeby oszczędzania czasu pracy.
Analiza procesów w pracy
Pracownicy częściej zastanawiają się nad koniecznością pewnych prac i angażowaniu niepotrzebnych osób. Budowana jest świadomość, że każda godzina pracy kosztuje!
 

Od czego zacząć?

Wdrożenie systemu analizy czasu pracy opartego o metodykę „Total Activities Management” jest relatywnie proste, w porównaniu do innych systemów pozwalających śledzić koszty pracy (Workflow / BPM).

  • analiza początkowa i kompleksowe wdrożenie wraz ze szkoleniami trwa około miesiąca (dla firmy / działu do 100 osób)
  • pierwszy miesiąc działania wymaga nadzoru – zbierane dane nie są do końca miarodajne
  • faktyczne wnioski osiągalne są już od 2 miesiąca działania metodyki

Zachęcamy do kontaktu z nami celem poznania szczegółów dotyczących naszego rozwiązania i sposobu podejścia do wdrożenia.