Optymalizacja procesów w placówkach medycznych

 

Rynek medyczny w Polsce

Rynek medyczny w Polsce jest niewydajny, a przy tym brakuje personelu medycznego. Według danych OECD (Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju) w Polsce na 1000 mieszkańców przypada 2,3 lekarzy. Z tym wynikiem zajmujemy ostanie miejsce wśród krajów UE.

Postęp technologiczny, a za drugiej strony niewydajny system NFZ sprawia, że  mamy do czynienia z bardzo niewydajnym systemem. Ustalenie terminu u specjalisty z tygodnia na tydzień, jest niemal nierealne. Brak pomysłu na rozwiązanie tej sytuacji to po stronie kolejnych ekip rządzących sprawia, że coraz więcej Polaków wybiera prywatną służbę zdrowia, która stanowi już teraz ponad 30% wydatków na służbę zdrowia.

Specyfika i ograniczenia rynku medycznego powodują, że każde zakłócenie w procesach, każde marnotrawstwo, czy niewydajne systemy generują bardzo duże koszty. Kluczowe zatem wydaje się takie zaprojektowanie procesów, aby koszty świadczonych usług były optymalne przy zachowaniu adekwatnej jakości świadczonych usług.

 

optymalizacja kosztów dla firm
Podjęte działania optymalizacyjne mogą podnieść efektywność nawet o 25%.

Większa świadomość Polaków oraz pozytywny trend w gospodarce sprawia też, że coraz chętniej wykupywane są abonamenty medyczne przez pracodawców, regularnie robione są badania profilaktyczne,  a także coraz częściej korzystamy z zabiegów medycyny estetycznej. 

Brak przejrzystych reguł sprawia, że usługi medyczne świadczone są zarówno w modelu państwowym jak i prywatnym. To sprawia, że cały model staje się bardzo skomplikowany, i nieefektywny a to sprzyja powstawaniu wąskich gardeł, czy tzw. marnotrawstwa znanego z technik lean management.

Rosnący rynek usług medycznych sprawia, że coraz więcej osób będzie korzystać z prywatnej służby zdrowia, a to z kolei pociąga za sobą wzrost konkurencyjności – wyścig ten wygrają jednostki lepiej  przygotowane.

optymalizacja kosztów dla firm
Odsetek osób powyżej 60 roku życia stanowi w Polsce ok. 23%, wraz ze starzeniem się społeczeństwa wzrasta zapotrzebowanie na usługi medyczne.
Przychodnie

Placówki służby zdrowia, skupiające szeroki wachlarz poradni specjalistycznych oraz oferujące podstawowy zakres badań ambulatoryjnych kojarzone są nadal głównie z tłumem pacjentów, zajętym telefonem rejestracji i odległymi terminami wizyt. Każde dublowanie działań, nadmierna weryfikacja, obsługa niepotrzebnych wyjątków, niedookreślony zakres odpowiedzialności generują niepotrzebne koszty. Analiza, pomiar i optymalizacja procesów w placówkach medycznych pozwalają usprawnić procesy obsługowe poprzez jasny podział obowiązków i optymalizację ruchu pacjentów.

Centra medyczne

Placówki medyczne zakładane prywatnie od podstaw charakteryzuje często szybki, ale słabo kontrolowany rozwój. Wraz z nowymi pacjentami przybywają nowe usługi, a za tym przybywa obowiązków administracyjnych jak zarządzanie dokumentacją, logistyka zakupowa, współpraca z podwykonawcami, czy też konieczność rozbudowy kanałów komunikacji z pacjentami a także dostosowanie oferty do potrzeby rynku. Zarządzanie taką placówką ma charakter wielowymiarowy i posiadanie odpowiednich danych może mieć kluczowe znaczenie w zdobyciu przewagi konkurencyjnej. Analiza i pomiar procesów pozwalają określić realne koszty obsługi procesów biznesowych oraz zidentyfikować najbardziej kosztowne działania i marnotrawstwa –  na takich realnych,danych można optymalizować procesy.

Kliniki

Specjalistyczne podmioty lecznicze działające przy szpitalach lub uczelniach medycznych posiadają często skomplikowany system powiązań procesowych między świadczeniem opieki zdrowotnej, prowadzeniem prac dydaktycznych i badawczych oraz realizacją zadań związanych z kształceniem w zawodach medycznych. Dzięki opracowanej na etapie analizy mapie procesów, obrazującej powiązania między poszczególnymi jednostkami i procesami oraz danym liczbowym z pomiaru tych procesów (np. poziomu wykorzystania sprzętu medycznego) można kompleksowo spojrzeć na problemy i bariery występujące w codziennej pracy a następnie ułożyć realny do wykonania Plan usprawnień.

optymalizacja kosztów dla firm
Optymalizacja procesów w jednostkach medycznych to nie tylko wzrost efektywności wewnętrznych procesów, to również skrócenie procesu leczenia pacjentów.

Procesy w placówkach medycznych

Odpowiadając na kilka poniższych pytań można łatwo się zorientować czy optymalizacja procesów w placówce medycznej jest konieczna. 

  • Czy OFERTA jest optymalnie dopasowana do potrzeb klientów?
  • Czy wiemy jakie czynności obciążają PERSONEL w największym stopniu, a na co poświęca się zbyt mało czasu?
  • Czy wiemy jak zoptymalizować ruch PACJENTÓW oraz przebieg WIZYT krótko i długoterminowo?
  • Jakie czynności inicjują PROCES obsługi pacjentów a jakie czynności rzeczywiście kończą proces leczenia?
  • Czy wiemy na jakie czynności marnuje się najwięcej CZASU i dlaczego nie są to tylko papiery z NFZ?
  • Gdzie jest PROBLEM z efektywnością, skoro każdy dobrze wykonuje swoją pracę?
  • Jak zwiększyć rentowność swoich USŁUG?
  • Jak odpowiednio chronić DANE pacjentów?

 

optymalizacja kosztów dla firm
Może się wydawać, że niewiele jest obszarów do optymalizacji w jednostkach medycznych skoro tyle czynności posiada swoje procedury, istnieją programy ISO, etc., a mimo to wciąż efektywność działań w jednostkach medycznych  jest niska w porównaniu do innych branż …
Analiza procesu obsługi pacjentów

Identyfikacja procesów zachodzących w jednostkach medycznych stanowi podstawowy element budowy firmy zarządzanej procesowo. W wyniku przeprowadzonej analizy i pomiaru procesów możemy ocenić stopień zaangażowania poszczególnych działów/osób w proces obsługi pacjenta, w tym:

  • ustalenie różnicy między obsługą wizyty nowego pacjenta od wizyty kontrolnej czy wizyty z wykorzystaniem specjalistycznego sprzętu medycznego?
  • ustalenie czy jesteśmy w stanie sprawnie sprostać oczekiwaniom pacjentów?
  • ustalenie kluczowych barier w procesie obsługi pacjenta
Analiza poziomu wykorzystania sprzętu medycznego

Analiza procesów pozwala zidentyfikować powiązania pomiędzy procesami oraz powiązania związane z koniecznością wykorzystania specjalistycznego sprzętu medycznego lub wykonanie dodatkowych badań poza firmą. Analiza poziomu wykorzystania sprzętu medycznego pozwoli określić procentowe wykorzystanie posiadanego sprzętu medycznego wraz z zaangażowanym w obsługę personelem. Pozwoli to lepiej inwestować w aparaturę medyczną.

optymalizacja kosztów dla firm

Bezpieczeństwo oraz przetwarzanie danych osobowych pacjentów w placówkach medycznych

28 maja 2018r. wchodzi w życie RODO (GDPR), czyli nowe unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych, które nakłada szereg obowiązków na podmioty, które gromadzą i przetwarzają dane dotyczące osób fizycznych. Optymalizacja procesów w placówkach medycznych musi uwzględniać aspekty bezpieczeństwa informacji w każdym analizowanym i projektowanym procesie.

W wyniku przeprowadzonej analizy procesów identyfikujemy miejsca przetwarzania danych osobowych pacjentów wraz z wstępną oceną stopnia zabezpieczenia tych danych, w tym:

  • czy jesteś przygotowany do RODO?
  • kim jest Inspektor Ochrony Danych i czy musisz go powoływać?
  • w jakich procesach przetwarzasz dane osobowe pacjentów?
  • jakie rejestry danych posiadasz?
  • w jakim zakresie masz prawo do przetwarzania danych pacjentów oraz czy dane te są chronione w odpowiedni sposób?
  • czy posiadasz Politykę bezpieczeństwa informacji i procedury udostępniania informacji, przekazywania ich innym podmiotom (w tym poza UE) oraz archiwizowania i usuwania danych?
  • czy znasz konsekwencje finansowe nowych wytycznych dotyczących ochrony danych osobowych?
optymalizacja kosztów dla firm

Pomiar procesów w placówkach medycznych

Dyrektorzy placówek medycznych szukają metod na wzrost efektywności usług i personelu, ale nie ma na to jednej prostej recepty. Sam rozwój oferty jest już niewystarczający, aby osiągnąć przewagę konkurencyjną. Szansą jest optymalizacja procesów w placówkach medycznych poparta mocnymi, realnymi danymi.

Skuteczną metod pozyskania informacji o potencjale posiadanych zasobów, nieefektywności zasobów ludzkich jest analiza i pomiar procesów.

Analiza procesów ułatwia wyłapanie wąskich gardeł, zależności, wyjątków, które zazwyczaj niepotrzebnie komplikują cały proces. Natomiast sama analiza nie pozwoli efektywnie zaplanować działań naprawczych, gdy w głównej mierze opiera się na wywiadach z ludźmi, a tu często słyszy się maginczne „nie da się…”.

Pomiar procesów to wielowymiarowa analiza czasu wykonywanych czynności w ramach zidentyfikowanych procesów począwszy od administracji poprzez personel medyczny. W pomiarze biorą udział wszyscy pracownicy/współpracownicy. Pomiar poprzedzony jest szkoleniami dla personelu i realizowany jest przez okres 1-go miesiąca przy pełnym wsparciu z naszej strony. Uzyskane dane z pomiaru procesów wykorzystujemy do wskazania przyczyn niskiej efektywności. W połączeniu z wynikami analizy procesów całość stanowi materiał do opracowania rekomendacji i Planu optymalizacji procesów.

optymalizacja kosztów dla firm
Tylko wiarygodne dane pozwolą zaplanować wdrożenie optymalnych kosztowo zmian organizacyjnych. Nawet o 20% można zwiększyć efektywność działań bez zakupu systemów informatycznych.

Współpraca

W ramach współpracy z naszymi klientami proponujemy przejrzyste i proste zasady. Wspieramy klientów od momentu zdefiniowania problemu, poprzez zaplanowanie Działań Naprawczy, po sam proces wdrożenia zmian organizacyjnych.

Do każdego klienta podchodzimy indywidualnie. Poniżej przedstawiony został najprostszy schemat uruchomienia pomiaru i analizy procesów, wymaganego do podjęcia działań optymaliacyjnych
1) Etap 1 – Analiza procesów

  • Warsztaty z identyfikacji procesów
  • Opracowanie Mapy czynności
  • Pogłębiona analiza procesów / mapowanie

2) Etap 2 – Pomiar procesów

  • Udostępnienie systemu do pomiaru procesów
  • Nadzór nad pomiarem procesów przez cały okres trwania pomiaru

3) Etap 3 – Opracowanie rekomendacji 

  • Analizy porównawcze
  • Analiza SWOT
  • Opracowanie rekomendacji
  • Opracowanie Planu usprawnień

4) Etap 4 – Wdrożenie usprawnień

  • Wsparcie we wdrożeniu zmian
  • Szkolenia
  • Instrukcje i procedury
  • Zdefiniowanie celów dla pracowników 

Co nas wyróżnia:

  • Wiemy, gdzie są problemy i przestrzeń do optymalizacji
  • Możemy precyzyjnie wyznaczyć cele do osiągnięcia
  • Możemy przygotować Plan działania
  • Możemy doprecyzować role – zakres odpowiedzialności poszczególnych pracowników
  • Umiemy określić co jest największym realnym kosztem działalności
  • Wiemy jak i o ile % usprawnimy proces wdrażając nowy system
  • Przeanalizowaliśmy ponad 6oo tys. godzin pracy
  • Zoptymalizowaliśmy ponad 100 procesów w różnych firmach