Mapowanie procesów biznesowych pod wdrożenie systemu 

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Usługa adresowana jest do firm które postanowiły wdrożyć nowy przekrojowy system informatyczny i chcą przygotować bazę pod wdrożenie takiego systemu. Przykładowo, mapowanie procesów należy wykonać w przypadku wdrażania systemów klasy: ERP, Workflow, System obiegu dokumentów, CRM, Sales force automation (SFA), Systemy B2B, Zarządzanie portfelem projektów (PPMS).

Pominięcie analizy procesów skutkuje nie tylko pozostawieniem starego sposobu działania w nowym systemie. Kluczowym problemem jest przedłużające się wdrożenie – dostawca systemu prowadząc analizę wymagań będzie zadawać mnóstwo pytań, na które klient nie będzie miał odpowiedzi. Ustalenia będą albo pobieżne (często nietrafne – przyjdzie za nie zapłacić w ramach zmian do systemu), albo ich uzyskanie opóźni wdrożenie. To właśnie najczęściej główna przyczyna obsunięć w projektach IT. Jest też drugie zagrożenie – finansowe. Wybierając system bez ustalonych wcześniej procesów (potrzeb), firma tworzy kryteria wyboru przez porównanie dostępnych rozwiązań. W naturalny sposób wszystko brzmi atrakcyjnie, finalnie kupowany jest system mający w każdym kryterium wartość „Tak”. Bo skoro nie przemyśleliśmy czego potrzeba i co da wartość, pewnie potrzebujemy wszystkiego?… Firma płaci niepotrzebnie za rzeczy, których nie umie potem wpleść w codzienne działania.

Na czym polega usługa

Usługa polega na przeanalizowaniu obecnych procesów firmy i zaprojektowaniu na tej podstawie nowych procesów (tzw. „TO BE”), w których zostanie optymalnie wpleciony system informatyczny planowany do zakupu. Ponadto tworzymy szczegółowy spis wymagań, który jest podstawą zapytania ofertowego do potencjalnych dostawców systemu.

Wiele firm przygotowuje wdrożenie dużego systemu – przykładowo ERP – opisując jedynie mapę procesów obecnych, a propozycję wpisania systemu w te procesy pozostawia jego dostawcy. 
Dostawca najczęściej jednak nie ma motywacji do optymalnego rozwiązania problemów organizacyjnych, a zamiast tego będzie proponował koncepcje najwygodniejsze do wdrożenia i wymagające zakupu największej ilości modułów systemu.

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu.

Krok 1.

Analiza i mapowanie procesów AS IS

Punktem wyjścia do projektu są wywiady analityczne mające na celu poznanie obecnego funkcjonowania firmy. Zgodnie z filozofią GEMBA rodem z Lean Management – procesy analizujemy u źródeł, z pracownikami liniowymi, jedynie uzupełniając informacje na poziomie kierowników. To czasochłonna metoda – ale tylko tak można poznać prawdę.
W wyniku spotkań mapowane są procesy. Obok diagramów kładziemy nacisk na część opisową. Katalogujemy funkcjonujące w procesach wzory dokumentów / korespondencji – taki materiał pozwala oszczędzić koszty na etapie wdrażania systemu. Po zakończeniu spotkań, całość modelowana jest w dedykowanych systemach modelowania procesów. Stosujemy popularną notację BPMN oraz kolory symbolizujące potencjalne miejsca automatyzacji.
Wszystko po to, by przekazywana dokumentacja była zrozumiała dla pracowników biznesowych. Dokumentacja przekazywana jest w dokumentach oraz (opcjonalnie) w ramach platformy WWW. Przekazanie następuje wraz z omówieniem – instruujemy jak czytać diagramy. Całość zatwierdzana jest z pracownikami Klienta biorącymi udział w analizie, zanim zaczniemy przygotowywanie koncepcji dla docelowego systemu. Musimy mieć pewność, że uzyskany obraz firmy jest prawdziwy.

mapowanie procesu
mapowanie procesu

Krok 2.

Analiza możliwości technologicznych

Równolegle do analizy procesów danej firmy, analizujemy też potencjalne dostępne na rynku rozwiązania informatyczne, spełniające wstępną wizję klienta.
Jeśli Klient posiada wstępnie wybrane rozwiązania informatyczne – możemy podjąć dialog z dostawcami i w budowanej koncepcji uwzględnić możliwości konkretnych preferowanych rozwiązań.

Posiadamy także własną bazę wymagań stawianych rozwiązaniom informatycznym poszczególnych klas. Wszystko po to, by zaprojektować procesy docelowe używając maksimum funkcji których dziś oczekiwać można od systemów informatycznych.

Opcjonalnie, prowadzimy także e-ankietę potrzeb i sugestii wśród docelowych użytkowników systemu – by poznać ich cenne zdanie i ukryte potrzeby.

Jeśli system wdrażany jest w ramach dofinansowania ze środków UE, budując  koncepcję docelowych procesów i systemu uwzględnimy cele i wymagania wynikające z wniosku o dofinansowanie.

Krok 3.

Przygotowanie koncepcji docelowej

Na bazie wyników analizy procesów, ankiet i danych o możliwościach systemów znajdujących się na rynku, przygotowujemy koncepcję funkcjonowania docelowego rozwiązania. W naszej pracy nie ograniczamy się jedynie do zmian procesowych wynikających z samej możliwości wdrożenia systemu – zauważamy marnotrawstwa w pracy, które należy wyeliminować niezależnie od pojawienia się systemu np:

  • Użycie papieru i obiegu dokumentacji papierowej
  • Ręczne przeszukiwanie wielu zbiorów danych i archiwów (zamiast informacji kontekstowej)
  • Zbyt niskie limity akceptacyjne w procesie decyzyjnym
  • Ręczne prowadzenie rejestrów dokumentacji
  • Nadmiarowa komunikacja związana z ustalaniem statusu spraw, ręczna kontrola postępów
  • Ręczne przygotowywanie raportów i zestawień

Ponadto, kładziemy nacisk na integrację systemu z innymi systemami oraz kontrahentami naszego Klienta. Koncepcja jest omawiana i zatwierdzana z Klientem.

Wdrażany system ma od razu wspierać optymalne
procesy, a nie być tylko nowym narzędziem działającym
w stary sposób.
mapowanie procesu
mapowanie procesu

Krok 4.

Dokumentacja procesów TOBE i tabela wymagań

Do zatwierdzonej koncepcji tworzymy dokumentację procesów „TO BE”, w których umiejscawiamy docelowy system informatyczny.

Stosujemy popularną notację BPMN oraz kolory ułatwiające identyfikację miejsca, w którym w procesie występuje projektowany system. Dokumentacja budowana jest w dedykowanych narzędziach modelowania procesów.

Obok diagramów przebiegu procesów, kładziemy nacisk na część opisową zawierającą uszczegółowiony opis tego, co ma być wykonywane w ramach kluczowych kroków procesu. Do dokumentacji dołączamy katalog zidentyfikowanych wcześniej wzorców dokumentów i komunikacji, a także podstawowe słowniki (np. statusy dokumentów, rodzaje pracowników etc.).

Wszystko po to, by ułatwić przekazywanie wiedzy dostawcy systemu na etapie jego wdrażania (co ma pozytywny wpływ na koszty wdrożenia) oraz weryfikacji wdrożenia na etapie testów.

Obok dokumentacji procesów, tworzymy bazową „Tabele wymagań” stawianych wobec docelowego systemu. W tabeli – obok wymagań wynikających z przebiegu procesu, umiejscawiamy wymagania dotyczące integracji, założenia do polityki uprawnień czy ergonomii. Dzięki temu Klient zyskuje materiał dla przeprowadzenia zapytania ofertowego i porównania systemów.

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi.

  • Dokumentacja procesów ASIS
  • Katalog używanych dokumentów
  • Analiza rozwiązań
  • Ankieta potrzeb użytkowników
  • Koncepcja rozwiązania
  • Dokumentacja procesów TOBE
  • Tabela wymagań

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu

Wsparcie po realizacji usługi

Posiadamy zaplecze i kompetencje by wspierać naszych klientów we wdrażaniu systemu poprzez następujące usługi:

  • Tworzenie szczegółowych analiz systemowych opisujących ogół zmian do wykonania w poszczególnych systemach IT, których zaproponowane usprawnienia dotyczą
  • Wsparcie firm w doborze dostawcy systemu, w tym przegląd rozwiązań na rynku, stworzenie tabeli wymagań przetargowych, wsparcie w ocenie dostawców
  • Wsparcie w negocjacjach z oferentami, w tym w zakresie zapisów umowy wdrożeniowej i serwisowej
  • Nadzór autorski nad wdrożeniem systemu, w tym analiza projektów przygotowanych przez dostawcę, testy uruchomieniowe, nadzór nad strategią integracji między systemami
  • Realizacja pakietu szkoleń dla pracowników Klienta zaangażowanych we wdrażanie systemu
  • Stworzenie procedur i instrukcji dla usprawnionych procesów, w tym instrukcji na okres przejściowy (np. dokumenty FAQ, materiały szkoleniowe) ułatwiających wdrożenie nowego sposobu pracy wraz z wdrożeniem systemu.

Po realizacji pierwszego projektu dajemy klientowi swobodny wybór, czy zdecyduje się samodzielnie wdrażać system, czy skorzysta z naszego wsparcia.

Uzyskiwane korzyści

  • Wykorzystanie potencjału oferowanych na rynku rozwiązań – wdrożenie procesów „na miarę czasów”, a nie odwzorowujących jedynie obecny schemat działania
  • Obiektywne zaprojektowanie optymalnej koncepcji działania po wdrożeniu systemu – nie skrzywione preferencjami dostawcy oprogramowania
  • Obiektywność w wyborze systemu wg jasnych, z góry nazwanych kryteriów. Możliwość mierzalnego porównania ofert dostawców wg spójnej tabeli spełnienia wymagań
  • Ograniczenie kosztów zebrania ofert, prowadzenia prac projektowych i wdrożeniowych – dzięki wykorzystaniu powstałej w projekcie dokumentacji
  • Skrócenie czasu wyboru systemu i późniejszego wdrożenia – dzięki kompetencjom zewnętrznego konsultanta wywierającego presję na całym zespole

Zakup systemem poprzedzony modelowaniem procesów
istotnie ogranicza koszty wdrażanego rozwiązania:

zamiast zakupu „wszystkomającej”
konfiguracji, kupowane są tylko te
moduły, które firma faktycznie
wykorzysta.

Nasze standardy

Zdefiniowaliśmy i wdrożyliśmy autorski standard najwyższej jakości usług doradczych. Opisywana usługa spełnia rygorystyczne kryteria tego standardu.

analiza procesów biznesowych