Modelowanie struktury organizacyjnej 

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Usługa jest adresowana przede wszystkim do firm, które mają problemy z przerośniętą strukturą. Skutkiem tego, realizacja najprostszej sprawy wymaga przejścia przez kilka-kilkanaście jednostek (działów, zespołów etc.), co wydłuża czas i mnoży niepotrzebne koszty. W takiej firmie często też występuje bardzo rozdrobniona siatka stanowisk, która utrudnia budowę siatki płac i oceny pracowników.

Drugim przykładem firm które powinny skorzystać z naszej usługi są firmy, które doświadczają dynamicznego wzrostu – pojawia się potrzeba budowy struktur, podziału odpowiedzialności, wyznaczenia zakresu zadań między pracownikami i działami.

Nasza usługa polega na dobraniu struktury optymalnie do prowadzonej działalności. Nie skupiamy się tu jedynie na strukturze – patrzymy też krytycznym okiem na procesy. Czasem, bez zmiany struktury można uprościć proces przenosząc pewną kompetencję z jednego działu do drugiego. Ponadto, decyzje opieramy o twarde dane wynikające z pomiaru czasu poszczególnych procesów. Nie ma tu zatem mowy o eksperymentach i „miękkiej materii”…

Na czym polega usługa

Projekt modelowania struktury organizacyjnej jest oparty o schemat usługi związanej z optymalizacją procesów biznesowych. W ramach usługi, kluczowym elementem jest pomiar czasu wszelkich zadań wykonywanych przez pracowników (metoda pomiaru procesów). W wyniku pomiaru, w trakcie projektu firma zyskuje rzeczywisty obraz tego czym (i w jakim stopniu) zajmują się poszczególne działy, stanowiska i poszczególne osoby – można ocenić, na ile pracownicy reprezentujący pozornie takie same stanowiska rzeczywiście wykonują spójne operacje.

Nasze doświadczenie pozwala nam w bardzo krótkim czasie stworzyć szczegółowe karty stanowiskowe dla dużej grupy pracowników – przykładowo, w okresie 1 miesiąca możemy opisać zadania dla 200 pracowników.

Dla zachowania rzetelności – modelujemy też procesy realizowane przez pracowników – czasem bowiem, to nie struktura wymaga zmiany, ale proces przez nią przechodzący.

Efektem usługi jest nie tylko wyrysowany diagram optymalnej struktury, ale także stworzone kompleksowe karty stanowiskowe, karty działów oraz ustalone i rozdzielone zakresy obowiązków i odpowiedzialności.

Unikalną cechą naszej usługi jest oparcie proponowanych koncepcji o zmierzony czas zadań realizowanych przez poszczególnych pracowników. W efekcie, proponowane rozwiązania nie bazują na tezach, ale na faktach…

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Pomiar procesów

Istotnym etapem całej usługi jest tzw. „pomiar procesów”, który dostarcza informacji o tym, na co faktycznie poświęcany jest czas poszczególnych pracowników.
Pomiar rozpoczynany jest od identyfikacji procesów i zadań, prowadzonej wspólnie z pracownikami Klienta – mierzone są czynności nazwane „ich językiem”, co poprawia rzetelność wyników. Procesy i zadania wyznaczają wstępne karty stanowisk poszczególnych pracowników – to dla wskazanych tam zadań będzie mierzony czas. Naszym zadaniem jest, by jeszcze przed rozpoczęciem pomiaru uspójnić zadania między pracownikami – tylko dzięki temu będziemy w stanie ich porównać.
Pomiar trwa zazwyczaj przez okres 1-2 miesięcy. Nasza metodyka dba o to, by pomiar angażował pracowników nie więcej niż 5 minut dziennie! Dla zachowania jakości pomiaru – cały pomiar jest przez nas codziennie nadzorowany – pracownicy którzy nie uzupełniają ankiet pomiarowych otrzymują natychmiastowe przypomnienia.
Posiadamy kilka niezależnych narzędzi pomiaru (aplikacje mobilne handlowców, narzędzia tabletowe dla pracowników logistyki, aplikacje WWW), zależne od specyfiki.
Dla wygody klienta – wszelkie narzędzia pomiaru wypożyczamy na okres pomiaru.

mapa procesu firmy

Krok 2.

Analiza procesów

Szczegółowy obraz dotyczący zadań pracowników i ich problemów budowany jest poprzez wywiady analityczne. Prowadzona jest uproszczona analiza procesów w której skupiamy  się na:

  • Przepływie pracy między stanowiskami / działami
  • Przepływie informacji / komunikacji
  • Procesie podejmowania decyzji – samodzielność, akceptacje innych pracowników
  • Weryfikacji i nadzorze

Obok diagramu procesu, tworzona jest macierz RACI – obrazująca role poszczególnych stanowisk w procesie.
Procesy analizujemy u źródeł – z pracownikami liniowymi i kierownictwem.
Analizując proces, skupiamy się na marnotrawstwach typowych dla nieodpowiedniej struktury organizacyjnej:

  • Zbyt częste przełączanie pracy między pracownikami (brak samodzielności, konieczność wielokrotnego przekazywania półproduktów między stanowiskami)
  • Konieczność pozyskiwania informacji dla realizacji zadań
  • Nadmierna weryfikacja, przerośnięte procesy akceptacji decyzji

Szukamy także miejsc niejasnej odpowiedzialności – wyłapując tzw. „ziemie niczyje” oraz „miejsca wchodzenia sobie w podwórko”.
Po zakończeniu spotkań, całość modelowana jest w dedykowanych systemach modelowania procesów. Stosujemy popularną notację BPMN oraz kolory symbolizujące marnotrawstwa. Diagramy rozszerza dokumentacja opisowa.
Całość zatwierdzana jest z pracownikami Klienta przed przystąpieniem do rekomendacji.

Krok 3.

Ankieta kompetencji (opcja)

W przypadku projektów, w których badana jest struktura o silnie specjalistycznym charakterze (np. projektanci, inżynierowie, architekci, specjaliści IT), obok badania typów wykonywanych przez pracowników czynności (pomiar procesów) analizujemy także specjalistyczne kompetencje pracowników; dwóch inżynierów wykonujących przeliczenia wytrzymałościowe teoretycznie realizuje te same zadania, w praktyce jednak 1 z nich oblicza wytrzymałość rur dla cieczy płynących, drugi – obciążenie belki podtrzymującej w konstrukcjach dachowych. Kompleksowe badanie kompetencji prowadzimy w krótkim czasie dla dużej puli pracowników. Realizowane jest to metodami ankiet samooceny. O obiektywność dba nasza metodyka – w której o te same kompetencje odpytujemy pracownika 2 krotnie, za każdym razem pod nieco innym kątem i z inną zasadą przyznania punktów.

Lista kompetencji, która stanowi bazę dla ankiety, jest z góry narzucona (tworzona przed uruchomieniem ankiety we współpracy z klientem) – dzięki czemu wyniki pracowników można ze sobą porównać.

mapa procesu firmy
mapa procesu firmy

Krok 4.

Analiza wyników, rekomendacje

W ramach kroku zestawiane są wyniki pomiaru procesów, badania kompetencji i analizy procesów. Przede wszystkim – na bazie pomiaru uzyskujemy informacje czym faktycznie zajmowali się poszczególni pracownicy. Możemy określić, na ile obecne stanowiska są homogeniczne (pracownicy realizują generalnie te same obowiązki), a na ile widać wyraźne podgrupy pracowników o innych kompetencjach. Rekomendacje przygotowujemy biorąc pod uwagę łączenie podobnych kompetencji. Nie działamy tylko wg typowego schematu – w którym proste czynności wydziela się do osobnego działu o niższych kosztach osobowych – patrzymy na proces całościowo – czasem optymalnie jest przypisać prostą czynność do wyższych kompetencją osób, byle tylko cały proces nie miał zbyt wielu aktorów i konieczności ciągłego przekazywania sobie zadań. Analiza wykonywana jest w odniesieniu do wynagrodzeń poszczególnych osób – które odnoszone są do raportów płacowych.
Patrzymy tu także na aspekt rozmycia odpowiedzialności i idącej w parze motywacji – struktura całościowo odpowiadająca za pewien podproces bardziej się z nim identyfikuje i daje to lepsze efekty. Wyniki pomiaru, badania kompetencji i problemy zidentyfikowane z analizy procesów przekazywane są klientowi w formie warsztatów. Omawiamy tam nasze propozycje dotyczące przemodelowania struktury. Przedstawione założenia podlegają zatwierdzeniu przed kolejnym etapem.

Krok 5.

Przygotowanie dokumentacji stanowisk

Finalnym etapem naszej usługi jest przygotowanie trwałej dokumentacji dotyczącej nowej struktury. Tworzone są:

  • Diagram struktury organizacyjnej
  • Karty stanowisk dla nowych stanowisk (skorygowanego zakresu)
  • Karty działów – będące uogólnieniem kart stanowisk, ujętych w usługi i obowiązki świadczone przez poszczególne komórki organizacyjne
  • Dokumentacja procesów TOBE – pokazująca nowy sposób pracy zgodnie z nową odpowiedzialnością w strukturze/
  • Macierz RACI (docelowa)

Ponadto, definiując nowe stanowiska, na bazie posiadanej wiedzy o procesach proponujemy KPI stanowiskowe, adekwatne dla ustalonej odpowiedzialności stanowisk (opcjonalnie).

W przypadku, w którym projektem objęte są działy „realizacyjne” (produkcja, dział projektowy, dział realizacji usług), w ramach usługi pomagamy zredefiniować stawki stanowiskowe używane w kalkulacji produkcji / usług. Nasza praca nie sprowadza się jedynie do prostej arytmetyki – wyzwaniem jest takie pogrupowanie stanowisk, by nie mnożyć cennika stawek dla każdego stanowiska z osobna, ale zgrupować je pod kątem poziomu wynagrodzeń i kompetencji.

mapa procesu firmy

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi. 

  • Raport z pomiaru procesów
  • Wyniki pomiaru procesów – dane źródłowe
  • Raport z badania kompetencji 
  • Dokumentacja procesowa 
  • Raport problemów
  • Raport rekomendacji 
  • Dokumentacja procesów TOBE
  • Dokumentacja stanowisk i działów
  • Macierz RACI – ROBE
  • KPI dla stanowisk – opcja 
  • Siatka stawek stanowiskowych (opcja) 

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu

Wsparcie po realizacji usługi

Działania realizowane w ramach usługi kompleksowo realizują cele związane z optymalizacją struktury organizacyjnej. Na bazie rezultatów projektu możliwe jest zrealizowanie dalszych usprawnień organizacyjnych. Poniżej przedstawiamy przykładowe usługi.

System premiowy MBO dla poszczególnych stanowisk

Mając jasno określone stanowiska oraz zdefiniowane dla nich KPI, warto od razu pomyśleć o wdrożeniu systemu motywacyjnego związanego z realizacją celów (w tym KPI) dla danego stanowiska. Proponujemy oparcie systemu o popularną metodykę Zarządzania przez cele (MBO). 

Biblioteka procedur i instrukcji

Przerysowane procesy TOBE stanowią bazę do wdrożenia pełnoprawnej platformy w której znajdzie się ogół procedur, instrukcji, kart stanowisk i używanych wzorców. W naszej metodyce – kładziemy nacisk na to, by procedurom nadać lekki charakter – stosujemy przy tym autorską metodę. 

Stały pomiar procesów

Efektywność pracy stanowisk najlepiej utrzymać poprzez stały nadzór kosztów. Posiadamy w ofercie usługę, dzięki której przeprowadzony jednorazowo pomiar procesów może stać się stałym narzędziem oceny efektywności stanowisk – dostarczając regularnych wskaźników o kosztach prac oraz na temat zachodzących zmian w zakresie obowiązków i zadań poszczególnych pracowników, a nawet całych działów. 

Uzyskiwane korzyści

Poniżej prezentujemy korzyści uzyskiwane z realizacji projektu:

  • Efektywniejsza realizacja procesów – skrócenie czasu i kosztu, eliminacja zbędnej komunikacji i nadmiarowych akceptacji
  • Ograniczenie konfliktów między działami – brak pól niczyich i nachodzenia kompetencji
  • Dobranie struktury stanowisk i nazw do rangi faktycznie wykonywanych działań – możliwość benchmark rynkowego
  • Mniej błędów w procesach – jednoznacznie przypisana odpowiedzialność poprawia staranność i nadzór
  • Możliwość oceny stanowisk na bazie KPI
  • Urealnienie wyceny stanowisk na tle rynku – jasno zdefiniowane rzeczywiste zadania
  • Łatwiejsze wdrażanie nowych pracowników dzięki dokumentacji kart działów i procesów
  • Możliwość określenia ścieżek rozwoju stanowisk – jednoznaczne oczekiwania na innych stanowiskach dzięki kartom stanowisk.
mapa procesu firmy

Nasze standardy

Zdefiniowaliśmy i wdrożyliśmy autorski standard najwyższej jakości usług doradczych. Opisywana usługa spełnia rygorystyczne kryteria tego standardu.

analiza procesów biznesowych