Viewing posts categorised under: Bez kategorii

Optymalizacja kosztów pracy

Bez kategorii / 05.08.2015

Procesy w biznesie

Optymalizacja kosztów pracy w firmie

Nasza koncepcja

Optymalizacja kosztów pracy może być osiągana na wiele sposobów. W naszej koncepcji skupiamy się na wykonywanych przez pracowników czynnościach – eliminujemy te niepotrzebne i poprawiamy sposób wykonywania najkosztowniejszych zadań (m. in. przez zmianę procesów / wdrożenie systemów informatycznych).
Kluczem do optymalizacji kosztów i czynności jest ich pomiar. W naszym podejściu zamiast skomplikowanych systemów workflow / BPM do pomiaru wdrażamy kompleksowy system rejestracji czasu pracy zgodny z metodyką „Total Activities Management” (TAM).

Kluczowe cechy wyróżniające nasze podejście:

  • Podczas wdrożenia definiujemy listę zadań w formie „mapy działalności i czynności”, która definiuje jakie działania mogą być w firmie (dziale) wykonywane
  • Uzupełniamy zidentyfikowane działalności szeregiem atrybutów, dzięki którym uzyskane wyniki będzie można odpowiednio sklasyfikować
  • Pracownicy obligowani są do raportowania czasu pracy – wskazując na zadania ze zdefiniowanej wcześniej „mapy działalności i czynności”
  • Pracownicy raportują cały swój czas pracy – od przyjścia do wyjścia z firmy
  • Wdrożenie obejmuje jednocześnie kilka działów, które ze sobą współpracują, a więc sporą część pracowników
  • Mierzymy czas także czynności pobocznych, a nie tylko ten poświęcony na projekty

Dzięki wykorzystaniu metodyki TAM wady związane z rejestracją czasu pracy zostają ograniczone do minimum, gdyż wskazuje się konkretne osoby biorące na siebie odpowiedzialność za koszt „projektów”, na które składane są raporty pracy. W rezultacie same raporty są bardziej obiektywne, bo raportowane koszty weryfikowane są u źródeł przez odpowiedzialne za nie osoby.
Prowadzimy nie tylko prace analityczne i doradcze, ale wprowadzamy również system rejestracji czasu pracy i szkolimy pracowników z reguł metodyki „TAM”. Każda optymalizacja kosztów pracy realizowana jest więc kompleksowo.
Dzięki zebranym informacjom i danym jesteśmy też w stanie przedstawić dodatkowe sugestie, obejmujące na przykład wprowadzenie systemów informatycznych, przemodelowanie procedur i procesów wewnętrznych, czy też zmianę zakresu obowiązków części pracowników.
Jako rozwiązanie do rejestracji czasu pracy rekomendujemy system RCP Belgijskiej firmy BeeBole, której jesteśmy partnerem biznesowym na terenie Polski.

Schemat optymalizacji kosztów
Metodyka „Total Activities management” (TAM) przekształca „rejestrację czasu pracy” z prostego narzędzia wsparcia kierownika na poziom systemu monitoringu i optymalizacji czasu pracy, którego rezultaty adresowane są dla Zarządów firm.
Różnice w metodyce optymalizacji kosztów

Zwykły „Timesheet”                          Metodyka TAM

 

Kiedy stosować

Z naszych statystyk wynika, że przez około 10% czasu pracy pracownicy niezwykle ciężko pracują nad tematami, których nie powinni robić.
10%
  • pracownicy są zawsze mocno zajęci, nie wiadomo jednak czym
  • uruchamiane projekty wewnętrzne i organizacyjne trwają w nieskończoność
  • praca realizowana jest ręcznie (bez narzędzi IT), pomimo iż jest powtarzalna
  • działy nie mają zaufania do pracy innych działów – realizują „cudzą pracę” we własnym zakresie
  • duża liczba kłopotliwych procedur, nakłady na ich realizację nie mają uzasadnienia w korzyściach ze stosowania procedury
  • pracownicy spędzają dużo czasu na wieloosobowych spotkaniach
Optymalizacja kosztów pracy wg metodyki TAM sprawdza się zarówno w środowisku projektowym, jak i w firmach działających wg powtarzalnych procesów, a także w organizacjach o naturze mieszanej.
 

Przykładowe efekty korzystania z optymalizacji kosztów w firmie

Pracownicy sami optymalizują swój czas pracy
 Ścisła ewidencja czasu pracy per każde zadanie
+
Jednoznaczne osoby odpowiedzialne za koszty zadań (projektów)
=
Liderzy zadań samodzielnie ograniczają zaangażowanie innych pracowników do naprawdę potrzebnego!
Tabela optymalizacji czasu pracy
Efektywnie zarządzaj projektem
Optymalizacja kosztu ofertowania

Monitorowanie czasu pracy nad ofertami osiągane dzięki TAM rozszerza klasyczne podejście do analizy skuteczności procesu ofertowego:

  • wysoka ilość ofert odrzuconych przez Klienta nie jest problemem samym w sobie, jeśli oferty są szablonowe i proste do realizacji
  • problemem są dopiero wysokie nakłady na ofertyzację przy niskiej skuteczności
Optymalizacja ofertowania

Przypisanie odpowiedzialności za koszt pracy nad przygotowywaniem ofert do inicjującego oferty menadżera sprzedaży powoduje, że optymalizuje on nakłady na proces ofertowy.

Menadżer rezygnuje z tematów, wymagających sporych nakładów przy małej szansie wygrania.

Optymalizacja kosztów ofertowania
Identyfikacja problematycznych czynności

Odpowiednia organizacja „mapy raportowanych zadań” pozwala analizować rodzaje elementarnych czynności wykonywanych przez pracowników.
Metodyka TAM pozwala na syntezę kosztu czynności nie tylko w ramach 1 projektu, ale całego działu, a nawet całej firmy!

Załączony obok przykładowy wykres rozkładu czasu pracy prezentuje, iż zaskakująco dużo czasu pracownicy poświęcają na nieefektywny system informatyczny – pole do optymalizacji kosztów.

Optymalizacja czasu pracy według czynności
Śledzenie utylizacji pracowniczej

Monitorowanie każdej aktywności pozwala na bieżąco mierzyć utylizację pracowników – tj. stosunek ilości godzin „produktywnie sprzedanych” do ilości łącznych godzin, którymi pracownicy dysponują.

Utylizacja mierzona jest na poziomie całej firmy, jak i poszczególnych zespołów (możliwość porównania skuteczności zarządzania poszczególnych menadżerów i wdrożenie optymalizacji).

Możliwa jest analiza „w głąb” – ustalenie jakie rodzaje aktywności obniżają utylizację.

Optymalizacja czasu pracy według działań
 

Pozostałe korzyści

  • Możliwość śledzenia nakładów na obsługę gwarancyjną poszczególnych produktów, z analizą wpływu wypuszczenia nowej wersji produktu na koszty gwarancji
  • Optymalizacja rozliczeń międzydziałowych przez automatyzację – czynności pracownika działu A poświęcone na rzecz działu B są z natury raportowane
  • Duża świadomość „co robią pracownicy” u przełożonych – wszelkie zadania „wrzucone z boku” (np. konsultacje dla działu handlowego) są natychmiast widoczne
  • Możliwość oceny zachowań poszczególnych pracowników – wykrywanie „odstępstw od średniej” w kosztach raportowanych zadań
  • Automatyzacja w zakresie rozliczeń dodatkowych godzin pracy
  • Baza dla szacowania pracochłonności przyszłych projektów – zapisana historia nakładów na realizację analogicznych zadań w przeszłości
  • Baza dla systemu premiowego opartego o premiowane zadania
  • Wykorzystanie doświadczenia ekspertów NovaPraxis w zakresie identyfikacji miejsc do optymalizacji kosztów i proponowania skutecznych metod poprawy
  • Wgląd w to czym zajmują się menadżerowie (np. planowanie, zarządzanie ryzykiem, coaching etc.)
  • Szybkie, nieangażujące Klienta wdrożenie dające szybkie efekty
Konrad Bajor
Proponowana metodyka minimalizuje niekorzystne zjawisko „przysług po sąsiedzku” – ich koszt „z automatu” staje się kosztem działu, który z przysługi korzysta.
Proponowana metodyka to także narzędzie do zmierzenia efektów dokonanych na jej podstawie optymalizacji kosztów pracy.
 

Co zawiera nasza usługa

Wdrożenie:

  • analiza i opracowanie mapy czynności pod daną firmę
  • dostarczenie skonfigurowanego systemu do rejestracji
  • zbudowanie raportów dla analizy wyników w systemie rejestracji
  • szkolenia dla pracowników i menadżerów
  • raport końcowy – zalecenia optymalizacji kosztów pracy

Wsparcie powdrożeniowe (opcje):

  • aktualizacja map działalności / czynności – stosowanie do nowopojawiających się projektów
  • udzielanie rad pracownikom w zakresie użycia rejestracji czasu pracy
  • przeglądy i optymalizacja zdefiniowanych map czynności – by zawsze odpowiadały aktualnemu stanowi struktury zadań w firmie
  • wnioskowanie z danych, przekazywanie rekomendacji do zmian

Rejestracja czasu pracy może być projektem 1-razowym kończącym się wnioskami dotyczącymi zalecanych optymalizacji kosztów lub ciągłym procesem monitoringu i doskonalenia firmy.

Nie wymagamy zakupu systemu
do rejestracji czasu pracy!

Rekomendowane przez nas rozwiązanie firmy Beebole dostępne jest jako usługa w „chmurze” – klient dokonuje jedynie miesięcznej opłaty za korzystanie, z możliwością rezygnacji w każdym momencie.
Logo BeeBole
Read More >>