Audyt projektów UE i usług rozwojowych

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Firmy realizując projekty unijne lub też świadcząc usługi dofinansowane ze środków UE często napotykają na trudności z ich późniejszym rozliczeniem. Pomimo tego, że instytucje państwowe rozliczające środki unijne świadczą pomoc w tym obszarze, nadal często dochodzi do pomyłek przy tworzeniu dokumentacji, przy chociażby opisie usług. Taka pomyłka może być bardzo kosztowna w skutkach. Pomimo przychylnego podejścia instytucji rozliczających środki UE, firma może być zmuszona zapłacić wysoką karę albo zwrócić wypłacone środki wraz z odsetkami. Usługa wykonania badania audytowego projektów UE i usług rozwojowych kierowana jest do wszystkich przedsiębiorstw i organizacji, które obecnie korzysta ze środków unijnych.

Należy pamiętać, że każda firma, która korzysta ze środków UE, czy to w roli wykonawcy usługi, czy to w roli beneficjenta środków unijnych musi liczyć się z możliwością przeprowadzenia u niej szczegółowej kontroli pod kątem weryfikacji jakości świadczenia usług rozwojowych oraz kompletności posiadanej dokumentacji. Badanie audytowe stanowi solidne przygotowanie do tego rodzaju kontroli i pozwala przedsiębiorstwu na ewentualną poprawę niedociągnięć.

Na czym polega usługa

W ramach usługi badania audytowego dedykowany zespół analityczny z Nova Praxis dokonuje kompleksowego sprawdzenia oraz weryfikacji, czy sposób realizacji danego projektu unijnego jest zgodny z wytycznymi jego programu. Szczególny nacisk kładziony jest na analizę:

  • proces wyboru dostawców;
  • sposób rozliczania z dostawcami;
  • zgodność dokumentacji z założeniami we wniosku i w regulaminie konkursu;
  • sposób opisu dokumentów;
  • sposób rozliczania środków;
  • sposób i wartość osiągnięcia wskaźników rezultatów;
  • poprawność księgowania inwestycji.

Po zakończonym audycie opracowany zostaje raport ze wskazaniem konkretnych miejsc wymagających poprawy, a w razie wątpliwości wspólnie z beneficjentem występujemy przed organizacjami rozliczającymi projekty, świadcząc wsparcie merytoryczne.

Naszym dużym największym atutem w tym obszarze jest szeroka wiedza oparta na trzech filarach, którymi są przeprowadzone projekty unijne, audyty beneficjentów środków unijnych oraz współpraca z podmiotami państwowymi rozliczającymi projekty.

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Na czym polega usługa

Zakres usługi obejmuje sprawdzenie czy firma działa zgodnie z wytycznymi określonymi w umowie z instytucją pośredniczącą, regulaminem oraz kartą usług. Działania audytowe obejmują między innymi weryfikację:

  • procedur związanych ze świadczeniem usług;
  • poprawność rozliczeń;
  • poprawność opisu usług;
  • analizę zawartych umów;
  • poprawność rejestracji kosztów własnych i podwykonawców;
  • poprawność dodatkowych dokumentów mających wpływ na jakość projektu unijnego;

Raport przygotowywany jest każdorazowo po zakończeniu audytu i zawiera konkretne rekomendacje usprawnień dla danej organizacji pod kątem spełnienia wszystkich wymogów projektu. Firma otrzymuje jasne informacje, o tym które obszary wymagają natychmiastowej poprawy, oraz które potencjalnie mogą stanowić niezgodność w razie wystąpienia audytu ze strony jednostki nadzorującej funkcjonowanie bazy usług rozwojowych.

Korzyści

Największą korzyścią dla przedsiębiorstwa płynącą z realizacji wyżej wymienionej usługi jest oszczędność czasu wynikająca z potrzeby przygotowania organizacji na przeprowadzenie audytu oraz zabezpieczenie na wypadek utraconych środków w związku z popełnionymi błędami. Przykładowo, przy projekcie o wartości 900 000 zł nałożenie kary finansowej w wysokości 25% z projektu z tytułu błędów przy wyborze dostawcy może kosztować firmę 225 000zł. Przy dofinansowaniu 50% oznacza to, że nałożona kara pochłonie 50% naszej dotacji.

Wcześniejsze przygotowanie do kontroli sprawia, że firma rozkłada w czasie wykonanie koniecznych działań oraz zmniejsza ryzyko potencjalnych strat finansowych wynikających z tytułu nieścisłości lub braków dokumentacji. Co do zasady, każdy projekt unijny powinien zostać skontrolowany, jednak odpowiednie przygotowanie może sprawić, że proces ten nie będzie tak stresujący i nieprzyjemny.

Zakres oferty

  • Zaplanowanie audytu – w tym określenie wymagań względem beneficjenta (2 dni);
  • Przeprowadzenia czynności audytowych (2-3 dni);
  • Przygotowanie raportu z audytu (5 dni);
  • Omówienie rekomendacji usprawniających i działań naprawczych (1 dzień).

Nasze doświadczenie

  • Zrealizowaliśmy i rozliczyliśmy kilkadziesiąt projektów unijnych w obszarze: prace B+R, wdrożenia prac badawczo-rozwojowych, internacjonalizacja przedsiębiorstw;
  • Zrealizowaliśmy ponad 100 audytów przedsiębiorstw;
  • Posiadamy szeroką wiedzę w obszarze organizacji firm zdobytą w ramach projektów optymalizacyjnych działania firm.