Optymalizacja procesów raportowanie, biblioteka raportów 

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Niemal każda większa firma boryka się z problemem raportów. Dostarczane dane są często zakłamane lub zawierają niezweryfikowane informacje. Forma prezentacji – nieczytelna. Raportów jest zbyt dużo. Niektóre nie są w ogóle przeglądane. Różni pracownicy w różny sposób interpretują prezentowane dane. W dodatku – różni menadżerowie zapytani o te same informacje podają inne wartości pochodzące z różnych raportów. Na koniec jeszcze, raportowana informacja trafia zbyt późno (często gdy już jest nieaktualna) i kosztuje bardzo dużo pracy by ją przygotować. Nasza usługa pozwala wyeliminować wskazane wyżej problemy.

Zarząd i menadżerowie mają na czas otrzymywać spójne informacje, jednakowo zrozumiałe dla wszystkich. Dodatkowo, dziać ma się to w taki sposób, by przygotowanie raportu nie angażowało zbyt wielu pracowników.

Na czym polega usługa

W wyniku usługi szczegółowo analizujemy potrzeby informacyjne menadżerów. Jednym z pierwszych kroków jest weryfikacja, jakie informację w ogóle są potrzebne. Potem – dla raportów które przetrwały – analizujemy proces w jaki raporty są przygotowywane. Na tym etapie eliminujemy dublowanie tych samych przeliczeń przez wielu pracowników. Wprowadzamy automaty. Eliminujemy także niespójności i błędy danych w systemach źródłowych – które są przyczyną  większości problemów przy tworzeniu raportów. Na koniec uświadamiamy menadżerów z tego, jak interpretować otrzymywane dane. Całoś realizowana jest z dużym dodatkiem know how – doradzamy jak patrzeć na biznes i na jakie wskaźniki warto zwracać uwagę.

Trudno uwierzyć, jak często w firmach tworzone są raporty „dla zarządu”, których nikt z zarządu nie czyta. Ich koncepcje powstały „dwa zarządy temu”, natomiast nowy zarząd ma inne cele i wyznaczył nowe raporty. Najgorsze jest to, że ich tworzenie angażuje bardzo dużo czasu…

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu.

Krok 1.

Rewizja potrzeb raportowych

Dużą bolączką firm w zakresie raportów jest często ich nadmiar. Projekt usprawnienia procesów informacyjnych / raportowych rozpoczynamy od weryfikacji potrzeb. Tym samym, nie optymalizujemy przygotowania i nie eliminujemy błędów z tych raportów, które na starcie w ogóle można uznać za niepotrzebne. Rewizja potrzeb raportowych sprawdza się do:

  • ankiety w zakresie przygotowywanych raportów prowadzonej z ich autorami (np. kontroling, finanse, księgowość, kadry)
  • pogłębienia wyników ankiety w formie wywiadu – ustalenie zakresu przygotowywanych raportów, ich odbiorców
  • przeprowadzenia ankiety dotyczącej otrzymywanych raportów u odbiorców raportów – weryfikacja potrzebności, identyfikacja problemów i oczekiwań z perspektywy odbiorców
  • pogłębienia wyników ankiety na bazie wywiadu z odbiorcami raportów.

W wyniku tworzony jest Rejestr raportów, zawierający informacje o obecnie tworzonych raportach, problemach z ich tworzeniem, oczekiwaniach w zakresie zmian raportów oraz nowych potrzebach informacyjnych. W prosty sposób, rejestr prezentuje raporty, do których wykorzystania nikt się nie przyznaje (kandydaci na usunięcie). Rejestr uzupełniany jest o sugestie raportowe wynikające z doświadczenia Nova Praxis i w całości omawiany z menadżerami, dla wybrania priorytetu dalszych działań.

mbo
mbo

Krok 2.

Mapowanie procesu raportowego AS IS

W drugim kroku, dla wybranych raportów prowadzona jest pogłębiona analiza mająca na celu poznanie procesu powstawania raportu. Ustalane są:

  • źródła danych (systemy, bazy, pliki, źródła zewnętrzne)
  • metody przetwarzania
  • metody weryfikacji danych
  • narzędzia pomocnicze (np. szablony Excel) wykorzystywane do przygotowania raportów

Przy tej okazji identyfikowane są problemy związane z tworzeniem raportów – błędy z niespójnością danych pomiędzy źródłami lub błędy merytoryczne w danych znajdujących się w źródłach. Równolegle prowadzona jest analiza raportów od strony ich odbiorców – jest to pogłębienie wyników ankiety z kroku 1, pod kątem:

  • miejsc w których identyfikują oni błędy
  • oczekiwań w zakresie większej syntezy informacji (przekazywania na raporcie wniosku / komentarza, a nie surowych danych
  • braku zrozumienia / interpretacji pewnych treści
  • oczekiwań w zakresie dodatkowych informacji
  • oczekiwań w zakresie formy (np. wyróżnienie kolorem niepokojących danych)

Całość zestawiana jest w formie Dokumentacji procesów raportowych (uproszona notacja, adekwatna do potrzeb) oraz Raportu problemów i oczekiwań.

Krok 3.

Opracowanie docelowej struktury raportów

Jest to kluczowy krok usługi, w ramach którego projektowana jest docelowa architektura informacji zarządczej. W ramach etapu:

  • definiowane tzw. „master data” – systemy i bazy informacji nadrzędnych, w których znajdują się dane pierwotne i najbardziej aktualne
  • tworzona jest mapa przepływu informacji – diagram pokazujący, jak tworzone mają być wybrane raporty, z których źródeł danych będą korzystać, a w jakim zakresie będą korzystać z informacji przetworzonych w procesie tworzenia innych raportów. Pozwala to zachować późniejszą spójność danych między różnymi raportami. Co więcej – radykalnie ogranicza koszty tworzenia kolejnych raportów dzięki wykorzystaniu informacji raz zebranych
  • tworzona jest „Księga raportów” – dokument opisujący zakres poszczególnych raportów, ich częstotliwość, odbiorców/ uprawnienia, parametry wejściowe itd. oraz osoby odpowiedzialne za ich dostarczanie
  • definiowane są pojęcia i wskaźniki (np. „co jest rozumiane jako marża I”, oraz „które ryzyka klasyfikowane są jako rezerwy”)
  • definiowane są podstawowe wymiary określające prowadzony przez firmę biznes (np. kluczowy słownik działów, MPK, linii biznesowych, typów kosztów, typów ryzyk, typów rezerw, typów projektów etc.). Są one niezwykle istotne dla późniejszej spójności danych – muszą zostać zaimplementowane we wszystkich systemach w których zbieranym danym nadawane są atrybuty.
mapowanie procesu
mbo

Krok 4.

Wdrożenie usprawnień

Finalnym elementem projektu jest wdrożenie usprawnień do procesu tworzenia raportów. Wykonujemy zmiany w narzędziach wspierających raportowanie:

  • dopilnowujemy uporządkowania słowników w systemach
  • zabezpieczamy pliki excel używane do zbierania danych – wprowadzamy kodyfikację wartości i synchronizację słowników
  • tworzymy makra VBA
  • pomagamy działowi IT w pozyskaniu przygotowaniu odpowiednich dla dalszego przetwarzania „zrzutów danych” z systemów źródłowych
  • opcjonalnie, tworzymy roboty (RPA) automatyzujace proces pobierania danych z systemów i tworzenia na ich bazie raportów.

Uczestnicy procesów są szkoleni (w trybie warsztatowym) z nowego schematu przetwarzania danych. Kładziemy także nacisk na to, by osoby przygotowujące raport dokonywały interpretacji wyników – pod kątem wychwycenia ewentualnego błędu, jak i nadania odpowiedniego wyjaśnienia dla zauważonych anomalii. Weryfikujemy uzyskane rezultaty, pomagamy wyeliminować błędy z procesu generowania raportów, uzyskujemy „feedback” od odbiorców raportów i pomagamy wdrożyć ostatnie korekty.

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi

  • Rejestr raportów AS IS
  • Dokumentacja procesów raportowych
  • Raport problemów i oczekiwań
  • Mapa przepływu informacji TO BE
  • Definicje pojęć i katalog słowników
  • Bazy danych „master data”
  • Księga raportów TO BE
  • Narzędzia i formularze usprawniające tworzenie docelowych raportów

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu

Wsparcie po realizacji usługi

Szkolenia dla menadżerów

Posiadamy w ofercie szkolenie przekazujące menadżerom przydatną wiedzę kontrolingową i finansową. Jest ona bardzo pomocna przy analizie raportów i interpretacji danych.

Wdrożenia baz wiedzy

Informacje zarządcze i raportowy to nie jedyna wiedza, z którą firmy mają kłopot. W dobie zalewu informacyjnego, firmy mają problem z dostępem do odpowiednio sklasyfikowanej wiedzy organizacyjnej stanowiącej cenny „know how” organizacji. Posiadamy w ofercie usługę wsparcia we wdrażaniu baz wiedzy porządkujących ten proces.

Uzyskiwane korzyści

Poniżej prezentujemy korzyści uzyskiwane z realizacji projektu:

  • Eliminacja niespójności danych pomiędzy raportami – raporty bazują na tych samych źródłach i jeśli dotyczą tych samych informacji, pokazują takie same dane
  • Mówienie jednolitym językiem o tych samych faktach – różne osoby patrzące na te same dane widzą to samo
  • Skrócenie czasu dostarczania raportów dla menadżerów
  • Ograniczenie kosztu przygotowywania raportów
  • Ograniczenie błędów w raportach – już od samego źródła
  • Wzrost świadomości menadżerów w zakresie rozumienia wskaźników
  • Lepiej sprecyzowana informacja zarządcza – zamiast tony liczb, kluczowe wskaźniki dostępne „od pierwszego spojrzenia” podkreślone kolorem w razie potrzeby eskalacji.
mbo

Nasze standardy

Zdefiniowaliśmy i wdrożyliśmy autorski standard najwyższej jakości usług doradczych. Opisywana usługa spełnia rygorystyczne kryteria tego standardu.

analiza procesów biznesowych