Optymalizacja kosztów z wykorzystaniem Lean Management

W wielu firmach panuje błędne przekonanie, że praca w działach backoffice (księgowość, kadry, administracja, recepcja, biuro obsługi klienta, biuro zarządu, etc.) nie jest skomplikowana i da się w prosty sposób zoptymalizować. Tymczasem,  optymalizacja kosztów działów backoffice, jako działów wspierających biznes, w  wielu przypadkach wiąże się z koniecznością wprowadzania zmian w funkcjonowaniu zarówno samych działów backoffice, jak i innych działów w firmie. Zastosowanie rozwiązań z lean management w biurze daje możliwość znalezienia szybko miejsc, które wymagają optymalizacji, warto skupić się na kilku grupach marnotrawstw charakterystycznych dla pracy w biurze:

  • oczekiwanie (np: czekanie na instrukcje, nadmierny proces decyzyjny)
  • nadmierne przetwarzanie (np: przepisywanie danych, ponawianie pracy wykonanej wcześniej)
  • nadmierny transport (np: organizacja pracy zmuszająca do nadmiernego przemieszczania się)
  • nadmierny ruch ( np: wyszukiwanie informacji, wielokrotne przełączanie się pomiędzy ekranami aplikacji, brak mechanizmów usprawniających przenoszenie danych między aplikacjami, przepisywanie danych między systemami)
  • błędy w pracy (ignorowanie błędów innych, samoczynne ich naprawianie zamiast ich zapobieganiu u źródła, wprowadzenie procedur i instrukcji, które zapobiegną sytuacjom)
  • niewykorzystany potencjał ludzi (stworzenie mechanizmów, w których ludzie będą mogli podzielić się swoimi pomysłami na usprawnienia).

 

Przekrojowa analiza procesu
Posiadamy własną metodykę TAM (ang. Total Activity Management) opartą o szukanie oszczędności na styku między działami. Pozwala ona precyzyjnie określić miejsca marnotrawstw oraz ustalić ich koszt w ujęciu miesięcznym. 

Oszczędności mogą wynieść nawet ..

20%

Przykłady optymalizacji kosztów z wykorzystaniem pomiaru procesów

Wykorzystanie wyników z analizy i pomiaru procesów przez dużą firmę handlowo-usługową
 Zidentyfikowany problem początkowy:  zbyt rozrośnięte działy backoffice w firmie;
  • Poczynione działania przed pomiarem procesów: 
    • wprowadzenie procedur w działach backoffice,
    • zaplanowanie wdrożenia nowego systemu ERP;
  • Zdiagnozowany problem w wyniku pomiaru procesów: 
    • w firmie utworzyły się tzw. silosy w strukturach backoffice (każdy z działów funkcjonował bardzo sprawnie),
    • nadmierne przetwarzanie polegające na tym iż każdy z działów sprawdzał po poprzednim dziale każdy jeden dokument aby mieć pewność, że w swoim dziale nie będzie pomyłki,
  • Rozwiązanie: 
    • zostały opracowane rekomendacje związane ze zmianami na styku działów,
    • opracowano mapy procesów,
    • w miejsce kosztownego systemu ERP wdrożono szereg procedur,
    • dokonano przesunięć czynności między działami aby uniknąć dublowania zadań
    • dopiero po uporządkowaniu procesów zdefiniowano na nowo wymagania dla systemu ERP
optymalizacja kosztów w firmie
Wynik z pomiaru procesów, wskazuje że blisko ponad 40% oszczędności da się z realizować z wykorzystaniem zmian wewnątrz działów, bez potrzeby wdrażania nowych systemów. 
Wykorzystanie wyników pomiaru do analizy powiązań między działami  
  • Zidentyfikowany problem początkowy: wysokie koszty procesów wspierających
  • Poczynione działania:  zastosowanie zasad Lean management w biurze do identyfikacji „marnotrawstw”
  • Zdiagnozowane problemy po pomiarze procesów: 
    • braku komunikacji między działami – działy ustalają własne procedury w tych samych obszarach, stąd było niepotrzebne przesyłanie dokumentów, nadmierne elementy decyzjne
    • braku zaufania do pracy innych – działy „wolą sprawdzać pracę samodzielnie”, zamiast wymagać poprawy jakości od właściwych dostawców usług
    • brak osób odpowiedzialnych za poszczególne procesy 
    • zadania były źle sprecyzowane  i powodowały „duplikację pracy” w różnych działach
  • Rozwiązanie: identyfikacja „marnotrawstw” i ustalenie nowych przebiegów procesów z uwzględnieniem precyzyjnego podziału zadań między działami.
Powyższy diagram ukazuje mechanizm tzw. silosów w poszczególnych działach poprzez dublowanie zadań.
mapowanie procesów
Wykorzystanie wyników pomiaru do wyliczenia rzeczywistego narzutu kosztów dla jednostek biznesowych
  • Zidentyfikowany problem początkowy: niska rentowność określonych grup produktowych po wprowadzeniu nowych produktów
  • Poczynione działania: tworzenie kluczy rozliczeniowych, ale one nie odzwierciedlały rzeczywistych zmian w strukturze produktów
  • Rozwiązanie: 
    • Zmierzenie realnego zaangażowania poszczególnych działów w proces sprzedaży dla każdej grupy produktowej
    • Porównanie z obecnym modelem rozliczeniowym i dokonanie korekt przy wyliczeniach marży dla poszczególnych grup produktowych. W konsekwencji zmiana strategii sprzedaży.
    • Niewykorzystany potencjał ludzi doprowadził do strat w modelu sprzedażu
    • Wykonanie pomiaru procesów pozwoliło na  obiektywną ocenę rzeczywistej efektywności biznesowej poszczególnych jednostek
mapowanie procesu
Zmiany w strukutrze produktów, nowe usługi mają wpływ na wyliczenia kluczy podziału kosztów na jednostki biznesowe. Im większa firma, tym większy wpływ działów backoffice na marżę . 

Pozostałe korzyści

  • Dostrzeganie roli działów backoffice w firmie
  • Dla zbalansowania presji na utylizację w działach administracyjnych  – akceptacja zaraportowanych kosztów przez biznesowych odbiorców usług
  • Możliwość zdefiniowania jasnych celów dla menadżerów backoffice w zakresie optymalizacji kosztu – możliwość obiektywnego pomiaru procesów
  • Możliwość śledzenia kosztu usług wzajemnie między działami backoffice – koszty pracownika działu A poświęcone na rzecz działu B 
  • Ujawnienie rzeczywistych powodów wzrostu kosztów w działach backoffice -często niegospodarność w innych działach ma duży wpływ na obsługę wyjątków 
  • Działy backoffice generują ogromną ilość raportów i zestawień często w Excel – analiza procesów pozwala określić źródła danych i wykonać makra, które dużą część pracy potrafią zautomatyzować
Wykres procentowego wyliczania realizacji celu w firmie

Aby zwiększyć skuteczność działań związanych z optymalizacją procesów rekomendujemy wdrożenie zarządzania przez cele oraz stały pomiar wskaźników KPI …

Od czego zacząć?

 

Zastosowanie rozwiązań Lean Management w biurze jest uzależnione od skali oczekiwanej optymalizacji (wybrane zagadnienie, cały dział, cała firma). Metodyka Lean Management została opracowana na potrzeby  usprawnienia działów produkcyjnych, natomiast pewne elementy można zaadoptować do zmian w firmach usługowych gdzie przeważa praca biurowa. Równie ważne co zakres oczekiwanej optymalizacji jest sam wyzwalacz do przeprowadzenia zmian w organizacji firmy.

Dlatego oferując firmie kompleksowe rozwiązanie dobieramy jedną z naszych usług do Państwa potrzeb i oczekiwań co do zakresu optymalizacji, w tym:

 

mapa procesów

Dlaczego warto nam zaufać?

 

  • Mamy wieloletnie doświadczenie w optymalizacji procesów biznesowych zrealizowaną w firmach z różnych branż, min. firmy produkcyjne, duże działy wsparcia w korporacjach, firmy informatyczne, firmy usługowe, firmy informatyczne, kancelarie prawne, biura rachunkowe.
  • Mamy świadomość wewnętrznych ograniczeń w firmach, dlatego proponujemy realne rozwiązania
  • Posiadamy własną metodykę pomiaru procesów, która ukazuje najkosztowniejsze miejsca obsługi procesów
  • Łączymy wiedzę z menadżerskim doświadczeniem w prowadzeniu oraz zarządzaniu biznesem
  • Nasze doświadczenie pozwala nam szybko uchwycić specyfikę każdej firmy – nawet o najbardziej nietypowym działaniu
  • Przeprowadziliśmy kilkadziesiąt projektów optymalizacji procesów
  • Przebadaliśmy ponad 950 tys. godzin pracy
optymalizacja kosztów