Wdrożenie systemów motywacyjnych MBO

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Zarządzanie przez cele (ang. Management By Objectives – MBO) to tak naprawdę sformalizowana nazwa na bardzo podstawowe problemy firmy: jak delegować pracę, jak wyznaczać cele, co robić by były osiągane, jak je oceniać i jak nagradzać.

Goła metodyka MBO stanowi dość ogólny zbiór założeń, których zła „implementacja” może nie dać rezultatów. My uzupełniamy go autorskim know how, dzięki któremu wdrożony system działa.

MBO może zostać zastosowane w zasadzie w dowolnym celu: firma potrzebuje wdrożyć plan oszczędnościowy, zwiększyć sprzedaż, „rozruszać” sprzedaż nowych produktów, wejść na nowe rynki, poprawić zadowolenie klienta, zmniejszyć ilość pomyłek, skrócić czas wysyłki, wdrożyć cele ze strategii… Wszędzie gdzie pojawia się wyzwanie – potrzebna jest motywacja i cel.

Dobre MBO daje dodatkową korzyść – definiując cele prześwietla się zakres odpowiedzialności poszczególnych pracowników w firmie – obnażane są „ziemie niczyje” za które nikt nie odpowiada (lub nie chce się do tego przyznać…).

Na czym polega usługa

Projekt polega na kompleksowym wdrożeniu systemu motywacyjnego dostosowanego do potrzeb konkretnej firmy. Tylko w ogólnym stopniu bazujemy na założeniach metodyki Zarządzania przez cele (Ang. Management By Objectives – MBO) – kluczowy w naszej usłudze nie jest sam system motywacyjny i procesy z tym związane, ale wsparcie w zdefiniowaniu konkretnych celów dla objętych systemem pracowników. Cele pomagamy dobrać do strategii / bieżących problemów firmy. To jak konkretnie zapisać cele, co wybrać, a z czego zrezygnować, jak nie wpaść w pułapki przy wytyczaniu celów – to najważniejsze problemy w firmach które pierwszy raz wdrażają takie narzędzie. I tu głównie jest nasza rola.

Usługa ma charakter kompleksowy – poza zdefiniowaniem celów, wdrażamy w firmie całą metodykę (ustanawiamy procedury z tym związane, szablony arkuszy celów etc.). Szkolimy pracowników, aby w kolejnych okresach mogli samodzielnie wyznaczać i rozliczać cele. Możemy także wdrożyć system informatyczny wspierający te procesy.

Wśród menadżerów zdarza się słyszeć krytyczne uwagi pod adresem metodyki MBO. Kwestionują oni jej skuteczność podając przykłady firm, w których zastosowanie MBO nie dało efektów.
Jest na to jednak jedna odpowiedź: „każdą rzecz można zepsuć, gdy się nie wie, jak się do tego zabrać”

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu.

Krok 1.

Poznanie firmy, problemów i celów

Kluczowym problemem dla menadżerów wdrażających wyliczeniowe systemy premiowe jest nie tyle zrozumienie i przyjęcie zasad działania takiego systemu, ale ustalenie, czego mogą wymagać od podwładnych, jak mogą to zapisać, a także – co mają wybrać, jeśli celów jest zbyt dużo. Problemem jest pierwsze własnoręczne zapisanie tych celów. Dlatego w efekcie usługi definiujemy wspólnie z klientem bibliotekę konkretnych celów. Aby było to możliwe, na pierwszym etapie musimy jednak poznać firmę: spotykamy się z Zarządem i z kluczowymi menadżerami bezpośrednio pod Zarządem.

Spotkania realizowane są indywidualnie lub w formie uzupełniających warsztatów. Rozmawiamy o problemach i stawianych celach. Identyfikujemy zakresy obowiązków poszczególnych działów i szukamy kryteriów oceny dzięki którym można stwierdzić, że dany dział rzetelnie wykonuje swoje obowiązki. Zapoznajemy się też z wybranymi dokumentami finansowymi firmy.

Jeśli w firmie istnieje spisana strategia – jest ona dla nas kluczowym elementem który omawiamy z menadżerami. W wyniku tego zyskujemy wizję tego, do czego firma ma dążyć (cele rozwojowe) oraz czego ma nie stracić (cele związane z utrzymaniem ciągłości biznesu). Jest to baza dla kolejnych kroków.

mbo zarządzanie przez cele
mbo

Krok 2.

Wyznaczenie celów dla top menadżerów

Informacje uzyskane w 1 kroku porządkowane są w formie mapy celów. Tworzymy diagram, który na górze ma cele strategiczne, poniżej ich przełożenie na poszczególne działania w poszczególnych latach. I dalej – dzielimy to na poszczególne działy i menadżerów.

Listę celów które pozyskaliśmy w wyniku analizy uzupełniamy o cele wynikające z naszego doświadczenia – poprawnie zbudowana biblioteka celów dla firmy musi być odpowiednio zbalansowana. Nie można mówić jedynie o rozwoju przychodów, bo firma zapomni o bezpieczeństwie. Nie można stawiać wszystkiego na optymalizację kosztów, jeśli równolegle w celach nie pojawi się cel jakościowy. Nie można definiować pracownikom wyłącznie celów związanych z rozwojem (zmianą) jeśli nie zadbamy o wskaźniki bezbłędnej realizacji podstawowych procesów.

Przygotowaną mapę celów omawiamy z Zarządem. W następstwie przygotowujemy konkretne propozycje Arkuszy celów dla menadżerów na poziomie N-1 (tuż pod Zarządem) i dajemy Zarządowi do zatwierdzenia. Propozycje zawierają pewien nadzbiór celów – dzięki temu Zarząd może określić priorytety. Z Zarządem zatwierdzamy arkusze bezpośrednich podległych menadżerów oraz zyskujemy wytyczne na co położyć nacisk na kolejnych poziomach.

Krok 3.

Wyznaczenie celów dla kolejnych poziomów

Wypracowane z Zarządem cele dla menadżerów poziomu N-1 są dla nas punktem wyjścia dla definiowania celów dla menadżerów i specjalistów niższych szczebli.

W przeciwieństwie do pracy z Zarządem, na tym etapie kładziemy nacisk by menadżerowie sami przygotowali cele – dzięki temu uzyskają umiejętność, którą użyją w kolejnych okresach wyznaczania celów. Pracę z menadżerami rozpoczynamy od szkolenia, na którym przedstawimy założenia funkcjonowania systemu premiowego opartego o MBO. W zakresie szkolenia jest jednak o wiele więcej – to solidna dawka informacji o tym, jak delegować zadania adekwatnie do poziomu pracownika, jak określać terminy, co zrobić, gdy nad celem pracuje kilka osób itd. W ramach szkolenia podawane są konkretne przykłady zapisu celów pod typowe sytuacje.

Menadżerowie otrzymują od nas wzorcowe arkusze celów, wypełnione przez nas celami na które nacisk położył Zarząd firmy (w tym np. pakiety celów generalnych dla grup pracowniczych). Wzorcowe arkusze budujemy w taki sposób, by zachować kaskadę celów „od zarządu do pracowników liniowych”. Są to cele przygotowane pod danego klienta, a więc faktycznie „gotowce” do użycia.

Następnie pracujemy z menadżerami na zasadzie coachingu – po tym jak przygotują oni propozycje celów dla podległych struktur, omawiamy je i wskazujemy błędy. Kładziemy nacisk na odpowiedni balans celów różnego rodzaju.

mbo
mbo

Krok 4.

Udokumentowanie metodyki i wdrożenie w całej firmie

Równolegle z etapem, w którym menadżerowie wyznaczają cele swoim podwładnym, pracujemy nad opisaniem całej metodyki MBO w organizacji. Prowadzimy ustalenia dotyczące tego, jakie przełożenie będzie miał system MBO na premie pracownicze i szczegółowo to opisujemy – najczęściej tworzymy „na gotowo” wsad do regulaminu premiowego. Ponadto tworzymy procedury dotyczące funkcjonowania systemu:

  • Procedura wyznaczania i rozliczania celów, wraz z szablonem arkusza celów.
  • Procedura odwoławcza w razie braku zgody przełożony<>podwładny
  • Procedury nadzoru i rozliczania po stronie HR itp.

Przygotowujemy także wytyczne dotyczące typowych problemów na które pracownicy natrafiają w trakcie funkcjonowania systemu – np. „co gdy pracownik zmienił pracę w połowie roku?”, „co gdy w połowie roku cel stracił sens?”

Istotnym elementem jest biblioteka wzorcowych celów dla określonych grup stanowisk. Tworząc bibliotekę wzorców tworzymy Rejestr mierników / wskaźników, od których uzależnione będzie osiąganie konkretnych celów. Na tym etapie docieramy do informacji, skąd wziąć wartości poszczególnych wskaźników i kto będzie odpowiadać za ich obliczenie i regularne dostarczanie. Tworzymy definicje tych mierników – dzięki temu jeśli w kilku arkuszach znajdzie się odwołanie dla danego miernika, sposób jego interpretacji (wyliczenia) będzie zawsze taki sam!

Po zatwierdzeniu założeń metodyki, prowadzimy szkolenia informacyjne dla wszystkich pracowników objętych metodyką – informujemy w nich o przyjętych procedurach, terminach (np. terminy kolejnych cyklów oceny) oraz nowo przyjętych zasadach premiowych.

Krok 5.

Wdrożenie systemu PraxiMBO (opcja)

W przypadku firm o większych strukturach objętych metodyką MBO (>50 osób), nadzór nad funkcjonowaniem systemu bywa kłopotliwy. W określonych terminach, wszyscy pracownicy muszą mieć bowiem zatwierdzone arkusze i wyznaczone cele, a w trakcie roku wszyscy oni regularnie muszą zostać ocenieni, a na podstawie rozliczenia muszą być dokonane wypłaty premii. Co więcej – często poza celami indywidualnymi definiowane są cele zespołowe lub dotyczące całej firmy (np. cel związany z wynikiem finansowym całej firmy) – które muszą znaleźć odzwierciedlenie w arkuszu każdego pracownika należącego do danej grupy.W takiej sytuacji, bardzo ciężko zapanować nad spójnością i terminowością funkcjonowania metodyki MBO w organizacji.

Rozwiązaniem jest wdrożenie systemu informatycznego który powinien zapewnić:

  • Dostęp do biblioteki przykładowych dopracowanych celów
  • Narzucanie celów obligatoryjnych na pewnych stanowiskach
  • Obsługę procesu wyznaczania i rozliczania celów, w tym przypominanie o terminach i monitorowanie statusów rozliczeń
  • Centralne rozliczanie celów opartych o obiektywne wskaźniki

Posiadamy w swojej ofercie autorski system PraxiMBO który realizuje ww. założenia.

mbo

  Produkty usługi

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi.

  • Mapa celów organizacji
  • Arkusze celów dla menadżerów
  • Rejestr mierników i wskaźników
  • Biblioteka celów
  • Procedury funkcjonowania metodyki MBO
  • Wkład do regulaminu premiowego
  • Procedury dla HR
  • Materiały szkoleniowe

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu

Wsparcie po realizacji usługi

Wdrożenie mechanizmów informacji zarządczej

Wdrożenie MBO wyzwala myślenie wskaźnikowe. Problem polega na tym, że wskaźniki te nie mogą być obliczane jednorazowo na moment rozliczenia celów. W takim przypadku, oceniany z nich menadżer będzie zaskoczony wynikiem w momencie gdy nic już nie może zrobi. Celem jest dostarczanie mu wskaźników na bieżąco (każdego dnia), by mógł korygować swoje działania w trakcie roku. Z pomocą przychodzi zdefiniowana architektura informacji zarządczej i systemy raportowe.

Uporządkowanie struktury organizacyjnej

Definiowanie celów dla poszczególnych menadżerów i pracowników świetnie określa zakresy odpowiedzialności poszczególnych działów i stanowisk. Co więcej – wskazuje miejsca, za które nikt nie czuje się odpowiedzialne, oraz te, w których na jednym polu działa kilku konkurujących ze sobą decyzyjnie menadżerów. Dla rozwiązania takich problemów konieczne jest zrewidowanie i zoptymalizowanie struktury organizacyjnej.

Stały pomiar procesów

W MBO często widoczny jest nacisk na optymalizację kosztów. Często – źródłem kosztów jest praca pracowników firmy. Posiadamy w ofercie usługę, dzięki której w sposób ciągły mierzymy koszty pracy w ramach procesów dostarczając regularnych wskaźników o kosztach procesów. Wskaźniki te świetnie nadają się do zaadresowania w ramach celów MBO nad którymi menadżerowie mogą pracować

Poprawa efektywności i skuteczności sprzedaży

W celach MBO często istotnym elementem są cele sprzedażowe. Poprawa efektywności sprzedaży (kosztu pozyskania zamówienia / per 1 tysiąc przychodu) oraz skuteczności handlowej (częstość wygrywania ofert) bywa zadaniem adresowanym w celach MBO, trudnym do realizacji dla nawet doświadczonych menadżerów. Oferujemy usługę pozwalającą poprawić skuteczność działań handlowych.

Podniesienie kompetencji

Cele MBO mogą dotyczyć rozwoju osobistego pracowników których dotyczą. Metodą skokowej poprawy kompetencji są odpowiednie szkolenia.

System informatyczny wspierający procesy MBO

Dla firm, w których wdrożenie MBO wraz ze wzrostem skali firmy przekroczyło >50 osób, zarządzanie procesem wyznaczania, rozliczania celów i premiowania staje się kłopotliwe. Posiadamy w swojej ofercie autorski system PraxiMBO który wspiera zarządzanie opisanymi procesami.

Uzyskiwane korzyści

  • Jasne i obiektywne reguły oceniania i nagradzania dla wszystkich pracowników
  • System balansujący pomiędzy standardowym podejściem dla wszystkich, a miejscem na indywidualne cele
  • Metoda uzyskania „pro-biznesowego” nastawienia pracowników realizacji, serwisu i backoffice
  • Metoda premiowania handlowców do inkubacji biznesów generujących minimalne marże na równi z działaniami generującymi atrakcyjne marże w dojrzałych obszarach
  • Metoda zapewnienia motywacji dla wdrażania trudnych zmian organizacyjnych
  • Spójna praca nad realizacją celów firmy przez wszystkich pracowników. Świadomość „po co się jest” w organizacji
  • Motywacja do wdrożenia „organizacji opomiarowanej” i zdefiniowania KPI dla kluczowych procesów
  • Obnażenie problemów i obszarów niczyich – wyznaczanie celów obnaża faktyczne granice poczucia odpowiedzialności menadżerów i wyznacza puste przestrzenie między nimi
Kluczową zaletą wdrożenia MBO jest uświadomienie menadżerom faktycznych wskaźników, które definiują jakość ich pracy.
W dobrze wdrożonym systemie – wskaźniki te mają być dostępne na bieżąco a nie dopiero w momencie rozliczenia celów – tylko wówczas menadżer przez cały rok może nad nimi pracować i na bieżąco korygować kurs!

 

Nasze standardy

Zdefiniowaliśmy i wdrożyliśmy autorski standard najwyższej jakości usług doradczych. Opisywana usługa spełnia rygorystyczne kryteria tego standardu.

analiza procesów biznesowych