Przeglądanie postów w kategorii: Blog

Blog

hr

Digitalizacja procesów HR – trend czy konieczność?

Celem każdej firmy jest osiąganie możliwie dużego zysku, zwiększanie udziałów rynkowych oraz stałe dążenie do podwyższania wartości całego przedsiębiorstwa. Zadania te są realizowane na różnych poziomach działania i na wiele sposobów od doskonalenia używanych technologii – wymiany parku maszynowego i stosowania wydajnych urządzeń, wprowadzania nowszych materiałów i surowców czy modyfikacji metod wytwarzania – przez skupianie się na redukcji kosztów, aż po rozwój produktów czy inwestowanie w działalność marketingową i reklamę. 

Czytaj więcej >>
zarządzanie kompentncjami

Zarządzanie kompetencjami w firmie

Skuteczność działania firmy przejawia się na różnych poziomach jej funkcjonowania, jednak ostateczną miarą efektywności realizowanych przez nią strategii jest jej pozycja rynkowa oraz wzrost wartości, które generuje dla swoich właścicieli. Na sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa składa się wiele procesów związanych z poszczególnymi obszarami – posiadaniem odpowiedniej technologii produkcji lub świadczenia usług, zapewnieniem niezbędnych zasobów, stworzeniem właściwej struktury organizacyjnej, komunikowaniem się z rynkiem, a także pozyskiwaniem informacji o klientach, ich potrzebach i oczekiwaniach oraz otoczeniu, w którym działa firma. 

Czytaj więcej >>

struktura organizacji

Zmiany w strukturze organizacyjnej

W życiu każdego przedsiębiorstwa niezależnie czy mamy do czynienia z małą firmą, czy dużą korporacją, przychodzi moment, gdy należy pochylić się nad strukturą organizacyjną. Powody są różne: przeciągające się procesy, które wydłużają załatwianie nawet najprostszych spraw, wyzwania ze sprawiedliwą oceną i porównaniem wyników pracowników czy niejasne i niedostosowane do obecnych wyzwań, z którymi zmaga się firma – to tylko niektóre z nich.

Czytaj więcej >>
standaryzacja działań w firmi

Od czego rozpocząć standaryzację działań w firmie?

Według słownikowej definicji standard to „poziom towarów albo usług spełniający podstawowe wymagania”. Standaryzacja to specjalne metody pracy wdrażane w firmach, aby móc przeprowadzać różne procesy, jak najlepiej wykorzystując czas oraz dostępne środki. Dzięki niej możliwe jest ciągłe podnoszenie jakości pracy. Często mylnie kojarzy się ją z przesadną biurokracją, która stoi na przeszkodzie ciągłym zmianom i ulepszeniom – standaryzacja to przeciwieństwo takiego podejścia, jej głównym celem ma być bowiem permanentne udoskonalanie i usprawnianie działań przeprowadzanych w danym przedsiębiorstwie. Jest to metoda organizacji pracy, która umożliwia wprowadzanie zmian na lepsze.

Czytaj więcej >>

Digitalizacja procesów

COVID-19 wymusił wiele zmian w sposobie organizacji firm, chociażby przejście pracowników w tryb Home Office, zmiany w zamówieniach czy wolumenie sprzedaży. Stąd wiele osób coraz częściej myśli o digitalizacji swoich procesów. Z przeprowadzonych przez nas projektów i badań ankietowych wynika, że najczęściej firmy postrzegają digitalizację poprzez zakup systemu do obiegu dokumentów, workflow czy system OCR do faktur. Przy czym zakup systemu nie jest jeszcze digitalizacją

mapowanie procesów

W rzeczywistości aby mówić o digitalizacji procesów musimy przede wszystkich myśleć o pozbyciu się papieru z obiegu informacji w firmie.  Zatem kluczem staje się opracowanie procedur i reguł dotyczących  skanowania dokumentów, tak aby maksymalnie zautomatyzować dalsze przetwarzanie zeskanowanych dokumentów. Dlatego tak ważne jest, aby w procesie wprowadzenia dokumentu do systemu obiegu dokumentów ustalić kilka istotnych informacji:

  • Rodzaj dokumentu
  • Identyfikator wewnętrzny
  • Kogo dotyczy dokument
  • Kto ma zaakceptować dokument
  • Kogo dotyczy dokument
  • Identyfikator zamówienia (jeżeli istnieje)
  • Data utworzenia
  • Data rejestracji

Zakres potrzebnych informacji wynika wprost z tego jak daleko chcemy zautomatyzować swoje procesy w firmie. 

Dla przykładu, samo zeskanowanie dokumentów  bez jakiejkolwiek informacji  co do jest za dokument w zasadzie nie daje wartości dodanej firmie, a wręcz firma dokłada do takiej obsługi procesu, bo musi zatrudnić osobę, która będzie sortować te dokumenty i ręcznie ustalać kto ma w organizacji przejąć obsługę danego dokumentu, w szczególności kto ma zaakceptować fakturę, podpisać umowę etc.

Zatem zastosowanie prostego urządzenia wielofunkcyjnego jakie możemy spotkać w biurach nie wiele jest nam w stanie pomóc, poza zapisem zeskanowanego dokumentu w folderze sieciowym lub na skrzynkę pocztową. NIe możemy tu mówić jeszcze o żadnej digitalizacji. Mamy zwyczajnie zeskanowany obraz dokumentu.

Bardziej zaawansowane systemy skanujące pozwalają chociażby na podział dokumentów na pliki (reguły separacji dokumentów na osobne pliki), OCR strefy lub stref, eliminację pustych strony czy tworzenie plików PDF do wyszukiwania.

Skaner

Nova Praxis wspiera firmy w projektowaniu rozwiązań do digitalizacji i automatyzacji procesów.

Polecamy gotowy produkt na naszym eStore do pełnej digitalizacji dokumentów wraz z niezbędnym sprzętem, szkoleniami z automatyzacji oraz instrukcjami jak efektywnie skorzystać z całego systemu.

Pakiet zwiera:

  • wydajny skaner Epson WorkForce DS-770 z opcją OCR w locie
  • pre-definiowane zadania na skaner od automatycznego przesyłania dokumentów do wybranych adresatów
  • aplikację biznesową do zarządzania dokumentami w oparciu o platformę FileMaker
  • licencję serwerową platformy FileMaker oraz 5 licencji stanowisjkowych do pracy na WWW, Mobile oraz aplikacji FileMaker PRO
  • Mac Mini jako lokalny serwer plików
  • Voucher na szkolenie z podstaw MAC OS
  • Voucher na szkolenie  w firmie z narzędzi do automatyzacji w oparciu o rozwiązania Apple Script oraz platformę File Maker

Sprawdź nasz Zestaw do digitalizacji w naszym sStore.

Czytaj więcej >>
mapowanie procesów

Jak rozumieć pojęcie „procesu” w przypadku mapowania procesów?

Istnieje wiele definicji procesów w biznesie. Zgodnie z normą PN-EN ISO 9000:2006 termin ten odnosi się do “zbioru działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, których realizacja jest niezbędna dla uzyskania określonego rezultatu”. Każda organizacja (przedsiębiorstwo, instytucja) jest zbiorem procesów. Przy określaniu procesów w organizacji bardzo ważna jest właściwa identyfikacja procesów wewnątrz firmy, a także na styku firmy – dostawca lub klient. Do przykładowych procesów zaliczamy m.in. proces obsługi Klienta, proces sprzedaży, proces magazynowania czy proces reklamacji.

Czytaj więcej >>
biblioteka raportów

Biblioteka raportów jako narzędzie optymalizacji procesów raportowania

Raporty to narzędzie, które pozwala sprawnie kierować firmą czy organizacją. Niemal każde większe przedsiębiorstwo posiada system raportowania. Z jednej strony jest to niezwykle przydatny zbiór wszystkich istotnych informacji, z drugiej strony jednak może generować różnorodne problematyczne sytuacje, np. gdy dane są nieweryfikowalne lub nieaktualne, gdy raportów jest zbyt dużo, gdy pracownicy interpretują je w różny sposób itd.

Czytaj więcej >>
Optymalizacja procesów biznesowych

Co to znaczy, że proces biznesowy jest właściwie zoptymalizowany?

Optymalizacja procesów biznesowych to podstawa powodzenia rozwoju przedsiębiorstwa. Na czym jednak polega i skąd wiemy, że dany proces jest odpowiednio zoptymalizowany?

Czytaj więcej >>
zmiany w organizacji

Kiedy warto dokonywać zmian w organizacji

Konieczności wprowadzenia zmian w funkcjonowaniu organizacji towarzyszy zazwyczaj wiele sygnałów i przesłanek, na podstawie których możemy ją stwierdzić. Mogą one przy tym zarówno mieć formę bodźców zewnętrznych, jak i powstawać w obrębie organizacji. Jakie to przesłanki i od czego zależą?

Czytaj więcej >>
badanie efektywności

Jak rzetelnie analizować efektywność wykonywania zadań?

Badanie efektywności procesów – czyli inaczej KPI efektywności – służy opracowaniu planu i określeniu celu, jaki chcemy osiągnąć. Przed rozpoczęciem takiego badania powinniśmy określić, jakiego rodzaju danych będziemy potrzebować i w jaki sposób możemy je uzyskać – pozwoli nam to sprecyzować, co chcemy zmierzyć z jego pomocą.

Czytaj więcej >>