Bez kategorii

Viewing posts categorised under: Bez kategorii

Zarządzanie kryzysowe w firmie

Bez kategorii, Blog / 16.04.2020

W ramach kontrolowanego przestoju zespół ekspertów Nova Praxis przygotowań szereg pakietów usług, które mają wesprzeć managerów firm w zarządzaniu kryzysowym wywołanym COVID-19. Zidentyfikowaliśmy kilkadziesiąt problemów z którymi firmy borykają się teraz oraz będą się borykać po zakończeniu  kryzysu.

Obszary z jakimi firmy mają największe problemy:

  • Zarządzanie – permanentne zarządzanie kryzysowe w firmie
  • Zarządzanie – zmiana strategii działania
  • Zarządzanie – zabezpieczenie mienia firmy na wypadek problemów finansowych
  • HR – zarządzanie ograniczonymi zasobami ludzkimi
  • HR – Komunikacja wewnątrz firmy
  • HR – Organizacja pracy w ramach tzw. Home Office
  • Organizacja – efektywna organizacja pracy
  • Organizacja – konsolidacja stanowisk i ról zespołowych
  • Organizacja – ciągłe zmiany obostrzeń w zakresie przemieszczania, sposobu pracy
  • Bezpieczne zarządzanie informacją w firmie przy rozproszonym zespole
  • Produkcja – Ograniczone zasoby do prawidłowego funkcjonowania
  • Produkcja – Problemy z ciągłością produkcji w przypadku awarii, wywołane ograniczeniami w dostawie części oraz możliwością przemieszczania się
  • Zakupy – Zerwane łańcuchy dostaw
  • Zakupy – Wydłużone terminy dostaw oraz niepewne 
  • Sprzedaż – Zamknięte centra handlowe, ograniczenia w handlu, ograniczenia w przemieszczaniu się
  • Sprzedaż – Zmiana modelu sprzedaży produktów i usług i niedostosowanie procesów i procedur do sprzedaży e-commerce
  • Sprzedaż – Zatrzymana sprzedaż bezpośrednia (turystyka, fitnes, events, szkolenia, odzież)
  • Sprzedaż – Powiązania finansowe branż – problemy moich klientów i dostawców zaczynają być moimi problemami (np: silne przyhamowanie sprzedaży mieszkań wywołane wstrzemięźliwością banków)
  • Sprzedaż – Eksport silnie ograniczony
  • Sprzedaż – Wstrzymane dostawy od klientów – czy mają prawo zrezygnować z zamówień?
  • Finanse – Płynność finansowa
  • Finanse – Koszty przestoju
  • Finanse – Koszty zapasów
  • Finanse – Wydłużające się terminy płatności
  • Finanse – Ogarnięcie zawiłości prawnych związanych z Tarczami antykryzysowymi
  • Finanse – koszty stałe przy zatrzymanej sprzedaży
  • Finanse – umowy kredytowe
  • Finanse – kursy walut
  • ….

 

Zarządzanie kryzysowe zawierać reakcję na określone zdarzenia charakterystyczne dla danej branży i powinno mieć określone prawdopodobieństwo, ocenę skutków/wpływ na przedsiębiorstwo oraz szacowaną wielkość strat, jeżeli nie podejmie się żadnych działań.

Przykłady zdarzeń nadzwyczajnych:

  • pandemia ogólnoświatowa paraliżująca całą gospodarkę w kraju i za granicą (tak jak COVID-19)
  • wyciek danych osobowych
  • przerwanie dostaw energii elektrycznej (chwilowe ale częste lub ciągłe na skutek awarii lub wystąpienia kataklizmu)
  • utrata ważnych danych firmowych
  • pożar/powódź
  • kradzież mienia
  • kradzież danych przez pracownika firmy
  • zmiany ustawodawcze wpływające bezpośrednio na funkcjonowanie danego przedsiębiorstwa
  • utrata kluczowych osób w firmie
  • konieczność zastąpienia osób decyzyjnych w wyniku wydarzeń nadzwyczajnych
  • utrata płynności spowodowana nadzwyczajnymi okolicznościami np: ogłoszenie upadłości kluczowego klienta 
  • rabunek/napad
  • konieczność zapewnienia wszystkim pracownikom zdalnego dostępu do zasobów firmy z zewnątrz

 

Szacowany spadek obrotów w wielu firmach sięgnie 60-70% w 2020r. choć są również branże, które odnotowują trzycyfrowe wzrosty przychodów. Opracowując nowe podejście do realizacji części usług wsparliśmy się nowoczesnymi narzędziami do analizy przyczynowo skutkowej. Nawiązaliśmy współpracę z ekspertami w celu opracowania złożonych modeli predykcyjnych jak może wyglądać sprzedaż w poszczególnych branżach.

Jak podejść do tworzenia Planów kryzysowych w organizacji?

 

  • Opracowanie Planu Utrzymania Ciągłości Działania– to zakres i sposób działań, które organizacja powinna móc realizować aby zapewnić ciągłość działania całej organizacji na wypadek wystąpienia zdarzeń nadzwyczajnych.
  • Opracowanie Planu Ciągłości Działań Biznesowych (ang. Business Continuity Planning) – to zakres i sposób działań, aby zapewnić ciągłość świadczenia usług oraz zapewnić ciągłość przychodów. Jest to szczególnie ważne w przypadku zakładów produkcyjnych to będzie szereg zaleceń na wypadek przymusowej kwarantanny wywołanej COVID-19 przez chorego pracownika,
  • Opracowanie Planu Szybkiego Przywrócenia Działalności firmy (ang. Disaster Recovery Planning) – zakres działań, które mają się przyczynić do szybkiego przywrócenia działalności firmy do stanu poprzedniego

Wybrane usługi odpowiadające zidentyfikowanym problemom:

  • Pakiet komunikacyjny – szereg działań usprawniających komunikację, przepływ informacji, poprawę organizacji pracy
  • Pakiet ratunkowy – działania związane z analizą finansową przedsiębiorstwa w ujęciu krótko i długo terminowym wraz ze wsparciem prawnym w zakresie możliwości zmiany umów oraz zabezpieczenie majątku osobistego (dot. Sp. J. działalności gospodarczych)
  • Szybka optymalizacja procesów  – działania nastawione na szybkie wyjście z kryzysu z uwzględnieniem koniecznych zmian wewnątrz firmy wynikających ze zmiany 
  • Pakiet restrukturyzacyjny – działania wspierające firmy w zmianach organizacyjnych, w tym: konsolidacja stanowisk, zmiana obowiązków, nowe kanały sprzedaży, nowe obowiązki, zmiany w modelu przetwarzania dokumentów, etc.

 

 

 

Read More >>

Złota tarcza

Bez kategorii / 16.04.2020

Read More >>

Najwyższa Jakość Quality International 2020 – Złoto dla firmy Nova Praxis sp. z o.o.!

Bez kategorii, Blog / 22.03.2020

W ramach konkursu Najwyższa Jakość Quality International 2020 kapituła konkursowa pozytywnie oceniła przesłane do konkursu zgłoszenie i jednogłośną decyzją przyznała firmie Nova Praxis sp. z o.o. tytuł Laureata oraz Złote Godło w kategorii QI SERVICES usługi najwyższej jakości:Analiza, pomiar i optymalizacja procesów biznesowych.


To dla nas bardzo ważne wyróżnienie, zwłaszcza że dotyczy kluczowej usługi, jaką rozwijamy od wielu lat. W roku 2020 stawiamy ja jakość naszych usług, stąd takie wyróżnienie daje poczucie, że już teraz to co robimy jest doceniane, choć wciąż chcemy jeszcze wiele zrobić aby podnieść jakość i kompleksowość naszych usług.

 

 

 

 

 

 

Prezes Zarządu

(Konrad Bajor)

Read More >>

Komunikacja w firmie w obliczu COVID-19

Bez kategorii, Blog / 20.03.2020

mbo zarządzanie przez celeKomunikacja wewnątrz firmy jest jak naczynia krwionośne w naszym organizmie. Zatory w naszych żyłach mogą, w którymś momencie doprowadzić do zawału czy udaru. W organizacji jest podobnie. Nie zdajemy sobie z tego sprawy, ale w przypadku, gdy przychodzimy do pracy pewne informacje rozchodzą się „samoczynnie”, komunikacja jest szybsza, nawet jak są wąskie gardła. W sytuacji zagrożenia epidemicznego wszystko się zmienia, bo nagle nie mamy dostępu do określonych dokumentów, nie mamy dostępu do wszystkich systemów (część systemów jest dostępna tylko wewnątrz firmy), zmienia się sposób zlecania zadań, nie ma jak podpisywać fizycznie zamówień, umów czy protokołów albo jest to bardzo utrudnione, etc. Jeżeli firma nie ma wdrożonego systemu obiegu dokumentów to ma ogromny problem.

Dodatkowo pracownicy potrzebują kontaktu i informacji na bieżąco co się dzieje. Nie jest niespodzianką, że kryzys (tak już otwarcie trzeba nazwać obecną sytuację) wywołany COVID-19 dotknął wiele branż. To nowa sytuacja, gdzie poza problemem ze sprzedażą produktów i usług pojawił się nieoczekiwanie problem z komunikacją wewnątrz każdej firmy w kraju i za granicą. Przymusowa kwarantanna dorosłych i dzieci, zastosowane środki zapobiegawcze w wielu firmach w zasadzie uniemożliwiają kontakt bezpośredni między pracownikami.

Pojawia się masa zagadnień jakie trzeba rozwiązać w krótkim czasie:

  • Jak stworzyć efektywną i stałą komunikację wewnątrz firmy?
  • Jak bezpiecznie przekazywać sobie dokumenty (pamiętajmy, że domowe sieci często są bardzo słabo zabezpieczone, nagle może pojawić się setki dziur w systemach bezpieczeństwa danych)?
  • Jak przekazywać ludziom zadania do realizacji i co mogą robić w domu nie mając dostępu do wszystkich dokumentów i informacji?
  • Jak przekazywać dokumenty do podpisania w przypadku, gdy dana osoba pracuje w domu i nie ma możliwości wychodzenia z domu?
  • Jak organizować spotkania po kilkanaście osób on-line?
  • Jak zarządzać firmą w sytuacji kryzysowej?
  • Jakie mechanizmy bezpieczeństwa wprowadzić, aby zminimalizować ryzyko zakażeń wśród osób decyzyjnych?
  • Jak zastąpić dane osoby, jeżeli dana osoba się zarazi COVID-19 – z nią nie będzie żadnego kontaktu przez okres 14-30 dni?

 

mbo zarządzanie przez celePytań jest dziesiątki. Wszystkich problemów nie da się rozwiązać i nawet nie ma to sensu. Pamiętajmy, że jednak jest to sytuacja kryzysowa i kiedyś musi minąć. Niemniej jednak warto pomyśleć o kilku istotnych elementach związanych z wewnętrzna komunikacją:

  • Procedury określające zasady wzajemnej komunikacji, tj, kogo na jakie spotkania umawiamy, kto zabiera głos, kto robi jakieś podsumowanie spotkania, jakie zagadnienia omawiamy, etc.
  • Opracowanie planów awaryjnych na wypadek zachorowania kluczowych osoby w firmie. Nieobecność takiej osoby będzie liczona w tygodniach a nie dniach. Zatem konieczne jest ustalenie czym się dana osoba rzeczywiście zajmuje, kto ma przejąć jej obowiązki i jak ewentualnie rozdzielić zadania pomiędzy innych pracowników.
  • Sposób pracy w  trybie HomeOffice –  poza samym programem do komunikacji konieczne jest ustalenie zasad komunikacji , kiedy się wdzwawniamy. Połącznia on-line video są obecnie bardzo popularne, a przy tym jak cały kraj zaczyna się komunikować on-line w tych samych godzinach, to nie wytrzymują zarówno łącza jak i serwery. Trzeba mieć tu na względzie, że ktoś zwyczajnie mieszkając poza miastem może nie mieć dostępu do światłowodu i przepustowość jego routera LTE jest wprost proporcjonalna do liczby podobnych połączeń jego sąsiadów (im więcej sąsiadów w tym samym czasie korzysta z sieci tym dana osoba ma niższy transfer danych). Do 12:00 z reguły trwają zdalne zajęcia z dziećmi, więc pilne wideokonferencje albo przed 9:00 albo po 12:00.
  •  Narzędzia  do  komunikacji
    • WebEx – przyzwoita jakość dźwięku i obrazu, ale są spore problemy przy instalacji. Wprowadzono wersję bezpłatną z dość dużym pakietem opcji na start. Licencja basic zaczyna się od  14,95 USD miesięcznie / za każdego organizatora (liczba uczestników do 100)
    • Zoom – bardzo dobra jakość dźwięku i obrazu. Proste intuicyjne rozwiązania dla małych i średnich firm. Pakiet bezpłatny pozwala na nielimitowaną rozmowę między dwoma uczestnikami wideospotkania. Możliwość nagrywania wideospotkań.
    • GotoMeeting – zaawansowanie rozwiązania, dla firm które szukają rozwiązania znacznie bardziej zaawansowanego niż zwykły komunikator. Aplikacja którą instaluje się na komputerze „organizatora” telekonferencji, staje się centralką odpowiedzialną za prowadzenie konferencji. Przez komputer przechodzi cały ruch sieciowy, co swoje wady i zalety. To rozwiązanie jest znacznie bezpieczniejsze, ale też mogą pojawić się problemy z łączem i firewallem przy instalacji. Licencja Business zaczyna się od 17EUR/miesiąc
    • Google Hangouts Meet – największa wada tego rozwiązania, to fakt że wszyscy uczestnicy konferencji muszą mieć konto w Google i się do niego zalogować.  W trakcie testów tego rozwiązania wystąpiły nam problemy z udostępnianiem ekranu, ale jakość samego połączenia wideo była bez zastrzeżeń. Hangouts Meet jest częścią pakietu Google Business, dlatego to rozwiązanie ma sens tylko wtedy gdy firma korzysta z Google lub zamierza przejść na tą platformę w całości.
    • Teams Microsoft – to rozwiązanie ma sens tylko dla firm, które posiadają w pełni wdrożony Office 365 w swojej firmie. To rozwiązanie nie zadziała więc w firmach, które mają wciąż stare wersje pakietu MS Office. Co ważne, trzeba mieć konto Microsoft. Dla posiadaczy licencji MS Office 365 Business, Teams’y zaczynają się od 4,20 EUR/użytkownika (nie za organizatora jak w przypadku Zoom czy WEBEX)
  • Narzędzia do zarządzania dokumentami. Przesyłanie załączników po 10 MB przez maila, to zdecydowanie zły pomysł i to z powodu bezpieczeństwa, jak i transferu danych, ale też z powodu komfortu pracy osoby po drugiej stronie łącz. Tu poza rozwiązaniami Google i Microsoft warto rozważyć rozwiązania do przechowywania i udostępniania dokumentów w chmurze.
    • Egnyte – rozwiązanie mało popularne, ale bardzo bezpieczne. Pozwala na synchronizację plików, jak również dostęp do plików online. Jest też możliwość wymiany plików z firmowym serwerem plików NAS. Uprawnienia mogą być nadawane na poziomie pojedynczego pliku oraz współdzielone osobom trzecim na hasło. Linki mogą automatycznie wygasać po określonym czasie. Pakiet office zaczyna się od 8$/użytkownika. System posiada wybudowany mechanizm zarządzania konfliktami kopii oraz wersjami plików
    • Dropbox – rozwiązanie, które bardziej pasuje do małych firm, z uwagi na bardzo dużą liczbę integracji. Natomiast wszędzie tam gdzie dla firmy bezpieczeństwo danych jest istotne, należy rozważać tylko wariant Advanced, który zaczyna się od 18$/miesiąc/użytkownika.
    • OneDrive (Microsoft) – to aplikacja w ramach pakietu MS Office. Można używać OneDrive jako pojedyncze rozwiązanie (4,20€/ miesiąc/użytkownika) lub w pakiecie Office365 Premium (10,50€/miesiąc/użytkownika). Wyróżnikiem jest tu funkcja Magazynu osobistego, która umożliwia przetrzymywanie dokumentów osobistych na swoim komputerze.
    • GoogleDrive (Google) – rozwiązanie znane przez wiele osób. Do pracy na Google Drive trzeba się przyzwyczaić. Nie wszystkim to rozwiązanie i ten sposób pracy na dokumentach przypadnie do gustu. Dlatego firmy, które pracowały na dyskach sieciowych czy na rozwiązaniach opartych tylko o rozwiązania Windows bym przestrzegał przed szybką decyzją wejścia w model biznesowy oparty tylko na rozwiązaniach Google (poczta, dysk wirtualny, kalendarz, arkusze kalkulacyjne, wideokonferencje, czaty). Jest duża pokusa aby wejść w rozwiązanie, które daje niemal wszystko co firma potrzebuje, ale te drobne różnice mogą spowodować, że ten hura optymizm przerodzi się w rozczarowanie.
  • Narzędzia do pracy grupowej – w momencie, gdy nasz zespół kilkudziesięcioosobowy pracuje w domu, to poza komunikacją audio/wideo zachodzi konieczność sprawnego delegowania i weryfikowania zadań. Nie sposób zarządzać wszystkimi przez telefon lub komunikatora, za dużo czasu to zajmuje i przez to nasza wydajność spada kilkukrotnie (możemy to porównać danymi z pomiaru procesów wykonywanych sprzed kryzysu). Równocześnie wzrasta liczba zadań AdHoc, z uwagi na kryzysową sytuację ciężko już polegać tylko na samych kartach stanowiskowych. Zmienia się płynnie sposób działania firm, zakres odpowiedzialności osób. W niektórych przypadkach warto wyjść z utartego schematu, że w strukturze organizacyjnej muszą być stanowiska i pomyśleć o stworzeniu modelu ról organizacyjnych. Niestety może się okazać, że część osób będzie zmuszona działać w rolach asystenckich lub realizować zadania z zupełnie innego obszaru działania firmy. Jeżeli chodzi o same narzędzia do pracy grupowej jest ich cała masa narzędzi. Poniżej przedstawiamy jedynie wybrane z nich, które uznaliśmy, że są godne uwagi (kolejność na liście wskazuje naszą kolejność wyboru w monecie jak sami szukaliśmy tego typu rozwiązań dla nas). Tu trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że do każdej z tych aplikacji trzeba podchodzić indywidualnie i musi ona być poprzedzona głębszą analizą pod kątem chociażby łatwości wdrożenia, interfejsem użytkownika, integracją z naszym kalendarzem firmowym czy też możliwością integracji z już istniejącymi rozwiązaniami.
    • HeySpace
    • TRELLO
    • HIVE
    • Jira
    • WRIKE
    • ASANA
    • SLACK
    • MONDAY.COM
    • SMARTSHEET

 

 

Zarówno narzędzia komunikacyjne jaki i narzędzia do organizacji pracy muszą być dopasowane do specyfiki danej firmy. To jest kluczowe inaczej zamiast wzrosnąć nam wydajność pracy, to spadnie.

Oferujemy wsparcie firmom w zakresie szybkiego budowania struktur procedur i instrukcji w oparciu o nasze rozwiązanie APLIB. To sprawdzone rozwiązanie, które pozwala w łatwy sposób stworzyć i opublikować w firmie zestaw procedur jakie są niezbędne w dobie ograniczonych kontaktów. 

 

Read More >>

Droga do 4.0

Bez kategorii, Blog / 20.02.2020

Firma Nova Praxis uczestniczy w procesie przekształcania naszej gospodarki do modelu 4.0. Misją Nova Praxis jest rzetelne przygotowanie firm do takiej transformacji. Na łamach „Forum przedsiębiorczości” można znaleść obszerny wywiad z Konradem Bajorem o tematyce wejścia firm na poziom 4.0.

 

Read More >>

Certyfikat SUS 2.0

Bez kategorii, Blog / 20.02.2020

Firma Nova Praxis w dn. 24.01.2020r. po wielomiesięcznych przygotowaniach uzyskała certyfikat SUS 2.o, który uwiarygadnia nas jako firmę doradczą i szkoleniową. 

Certyfikat SUS 2.0 określa wymagania wobec firm szkoleniowo-rozwojowych (prowadzących usługi szkoleniowe, coachingowe, doradcze, e-learningowe itp.) w zakresie przygotowania, realizacji i ewaluacji oferowanych usług. Standard ten został wypracowany przez branżowych ekspertów, wykorzystuje doświadczenie rynkowe i eksperckie całego środowiska z obszaru usług szkoleniowo-rozwojowych. Jest rozwinięciem standardu SUS znanego na polskim rynku edukacyjnym od 2011 roku, który został zastosowany w ponad 400 organizacjach.

SUS 2.0. wyznacza standardy zarządzania firmami oraz kompetencjami osób odpowiedzialnych za realizację usług.

Dziękujemy wszystkim pracownikom, którzy wzięli czynny udział w przygotowaniu do audytu oraz tym, którzy czynnie brali w nim udział

 

 

 

 

 

 

Konrad Bajor – Prezes Zarządu

 

Read More >>

Nova Praxis wspiera WOŚP

Bez kategorii, Blog / 20.02.2020

Nova Praxis wsparła WOŚP 2020 poprzez licytację zegara ściennego WOŚP

 

 

 

 

 

 

 

 

Znakiem rozpoznawczym Nova Praxis jest czas, zatem zegar WOŚP 2020  idealnie się komponuje w otoczenie firmy.

 

Read More >>

Nagroda Lider Konkurencyjności 2019

Bez kategorii, Blog / 25.10.2019

Firma Nova Praxis Sp. z o.o. została laureatem nagrody Lider Konkurencyjności 2019r przyznaną przez Polską Agencję Przedsiębiorczości za innowacyjne produkty, ciągły rozwój swoich produktów oraz ekspansję na rynki zagraniczne przy jednoczesnym wzroście przychodów rok do roku. Wręczenie nagrody nastąpiło podczas VII Polskiego Kongresu Przedsiębiorczości w Olsztynie. Nagrodę wręczył prezes PAP w osobie Wojciecha Pomarańskiego.

Lider Konkurencyjności 2019

Nagroda Lider Konkurencyjności 2019r to ogromne wyróżnienie, które świadczy o tym, że rozwiązania oferowane przez firmę Nova Praxis w oparciu o produkt Praxi Timer zyskały uznanie nie tylko przez klientów Nova Praxis ale również przez kapitałę Polskiej Agencji Przedsiębiorczości, która wysoko oceniła dotychczasowe doświadczenie naszej firmy w obszarze analizy i pomiaru procesów. Nie bez echa pozostała informacja o rozpoczęciu ekspansji ze swoimi usługami na rynki zagraniczne.

Na uroczystości wręczenia nagród był prezes – Konrad Bajor oraz wiceprezes – Arletta Szczurek.

Lider Konkurencyjności 2019

 

W ramach VII Polskiego Kongresu Przedsiębiorczości prezes Konrad Bajor wziął udział w panelu dyskusyjnym „Forum eksportowe” w roli eksperta odpowiadając na pytania związane z możliwościami pozyskania środków unijnych na wsparcie firm w ekspansji na rynki zagraniczne.

Read More >>

Optymalizacja kosztów pracy

Bez kategorii / 05.08.2015

Procesy w biznesie

Optymalizacja kosztów pracy w firmie

Nasza koncepcja

Optymalizacja kosztów pracy może być osiągana na wiele sposobów. W naszej koncepcji skupiamy się na wykonywanych przez pracowników czynnościach – eliminujemy te niepotrzebne i poprawiamy sposób wykonywania najkosztowniejszych zadań (m. in. przez zmianę procesów / wdrożenie systemów informatycznych).
Kluczem do optymalizacji kosztów i czynności jest ich pomiar. W naszym podejściu zamiast skomplikowanych systemów workflow / BPM do pomiaru wdrażamy kompleksowy system rejestracji czasu pracy zgodny z metodyką „Total Activities Management” (TAM).

Kluczowe cechy wyróżniające nasze podejście:

  • Podczas wdrożenia definiujemy listę zadań w formie „mapy działalności i czynności”, która definiuje jakie działania mogą być w firmie (dziale) wykonywane
  • Uzupełniamy zidentyfikowane działalności szeregiem atrybutów, dzięki którym uzyskane wyniki będzie można odpowiednio sklasyfikować
  • Pracownicy obligowani są do raportowania czasu pracy – wskazując na zadania ze zdefiniowanej wcześniej „mapy działalności i czynności”
  • Pracownicy raportują cały swój czas pracy – od przyjścia do wyjścia z firmy
  • Wdrożenie obejmuje jednocześnie kilka działów, które ze sobą współpracują, a więc sporą część pracowników
  • Mierzymy czas także czynności pobocznych, a nie tylko ten poświęcony na projekty

Dzięki wykorzystaniu metodyki TAM wady związane z rejestracją czasu pracy zostają ograniczone do minimum, gdyż wskazuje się konkretne osoby biorące na siebie odpowiedzialność za koszt „projektów”, na które składane są raporty pracy. W rezultacie same raporty są bardziej obiektywne, bo raportowane koszty weryfikowane są u źródeł przez odpowiedzialne za nie osoby.
Prowadzimy nie tylko prace analityczne i doradcze, ale wprowadzamy również system rejestracji czasu pracy i szkolimy pracowników z reguł metodyki „TAM”. Każda optymalizacja kosztów pracy realizowana jest więc kompleksowo.
Dzięki zebranym informacjom i danym jesteśmy też w stanie przedstawić dodatkowe sugestie, obejmujące na przykład wprowadzenie systemów informatycznych, przemodelowanie procedur i procesów wewnętrznych, czy też zmianę zakresu obowiązków części pracowników.
Jako rozwiązanie do rejestracji czasu pracy rekomendujemy system RCP Belgijskiej firmy BeeBole, której jesteśmy partnerem biznesowym na terenie Polski.

Schemat optymalizacji kosztów
Metodyka „Total Activities management” (TAM) przekształca „rejestrację czasu pracy” z prostego narzędzia wsparcia kierownika na poziom systemu monitoringu i optymalizacji czasu pracy, którego rezultaty adresowane są dla Zarządów firm.
Różnice w metodyce optymalizacji kosztów

Zwykły „Timesheet”                          Metodyka TAM

 

Kiedy stosować

Z naszych statystyk wynika, że przez około 10% czasu pracy pracownicy niezwykle ciężko pracują nad tematami, których nie powinni robić.
10%
  • pracownicy są zawsze mocno zajęci, nie wiadomo jednak czym
  • uruchamiane projekty wewnętrzne i organizacyjne trwają w nieskończoność
  • praca realizowana jest ręcznie (bez narzędzi IT), pomimo iż jest powtarzalna
  • działy nie mają zaufania do pracy innych działów – realizują „cudzą pracę” we własnym zakresie
  • duża liczba kłopotliwych procedur, nakłady na ich realizację nie mają uzasadnienia w korzyściach ze stosowania procedury
  • pracownicy spędzają dużo czasu na wieloosobowych spotkaniach
Optymalizacja kosztów pracy wg metodyki TAM sprawdza się zarówno w środowisku projektowym, jak i w firmach działających wg powtarzalnych procesów, a także w organizacjach o naturze mieszanej.
 

Przykładowe efekty korzystania z optymalizacji kosztów w firmie

Pracownicy sami optymalizują swój czas pracy
 Ścisła ewidencja czasu pracy per każde zadanie
+
Jednoznaczne osoby odpowiedzialne za koszty zadań (projektów)
=
Liderzy zadań samodzielnie ograniczają zaangażowanie innych pracowników do naprawdę potrzebnego!
Tabela optymalizacji czasu pracy
Efektywnie zarządzaj projektem
Optymalizacja kosztu ofertowania

Monitorowanie czasu pracy nad ofertami osiągane dzięki TAM rozszerza klasyczne podejście do analizy skuteczności procesu ofertowego:

  • wysoka ilość ofert odrzuconych przez Klienta nie jest problemem samym w sobie, jeśli oferty są szablonowe i proste do realizacji
  • problemem są dopiero wysokie nakłady na ofertyzację przy niskiej skuteczności
Optymalizacja ofertowania

Przypisanie odpowiedzialności za koszt pracy nad przygotowywaniem ofert do inicjującego oferty menadżera sprzedaży powoduje, że optymalizuje on nakłady na proces ofertowy.

Menadżer rezygnuje z tematów, wymagających sporych nakładów przy małej szansie wygrania.

Optymalizacja kosztów ofertowania
Identyfikacja problematycznych czynności

Odpowiednia organizacja „mapy raportowanych zadań” pozwala analizować rodzaje elementarnych czynności wykonywanych przez pracowników.
Metodyka TAM pozwala na syntezę kosztu czynności nie tylko w ramach 1 projektu, ale całego działu, a nawet całej firmy!

Załączony obok przykładowy wykres rozkładu czasu pracy prezentuje, iż zaskakująco dużo czasu pracownicy poświęcają na nieefektywny system informatyczny – pole do optymalizacji kosztów.

Optymalizacja czasu pracy według czynności
Śledzenie utylizacji pracowniczej

Monitorowanie każdej aktywności pozwala na bieżąco mierzyć utylizację pracowników – tj. stosunek ilości godzin „produktywnie sprzedanych” do ilości łącznych godzin, którymi pracownicy dysponują.

Utylizacja mierzona jest na poziomie całej firmy, jak i poszczególnych zespołów (możliwość porównania skuteczności zarządzania poszczególnych menadżerów i wdrożenie optymalizacji).

Możliwa jest analiza „w głąb” – ustalenie jakie rodzaje aktywności obniżają utylizację.

Optymalizacja czasu pracy według działań
 

Pozostałe korzyści

  • Możliwość śledzenia nakładów na obsługę gwarancyjną poszczególnych produktów, z analizą wpływu wypuszczenia nowej wersji produktu na koszty gwarancji
  • Optymalizacja rozliczeń międzydziałowych przez automatyzację – czynności pracownika działu A poświęcone na rzecz działu B są z natury raportowane
  • Duża świadomość „co robią pracownicy” u przełożonych – wszelkie zadania „wrzucone z boku” (np. konsultacje dla działu handlowego) są natychmiast widoczne
  • Możliwość oceny zachowań poszczególnych pracowników – wykrywanie „odstępstw od średniej” w kosztach raportowanych zadań
  • Automatyzacja w zakresie rozliczeń dodatkowych godzin pracy
  • Baza dla szacowania pracochłonności przyszłych projektów – zapisana historia nakładów na realizację analogicznych zadań w przeszłości
  • Baza dla systemu premiowego opartego o premiowane zadania
  • Wykorzystanie doświadczenia ekspertów NovaPraxis w zakresie identyfikacji miejsc do optymalizacji kosztów i proponowania skutecznych metod poprawy
  • Wgląd w to czym zajmują się menadżerowie (np. planowanie, zarządzanie ryzykiem, coaching etc.)
  • Szybkie, nieangażujące Klienta wdrożenie dające szybkie efekty
Konrad Bajor
Proponowana metodyka minimalizuje niekorzystne zjawisko „przysług po sąsiedzku” – ich koszt „z automatu” staje się kosztem działu, który z przysługi korzysta.
Proponowana metodyka to także narzędzie do zmierzenia efektów dokonanych na jej podstawie optymalizacji kosztów pracy.
 

Co zawiera nasza usługa

Wdrożenie:

  • analiza i opracowanie mapy czynności pod daną firmę
  • dostarczenie skonfigurowanego systemu do rejestracji
  • zbudowanie raportów dla analizy wyników w systemie rejestracji
  • szkolenia dla pracowników i menadżerów
  • raport końcowy – zalecenia optymalizacji kosztów pracy

Wsparcie powdrożeniowe (opcje):

  • aktualizacja map działalności / czynności – stosowanie do nowopojawiających się projektów
  • udzielanie rad pracownikom w zakresie użycia rejestracji czasu pracy
  • przeglądy i optymalizacja zdefiniowanych map czynności – by zawsze odpowiadały aktualnemu stanowi struktury zadań w firmie
  • wnioskowanie z danych, przekazywanie rekomendacji do zmian

Rejestracja czasu pracy może być projektem 1-razowym kończącym się wnioskami dotyczącymi zalecanych optymalizacji kosztów lub ciągłym procesem monitoringu i doskonalenia firmy.

Nie wymagamy zakupu systemu
do rejestracji czasu pracy!

Rekomendowane przez nas rozwiązanie firmy Beebole dostępne jest jako usługa w „chmurze” – klient dokonuje jedynie miesięcznej opłaty za korzystanie, z możliwością rezygnacji w każdym momencie.
Logo BeeBole
Read More >>