Przygotowanie procesów do robotyzacji i wdrożenie robotów (RPA)

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Usługa jest specyficznym wariantem projektu mającego na celu optymalizację procesów biznesowych. W tym przypadku cel jest jasny: chodzi o efektywność kosztów pracy, a metodą ma być robotyzacja procesów. Robot może zastąpić pracownika w wysyłaniu maili, opisywaniu faktur w systemie workflow, przenoszeniu danych między systemami. Rozwiązania klasy „Office nano robots” świetnie automatyzują przetwarzanie i integrację danych (np. podczas tworzenia raportów).

Prowadzony w ramach usługi pomiar procesów pozwala precyzyjnie wskazać miejsca do robotyzacji, by niepotrzebnie nie mnożyć inwestycji w automatyzację. Dzięki równolegle prowadzonej szczegółowej analizie – klient poznaje wszelkie pułapki na które za chwilę może natrafić automat –  pomagamy z góry ustalić „co wtedy”.

Po zrealizowaniu usługi – wdrażanie kolejnych robotów jest czynnością niemal mechaniczną – programista posiada specyfikację, wyjaśnione są sytuacje problematyczne, a decyzje o zmianach są podjęte. Proces tworzenia nie natrafia więc na bariery…

Na czym polega usługa

Projekt rozpoczynamy od szczegółowego pomiaru procesów – dzięki temu do robotyzacji wybrane zostaną czynności naprawdę kosztowne i powtarzalne. Wykonywana analiza procesów prowadzona jest na zróżnicowanym poziomie ogólności – miejsca będące kandydatami do automatyzacji mapowane są bardzo szczegółowo.

Wyróżnikiem usługi jest zestaw dokumentacji dostosowanej stricte do potrzeb implementacji robotów np. gromadzone są próbki przetwarzanych dokumentów, dokumentacja ekranów systemów. Tworzone są także założenia dla obszarów które mają nie być zrobotyzowane.

Zależnie od decyzji klienta – w ramach usługi wykonujemy roboty lub klient rozwija je samodzielnie.

Z robotem w biurze jest tak, jak z bardzo sumiennym pracownikiem mającym jednak niskie wykształcenie i doświadczenie: będzie tanio i efektywnie realizował swoje zadania, pod warunkiem że wydzielimy mu schematyczne zadania, przygotujemy mu instrukcje, będziemy nadzorować i wspierać natychmiast gdy tylko pojawi się problem!

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu.

Krok 1.

Pomiar procesów

Robotyzacja procesów nie jest czynnością prostą, dlatego nie da się jej dokonać we wszystkich obszarach firmy na raz. Kluczem jest odpowiedni wybór priorytetów – co zautomatyzować w 1 kolejności. Metodą odpowiedzi na to pytanie jest Pomiar procesów w analizowanym obszarze firmy. Do pomiaru angażujemy wszystkich pracowników badanego obszaru – uzyskujemy szeroką i wiarygodną bazę informacji o kosztach poszczególnych operacji. Jest to podstawa do wyboru priorytetów. Struktura mierzonych zadań identyfikowana jest na początku etapu wspólnie z Klientem (zadania nazwane są językiem pracowników) i ukierunkowana jest na zadania powtarzalne, potencjalnie podatne na automatyzację.
Pomiar trwa zazwyczaj przez okres 1 miesiąca. Nasza metodyka i ergonomia narzędzi dbają o to, by pomiar angażował pracowników nie więcej niż 5 minut dziennie! Dbamy także o wiarygodność pomiarów autorską metodą 7 elementów. Dzięki temu pracownicy nie mają obaw przed przekazaniem prawdziwych danych. Ponadto, pomiar jest przez nas codziennie nadzorowany – pracownicy którzy nie uzupełniają ankiet pomiarowych otrzymują natychmiastowe przypomnienia. Posiadamy kilka niezależnych narzędzi pomiaru (aplikacje mobilne, stacje raportowe dla pracowników bez komputera, aplikacje WWW). Dla wygody klienta – wszelkie narzędzia pomiaru wypożyczamy na okres pomiaru.

mapowanie procesu
mapowanie procesu

Krok 2.

Analiza procesów, mapowanie procesów

Po rozpoczęciu pomiaru prowadzone są wywiady analityczne. Procesy analizujemy u źródeł, z pracownikami liniowymi, jedynie uzupełniając informacje na poziomie kierowników. W wyniku spotkań mapowane są procesy. Analizujemy zarówno operacyjne przetwarzania dokumentów, jak i podatne na automatyzację procesy tworzenia raportów. Dla ograniczenia kosztu, na tym etapie mapowanie nie jest jeszcze bardzo szczegółowe – zależy nam na uchwyceniu ogólnego obrazu i wskazaniu potencjalnych miejsc do automatyzacji. Pomimo tego, nacisk kładziemy na identyfikację możliwych wariantów procesu, anomalii, potencjalnych rozbieżności oraz zmienności procesu – wszystkiego tego, co za chwilę może być blokerem dla wdrożenia robota. Ponadto, pozyskujemy dane liczbowe dotyczące procesu – ilości dokumentów, ilość błędów etc.
Obok diagramów kładziemy nacisk na część opisową. Po zakończeniu spotkań, całość modelowana jest w dedykowanych systemach modelowania procesów. Stosujemy popularną notację BPMN oraz kolory symbolizujące potencjalne miejsca automatyzacji. Przekazanie dokumentację następuje wraz z omówieniem – instruujemy jak czytać diagramy. Całość zatwierdzana jest z pracownikami Klienta biorącymi udział w analizie, zanim zaczniemy przygotowywanie raportu usprawnień. Musimy mieć pewność, że uzyskany obraz firmy jest prawdziwy.

Krok 3.

Wybór miejsc do automatyzacji

Kluczowym elementem branym pod uwagę w wyborze miejsc do automatyzacji są wyniki pomiaru procesów – a więc twarde fakty dotyczące kosztu elementarnych czynności. Łatwo można ocenić, ile godzin (złotówek) oszczędzimy wdrażając robota w danym miejscu. Twarde wyliczenia pomagają podjąć decyzję Zarządu o budżecie inwestycji na roboty. Pomiar realizowany jest zazwyczaj dla szerszej grupy procesów. Firma zyskuje zatem bazę do decyzji o priorytetach robotyzacji na dłuższy czas. Ustalana jest lista priorytetów, wg której sukcesywnie realizowane są automatyzacje kolejnych obszarów. Obok ewidencji korzyści, opracowujemy także bariery dotyczące robotyzacji poszczególnych obszarów – np. wysoką zmienność procesu zależną od klienta, na którego nie mamy wpływu. Tym samym, niektóre nawet bardzo kosztowne operacje mogą nie być podatne na automatyzacje.
Zestawiając obie informacje rekomendujemy listę obszarów i szacujemy korzyści. Co istotne, w ramach usługi przygotowujemy także rekomendacje działań innych niż automatyzacja procesowa, które wynikają ze zdiagnozowanych problemów. W szczególności, wskazujemy zmiany organizacyjne, które będą musiały zostać zrealizowane aby zapewnić standaryzację procesu umożliwiającą automatyzację (np. zmiany wymagań dla kontrahentów) oraz zapewnienia nadzoru (np. komórka obsługi sytuacji nietypowych).
Rekomendując narzędzia automatyzacji nie skupiamy się jedynie na typowych „robotach RPA” – wszędzie tam gdzie to celowe proponujemy użycie Office Nano Robots (autorski „framework” automatyzacji pracy w Ms Office), skrypty systemowe, narzędzia OCR lub zakup prostych aplikacji. Opracowane przez nas dokumenty są jedynie bazą do przeprowadzenia warsztatów, w ramach których wspólnie z Klientem podejmowane są decyzje o priorytetach.

mapowanie procesu
mapowanie procesu

Krok 4.

Przygotowanie procesów do robotyzacji

Dla wybranych do automatyzacji czynności procesowych, prowadzona jest pogłębiona analiza. Bardzo szczegółowo analizowane są wszelkie warianty procesu, przyczyny występowania sytuacji nietypowych, zdarzające się błędy. Analizujemy, z czego może wyniknąć zmiana w procesie która zaburzyłaby działanie automatu. Ewidencjonujemy szeroką próbkę przetwarzanych dokumentów i raportów. Gromadzimy dostępną dokumentację systemów informatycznych / tworzymy ją dla istotnych, miejsc.
W ramach kroku modelowany jest proces TOBE, w którym uwzględniona jest rola automatu i co ważniejsze czynności zapewniające standaryzację danych wejściowych dla automatu. W procesie mapujemy także ścieżki alternatywne / awaryjne („gdy robot odmówi”), które wymagać będą ręcznej obsługi. Przy tej okazji może pojawić się rekomendacja powołania dedykowanej komórki obsługi takich sytuacji. Definiujemy też zmiany w procesach kontroli automatyzowanego procesu, które muszą teraz szybciej reagować na problemy, „zanim robot błędnie przetworzy kolejne 1000 zamówień…”
W kroku tym tworzona jest specyfikacja działania samego robota, z naciskiem na elementy auto-diagnozy, pozwalającej robotowi zweryfikować czy jego działanie jest poprawne, a dane wejściowe spełniają kryteria automatyzacji. Opcjonalnie tworzone są instrukcje stanowiskowe i materiały dla pracowników których zmiana dotyczy – dzięki nim dowiadują się, o co mają dbać by zapewnić jakość danych dla robota.
Tworzony jest także plan wdrożenia, uwzględniający m.in. takie czynności jak zmiany w umowach z kontrahentami czy zmiany KPI procesowych w systemach premiowych.

Krok 5.

Tworzenie i wdrażanie robotów (opcja)

W ramach etapu tworzymy roboty. Celem jest stworzenie pierwszej puli robotów, by nadać odpowiedni rozpęd procesowi automatyzacji. Kładziemy nacisk, by klient mógł je samodzielnie rozwijać i dostosowywać do zmieniających się wymagań. Dlatego do programów przekazujemy majątkowe prawa autorskie i kody źródłowe. W ramach usługi szkolimy z wykonanego zakresu, a stworzone roboty są następnie wzorem i wyznacznikiem dobrych praktyk dla kolejnych.
 Nasze roboty tworzymy w jednym z najlepszych narzędzi – UIPath. Równocześnie, posiadamy autorskie rozwiązanie Office Nano Robots pozwalające na automatyzacje pracy w Excel, bez konieczności zakupu dedykowanego robota.
 Elementem etapu może być wdrożenie zmian do organizacji – przeszkolenie pracowników z nowych procesów i przekazanie im, na co zwrócić uwagę dostarczając dane dla działania robota.

mapowanie procesu

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi.

  • Wyniki pomiaru procesów (kosztowne operacje)
  • Mapa procesowa ogólna (diagram + opis)
  • Rekomendacje (oszacowanie oszczędności z robota, ocena ryzyk i barier, a w efekcie proponowana lista priorytetów do robotyzacji + dobór narzędzi w podziale na UIPath/ WorkFusion/ Office Nano Robots)
  • Dokumentacja procesów TOBE (proces główny, kontrolne, obsługa sytuacji problematycznych)
  • Ewidencja dokumentów / raportów wg stanu AS IS (próbka dla przystosowania i testów robota)
  • Specyfikacja dla robota
  • Plan wdrożenia
  • Opcjonalnie: Instrukcje dla pracowników / materiały szkoleniowe dotyczące wdrażanej zmiany
  • Opcjonalnie: wykonane roboty RPA / Nano roboty

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu

Wsparcie po realizacji usługi

Po zrealizowaniu projektu możemy wspierać Klienta w następującym zakresie:

  • Tworzenie prostych robotów w technologii Office Nano Robots
  • Tworzenie robotów, rozwój (modyfikacje) istniejących robotów
  • Wsparcie we wdrożeniu robotów (szkolenia dla pracowników)
  • Wsparcie we wdrożeniu rekomendacji innych niż dotyczące robotów (np. zdefiniowanie nowej struktury organizacyjnej, przygotowanie instrukcji pracowniczych)
  • Szkolenia z Zarządzania zmianą
  • Analiza i przygotowanie do automatyzacji kolejnych procesów

 

Naszym silnym założeniem jest to, by klienta nie zmuszać do współpracy – dlatego ogół produktów usługi przekazywany jest w takiej formie, która umożliwia klientowi dalszy samodzielny rozwój.

Uzyskiwane korzyści

Korzyści z wdrożenia robotów RPA:

  • Wyższa efektywność działania robota (więcej operacji w tym samym czasie co pracownik)
  • Robot nie traci efektywności gdy jest zmęczony
  • Praca 24*7, bez urlopów, bez zwolnienia chorobowego
  • Robot nie potrzebuje biura, szkoleń, samochodu służbowego, opieki HR
  • Wysoka zgodność procesu (compliance): robot przestrzega „procedur” (algorytmu), robot nie popełnia błędów „przez nieuwagę”
  • Szybkość dostępu do informacji – jeśli proces przetwarzania danych „nie wymaga pracy ludzkiej”, może być realizowany przez robota o wiele częściej, np. zamiast 1x na koniec miesiąca – co tydzień
  • Poprawa spójności danych między systemami (brak błędów przy przepisywaniu danych)
  • Zwiększenie kontroli procesu (realizowany przez robota nadzór automatyczny może być o wiele częstszy)

Korzyści z realizacji usługi z nami:

  • Rzeczywista ocena skali zwrotu z napisania robota – dzięki dokładnemu pomiarowi ilości godzin w automatyzowanych czynnościach
  • Ograniczenie ilości licencji robotów- dzięki użyciu lżejszej technologii Office Nano Robots w miejscach w których da to większą efektywność
  • Mniejsze koszty błędów w działaniu robotów- poprzez wczesną identyfikację barier i powołanie procesów nadzoru
  • Minimalizacja błędnych decyzji – odradzamy implementacji robotów dla zbyt przekrojowych procesów lub procesów mających silnie zmienne (niezależne od kierownictwa firmy) środowisko
  • Szerokie spojrzenie – możliwość całkowitej zmiany procesu, eliminującej w ogóle potrzebę wykonywania danej operacji będącej na starcie projektu kandydatem do robotyzacji (np. zamiast odczytywania faktur z obrazu faktury PDF, wdrożenie standardu EDI między stałymi kontrahentami)

Nasze standardy

Zdefiniowaliśmy i wdrożyliśmy autorski standard najwyższej jakości usług doradczych. Opisywana usługa spełnia rygorystyczne kryteria tego standardu.

analiza procesów biznesowych