Digitalizacja w firmie 

W skrócie

Dla kogo adresowana jest usługa

Odbiorcami usługi Digitalizacji w biurze są firmy, które mają problem z obiegiem dokumentacji papierowej, tj. faktury, umowy, protokoły, zamówienia, reklamacje, etc. Znacząca część firm do 03.2020 realizowała proces obsługi korespondencji przychodzącej ręcznie albo z niewielkim wsparciem systemowym. Wiele firm kończy digitalizację na etapie zeskanowania dokumentów i to się wydaje szczyt możliwości. Jednak, to co my chcemy zaoferować idzie znacząco dalej. System digitalizacji musi być maksymalnie jak to możliwe bezobsługowy. 

Wyniki z przeprowadzonych badań czasu pracy wyraźnie wskazują, że firmy ponoszą znaczące koszy wewnętrzne z obsługa papierowych wersji dokumentów i nie chodzi tylko o to aby przysłowiowa sekretarka miała mniej pracy, ale o to aby maksymalnie dużo zaoszczędziła cała organizacja na digitalizacji. Okazuje się bowiem, że samo wyszukiwanie dokumentów stanowi nie mały koszt dla organizacji.

Równie ważne co zakup samego sprzętu będzie wdrożenie koniecznych zmian, tak aby pracownicy wiedzieli co się zmienia w ich sposobie działania.

 

Na czym polega usługa

Skaner + OCR to tylko narzędzie, które samo w sobie niczego w firmie jeszcze nie usprawnia. Natomiast, jeżeli dobierzemy odpowiednie urządzenia i je tak skonfigurujemy aby np: odczytywać typ dokumentu to pozwoli nam w kolejnym etapie myśleć o automatyzacji procesów to organizacja zaczyna odczuwać realna korzyść z wdrożenia digitalizacji w biurze. Dlatego, tak ważne jest zrealizować wszystkie zadania:

  • przeprowadzenie analizy,
  • dobranie sprzętu jak i   oprogramowania
  • stworzenie bazy wzorców dokumentów z określonymi kodami dla systemu OCR
  • opracowanie procedur i instrukcji 

Digitalizacja w biurze polega na przeprowadzeniu analizy procesów,  tj. ustalenie w jaki sposób krążą w firmie dokumenty, jaką optymalnie dobrać ścieżkę obiegu dokumentów, gdzie tworzone są dokumenty wewnątrz firmy zanim pojawią się ich podpisane wersje (np: zamówienia, umowy podpisane przez klientów), dostarczenie sprzętu do digitalizacji dokumentów, konfiguracja systemu OCR, przygotowanie szablonów dokumentów pod  digitalizację.

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Identyfikacja źródeł dokumentów

Istotnym etapem całej usługi jest identyfikacja wszystkich źródeł dokumentów w firmie. Digitalizacja w biurze bowiem nie polega tylko na skanowaniu jedno lub dwustronnym faktur, ale na wyeliminowaniu całej dokumentacji papierowej na wejściu wszystkich procesów w firmie. Aby to osiągnąć musimy przeprowadzić analizę procesów AS IS z uwzględnieniem miejsc gdzie tworzone są dokumenty i gdzie są one w ramach procesów przetwarzane.

Na podstawie danych liczbowych dobieramy sprzęt i oprogramowanie do samego procesu skanowania dokumentów. Większość firm, dobiera urządzenie skanujące na podstawie liczby faktur – to poważny błąd, bo pozorne oszczędności szybko okażą się pieniędzmi wyrzuconymi w przysłowiowe błoto. Zazwyczaj jest to 5-10x więcej stron niż samych faktur. 

 

optymalizacja procesów biznesowych
mapa procesu firmy

Krok 2.

Projekt przepływu informacji

Szczegółowy obraz dotyczący przepływu informacji i sposobu ich wykorzystania budowany jest poprzez wywiady analityczne. Prowadzona jest uproszczona analiza procesów w której skupiamy  się na:

  • Przepływie informacji między stanowiskami / działami
  • Gdzie są tworzone dokumenty i skąd brane są dane w procesie
  • Czy są jakieś wzorce dokumentów
  • Jak procesowane są zaakceptowane lub podpisane dokumenty
  • W jaki sposób możne te dane ujednolicić w organizacji

 

Z pozoru proces tworzenia zamówień nie ma nic wspólnego z procesem korespondencji przychodzącej, ale tak nie jest, bowiem jest to mechanizm naczyń powiązanych. Jeżeli przy tworzeniu zamówień nie zostaną stworzone mechanizmy do późniejszej automatyzacji, to dalej obieg dokumentów jest półautomatyczny, bo człowiek ręcznie musi wskazać co robić z danym dokumentem na wejściu.

To wszystko sprawia, że konieczne jest zaprojektowanie kompleksowego rozwiązania do Zarządzania informacją w całej organizacji.

Krok 3.

Tworzenie miniaplikacji na platformie File Maker

Platforma File Maker umożliwia tworzenia własnych formularzy, a widok danych może być dopasowany do urządzenia, które służy do edycji danych lub do ich podglądu.

Zakres podstawowych funkcji File Maker obejmuje:

  • Widoków do edycji i przeglądu danych (formularz, formularz)
  • Raporty i wykresy porównawcze
  • Tworzenie widoków dedykowanych pod urządzenia mobilne, WWW, PC,
  • Złożone zapytania danych z
    • możliwość wykluczania zbiorów danych
    • możliwość łączenia zbiorów (2… 3 linie)
    • możliwość zapamiętania zapytań pod konkretną nazwą
  • Definiowanie złożonych struktur danych w oparciu o źródła wewnętrzne i zewnętrzne
  • Import danych z plików płaskich
  • Tworzenie dynamicznych słowników (look up na własnym polu, bez potrzeby tworzenia oddzielnych słowników)
  • Własny intuicyjny język skryptowy
Praca przy kompie

Krok 4.

Wdrożenie mini-aplikacji w organizacji

Wdrożenie zaprojektowanego system przepływu informacji wraz z stworzonymi mini-aplikacjami biznesowymi opartymi na platformie File Maker realizowane jest przez szereg działań takich jak:

  • Szkolenia i warsztaty
  • Przygotowanie środowiska do pracy
  • Migrację danych
  • Nadzorowane uruchomienie aplikacji
  • Wzmożony support techniczny

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi. 

  • Lista źródeł danych
  • Raport z badania przepływu informacji  
  • Projekt aplikacji i struktury wiedzy
  • Środowisko File Maker (wdrożenie we współpracy z firmą technologiczną Praxi Software Sp z o.o.) wraz z wymaganymi licencjami
  • Materiały szkoleniowe

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu

Uzyskiwane korzyści