Badanie efektywności procesów (KPI efektywności)

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Usługa ma na celu postawienie diagnozy w których miejscach firmy (procesy) kryją się największe koszty. Skupiona jest na kosztach pracy – a więc czasie, jaki pracownicy poświęcają na poszczególne zadania.

Badanie określa czas nie tylko dla podstawowych obowiązków – mierzymy czas (koszty) wszystkiego co przeszkadza w pracy: poprawy błędów po innych, nadmierne akceptacje, oczekiwanie na decyzje, poszukiwanie informacji, kreowanie raportów i wiele innych.

W stosunku do kompleksowej optymalizacji procesów, badanie można przeprowadzić szybko, nie angażując zbytnio pracowników. Uzyskane wyniki powalają nadać priorytety dalszym działaniom optymalizacyjnym – firma zyskuje świadomość gdzie tkwi największy potencjał. Dla tych obszarów można wówczas uruchomić pogłębioną analizę i optymalizacje.

Badanie można wdrożyć w formie stałego pomiaru czasu – buduje to w firmie kulturę „ekologii czasu pracy” – wiedząc ile poszczególne zadania kosztują (oraz że w ogóle one kosztują!) kierownicy zaczynają oszczędzać i eliminować tracony czas, tak samo jak obcinając niepotrzebne zakupy.

Na czym polega usługa

W ramach usługi przygotowujemy i realizujemy szczegółowe badanie czasu pracy ludzi, który mierzony jest w podziale na konkretne procesy i czynności. Jest to jeden z trudniejszych do przeprowadzenia pomiarów – posiadamy do tego jednak autorską metodykę i dedykowane systemy wypożyczane w ramach projektu. Dzięki temu badanie nie angażuje zbytnio pracowników. Kompleksowo obsługujemy proces pomiaru, nadzorując na bieżąco badanych pracowników. Na koniec przedstawiamy kompleksowe opracowanie wyników.

Wyznaczamy standardy na rynku w zakresie pomiaru czasu w procesach biurowych. Robiliśmy to jako jedni z pierwszych na rynku i posiadamy tu dojrzałą metodykę.

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Identyfikacja procesów, przygotowanie pomiaru

Na początku usługi definiujemy rejestr procesów funkcjonujących w badanym obszarze firmy. Rejestr ten tworzony jest wspólnie z pracownikami Klienta w trybie warsztatowym.
Ponadto, budujemy listy czynności na stanowiskach i potencjalne problemy, które stanowią punkt wyjścia do pomiaru procesów. Co ważne – listy te tworzone są przy udziale pracowników – dla każdego stanowiska osobno, z uwzględnieniem indywidualnych zadań pracowniczych.
Prawie 15 lat doświadczenia i autorskiej metodyki pomiaru (Total Activities Management) pozwala nam w taki sposób przygotować pomiar procesów, by w jego wyniku odkryć wszystkie zadania niechciane generujące niepotrzebne koszty – jawne ich nazwanie i zmierzenie zasadniczo wpływa na jakość wniosków po badaniu.
Przed rozpoczęciem pomiaru konfigurujemy systemy pomiarowe, a wszyscy pracownicy objęci pomiarem są szkoleni z zasad pomiaru i jego narzędzi. To pozwala nam zapewnić szczegółowość i poprawność wyników pomiaru.

mapowanie procesów
mapowanie procesów

Krok 2.

Pomiar procesów

Pomiar procesów jest bardzo istotnym elementem naszego projektu. Do pomiaru angażujemy wszystkich pracowników w ramach badanych działów – od asystentów, po kierownictwo.
Dla zachowania jakości pomiaru – cały pomiar jest przez nas codziennie nadzorowany – pracownicy którzy nie uzupełniają ankiet pomiarowych otrzymują natychmiastowe przypomnienia. Dbamy także o szczegółowość składanych raportów. Ze względu na niską powtarzalność procesów w biurach – pomiar trwa zazwyczaj przez okres 1-2 miesięcy.
Bardzo ważny jest dla nas komfort pracowników – nasza metodyka i ergonomia dbają o to, by pomiar angażował pracowników nie więcej niż 5 minut dziennie!
Równocześnie dbamy o to, by dane były szczere i prawdziwe – nasza metodyka zabezpiecza wiarygodność metodą 7 elementów. Dzięki temu pracownicy nie mają obaw przed przekazaniem prawdziwych danych.
Posiadamy kilka niezależnych narzędzi pomiaru (aplikacje mobilne handlowców, narzędzia tabletowe dla pracowników bez komputera, aplikacje WWW), zależne od specyfiki.
Dla wygody klienta – wszelkie narzędzia pomiaru wypożyczamy na okres pomiaru.

Krok 3.

Analiza danych i opracowanie Raportu z pomiaru

Wyniki badania bazują na danych uzyskanych z pomiaru procesów. Przed przygotowaniem wyników, dane z pomiaru przetwarzane są dzięki autorskim narzędziom analizy i poprawy danych. W tym kroku:

  • Pozyskujemy informacje ilościowe (mierniki procesów / KPI) o mierzonych procesach (np. ilość zaksięgowanych faktur) i łączymy z danymi o czasie z pomiaru
  • Uzupełniamy dane na temat czasu o stawki godzinowe poszczególnych pracowników wyliczone na bazie wynagrodzeń. Pozwala to ocenić procesy nie tylko pod kątem godzin, ale rzeczywistego kosztu
  • Weryfikujemy jakość danych, uzupełniamy brakujące dane i korygujemy wychwycone błędy

Dopiero na ten bazie opracowywane są wyniki badania.
Wyniki przekazywane są w postaci gotowego „Raportu z badania” zawierającego szereg zestawień tematycznych np.:

  • Najkosztowniejsze procesy i czynności
  • Nieefektywne zadania o największym koszcie (globalnie, w danym dziale, danej osoby)
  • Skala nadgodzin w poszczególnych działach
  • Skala współpracy między działami

Dodatkowo, przekazujemy Klientowi uproszczone Karty stanowiskowe pracowników, obrazujące kluczowe procesy i czynności wykonywane przez poszczególne stanowiska objęte badaniem.

Obok raportu, Klient otrzymuje od nas komplet danych źródłowych z pomiaru umożliwiających samodzielne analizy

Opcja:

Stały pomiar procesów

Badanie efektywności procesów można na stałe wpleść w kulturę organizacyjną firmy.
W takim wariancie, tworzona przez nas konfiguracja systemu pomiaru jest nieco prostsza, by na dłuższą metę nie obciążać zbytnio pracowników.

Usługa jest przez nas w pełni nadzorowana jak w przypadku pomiaru 1-razowego. Na cały okres pomiaru udostępniamy narzędzia pomiarowe. W wariancie tym dodatkowo:

  • Na bieżąco korygujemy konfigurację systemu pomiaru – dodajemy nowych użytkowników, przydzielamy zadania i projekty
  • Realizujemy okresowe przeglądy map procesów i czynności, by dostosowywać mierzone elementy do nowych zadań
  • Regularnie przygotowujemy Raporty z pomiaru – dla podsumowania każdego miesiąca i porównania miesięcy między sobą (trendy).

Opcjonalnie, w ramach usługi udostępniamy narzędzia analityczne WWW do analizy wyników.

Stały pomiar procesów dostarcza codziennie nowe dane o miernikach efektywności procesów, które mogą być analizowane w systemach Business Intelligence i uzupełniać klasyczne KPI procesowe.

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi. 

  • Rejestr procesów (wynik identyfikacji procesów)
  • Mapy procesów i czynności dla poszczególnych stanowisk pracy
  • Raport końcowy – podsumowanie wyników przeprowadzonego badania (w przypadku pomiaru stałego – dostarczany co miesiąc)
  • Prezentacja raportu dla kierownictwa
  • Źródłowe dane z pomiaru
  • Opcja: Uproszczone karty stanowiskowe

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

Nasza usługa nie jest „wymierzona” w efektywność pracowników. Czas pracy sumowany jest na poziomie procesów i zadań. Wiemy, że za nieefektywność odpowiada głównie zły proces, a nie pracownicy.
mapowanie procesu

Wsparcie po realizacji usługi

Badanie efektywności procesów jest pierwszym istotnym krokiem na drodze do optymalizacji firmy. Posiadamy ofertę usług bazujących na wynikach badania efektywności, w ramach których opracowujemy metody optymalizacji i wdrażamy usprawnienia

Pomiar procesów i pełna optymalizacja

Badanie efektywności może być ujęte w pakiecie optymalizacji procesów pod kątem efektywności. W takim przypadku, procesy obok pomiaru podlegają szczegółowej analizie i mapowaniu. W wyniku projektu, przygotowujemy konkretne raporty usprawnień – przepis na optymalizację firmy.

Optymalizacja efektywności sprzedaży

Badanie efektywności może być użyte jako składowa usługi optymalizującej efektywność procesów sprzedażowych. Dane wykorzystywane są do stworzenia tzw. „profilu handlowcy doskonałego”, który poświęca swój czas na zadania najlepiej konwertujące się na sukces sprzedaży

Badanie rentowności produktów i usług

Dane z pomiaru procesów wykorzystuje się do precyzyjnego określenia kosztu poszczególnych produktów i oferowanych przez firmę usług. Usługa pozwala zmierzyć nie tylko koszty bezpośrednie, ale też koszty sprzedaży, serwisu i zaplecza danego produktu.

Modelowanie struktury organizacyjnej

Dane z pomiaru procesów mogą być wykorzystane w usłudze modelowania struktury organizacyjnej firmy, dobranej w taki sposób, by optymalnie wspierała realizowane procesy

Uzyskiwane korzyści

Badanie efektywności – jednorazowe
  • Skala czasu poświęcanego na zadania bezproduktywne (np. poprawa błędów, pozyskiwanie brakujących informacji)
  • Koszty braku zintegrowanego systemu – koszty przepisywania danych, poszukiwania informacji w wielu źródłach
  • Koszty nadmiernej rotacji – czas poświęcany na uczenie się nowych pracowników i coaching ze strony starych pracowników
  • Koszty obsługi papieru w firmie
  • Rzeczywiste koszty serwisu produktów (po sprzedaży)
  • Koszty dojazdów i spotkań… i wiele, wiele innych…
mapowanie procesów
… w tylu procentach czas może nie być wykorzystywany efektywnie. A jak jest w Państwa firmie?
Badanie efektywności – stały pomiar
  • Możliwość bieżącej oceny wpływu wdrażanych zmian organizacyjnych / biznesowych na koszty pracy w objętych zmianami procesach
  • Nowatorskie podejście do rozliczenia kosztów ogólnego zarządu (KOZ) – działy administracyjne rozliczają się z jednostkami biznesowymi „wg rzeczywistych godzin”, a nie uproszczonych kluczy podziału
  • Regularny pomiar i rozliczanie kosztu buduje w pracownikach poczucie odpowiedzialności za koszty pracy – pojawia się kultura oszczędzania czasu pracy.
mapowanie procesów
Wdrożenie stałego pomiaru buduje kulturę „oszczędzania czasu” – nazwaliśmy to „ekologią czasu pracy”

Nasze standardy

Zdefiniowaliśmy i wdrożyliśmy autorski standard najwyższej jakości usług doradczych. Opisywana usługa spełnia rygorystyczne kryteria tego standardu.

analiza procesów biznesowych