Analiza i optymalizacja procesów produkcyjnych i biznesowych dla firm z woj. podkarpackiego

W skrócie

Dla kogo przeznaczona jest usługa

Usługa adresowana jest do firm, które mają siedzibę lub biuro na terenie województwa podkarpackiego i  które szukają rozwiązać aby usprawnić swoje procesy produkcyjne bądź biznesowe tj.  ograniczyć koszty, skrócić czas, albo obsłużyć większą ilość zadań tymi samymi zasobami.

Kluczowym elementem, który poprawiamy jest pracochłonność procesów. Czas obsługi procesów zostaje skrócony, dzięki czemu tą samą ilość pracy można wykonać mniejszą ilością osób. Albo –  tą samą ilością pracowników możemy wykonać dodatkowe zadania. To szczególnie istotne dziś – gdzie każda firma ma problemy z rekrutacją pracowników.

Usprawnienia nie dotyczą jedynie wielkich spraw (wdrożeń systemu), dużo częściej są to tak proste do wdrożenia elementy jak brak dublowania pracy kilku osób tworzących te same tabelki, napisanie prostego makra wysyłającego maile, poprawa formularza któryc pozwalał na błędne dane wymagające „żmudnego odkręcania”, lub zaprzestanie tworzenia raportów których nikt nie oczekuje…

 

Projekt jest współfinansowany ze środków unijnych, gdzie intensywność wsparcia wynosi ponad 70%!

Na czym polega usługa

Usługa jest kompleksowym pakietem działań doradczych służących temu, by przygotować konkretne zalecenia usprawnienia procesów biznesowych w firmie. Usługa adresowana jest dla procesów biznesowych realizowanych przez pracowników umysłowych.

Wyróżnikiem naszej oferty jest pomiar procesów biznesowych, który uzupełnia typowe w tego typu projektach etapy analizy procesów i opracowania rekomendacji. Odpowiada on na kluczowe pytanie, ile czasu zajmują poszczególne czynności w procesie, a w konsekwencji – ile kosztuje cały proces. To właśnie dzięki pomiarowi procesów możemy pokazać, co rzeczywiście wpływa na efektywność procesu i zmierzyć skalę nieefektywności.

Wyznaczamy standardy na rynku w zakresie pomiaru czasu w procesach biurowych. Robiliśmy to jako jedni z pierwszych na rynku i ciągle doskonalimy naszą metodykę.

   

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Identyfikacja procesów, przygotowanie pomiaru

Na początku usługi definiujemy rejestr procesów funkcjonujących w badanym obszarze firmy. Rejestr ten tworzony jest wspólnie z pracownikami Klienta w trybie warsztatowym. Ponadto, budujemy listy czynności na stanowiskach i potencjalne problemy, które stanowią punkt wyjścia do pomiaru procesów. Co ważne – listy te tworzone są przy udziale pracowników – dla każdego stanowiska osobno, z uwzględnieniem indywidualnych zadań pracowniczych.
Prawie 15 lat doświadczenia i autorskiej metodyki pomiaru (Total Activities Management) pozwala nam w taki sposób przygotować pomiar procesów, by w jego wyniku odkryć wszystkie zadania niechciane generujące niepotrzebne koszty.
Przed rozpoczęciem pomiaru konfigurujemy systemy pomiarowe, a wszyscy pracownicy objęci pomiarem są szkoleni z zasad pomiaru i jego narzędzi. To pozwala nam zapewnić szczegółowość i poprawność wyników pomiaru.

mapowanie procesów
mapowanie procesów

Krok 2.

Pomiar procesów

Pomiar procesów jest bardzo istotnym elementem naszego projektu. Do pomiaru angażujemy wszystkich pracowników w ramach badanych działów – od asystentów, po kierownictwo.
Dla zachowania jakości pomiaru – cały pomiar jest przez nas codziennie nadzorowany – pracownicy którzy nie uzupełniają ankiet pomiarowych otrzymują natychmiastowe przypomnienia. Ze względu na niską powtarzalność procesów w biurach – pomiar trwa zazwyczaj przez okres 1-2 miesięcy.
Bardzo ważny jest dla nas komfort pracowników – nasza metodyka i ergonomia dbają o to, by pomiar angażował pracowników nie więcej niż 5 minut dziennie!
Równocześnie dbamy o to, by dane były szczere i prawdziwe – nasza metodyka zabezpiecza wiarygodność metodą 7 elementów. Dzięki temu pracownicy nie mają obaw przed przekazaniem prawdziwych danych.
Posiadamy kilka niezależnych narzędzi pomiaru (aplikacje mobilne handlowców, narzędzia tabletowe dla pracowników bez komputera, aplikacje WWW), zależne od specyfiki.
Dla wygody klienta – wszelkie narzędzia pomiaru wypożyczamy na okres pomiaru.

Krok 3.

Analiza procesów, mapowanie procesów  AS IS

Równolegle do trwania pomiaru prowadzone są wywiady analityczne. Zgodnie z filozofią GEMBA rodem z Lean Management – procesy analizujemy u źródeł, z pracownikami liniowymi, jedynie uzupełniając informacje na poziomie kierowników. To czasochłonna metoda – ale tylko tak można poznać prawdę.
W wyniku spotkań mapowane są procesy. Obok diagramów kładziemy nacisk na część opisową. Ponadto, pozyskujemy dane liczbowe dotyczące procesu – ilości dokumentów, ilość błędów, czy częstość występowania ścieżek awaryjnych.
Po zakończeniu spotkań, całość modelowana jest w dedykowanych systemach modelowania procesów. Stosujemy popularną notację BPMN oraz kolory symbolizujące marnotrawstwa. Wszystko po to, by przekazywana dokumentacja była zrozumiała dla pracowników biznesowych.
Dokumentacja przekazywana jest w dokumentach oraz (opcjonalnie) w ramach platformy WWW. Przekazanie następuje wraz z omówieniem – instruujemy jak czytać diagramy. Całość zatwierdzana jest z pracownikami Klienta biorącymi udział w analizie, zanim zaczniemy przygotowywanie raportu usprawnień. Musimy mieć pewność, że uzyskany obraz firmy jest prawdziwy.

mapowanie procesów
mapowanie procesów

Krok 4.

Opracowanie raportu usprawnień

Opracowanie Raportu usprawnień to kluczowy etap projektu. Na tej podstawie w 1 kroku przygotowywana jest lista problemów. Dzięki danym z pomiaru – skala problemów wyceniana jest w wymiarze godzin (pracy pracowników) oraz złotówkowym.
W kolejnym kroku budowany jest Raport usprawnień. Zależnie od specyfiki projektu, usprawnienia są konsultowane i dopracowywane z pracownikami Klienta w ramach warsztatów Problem solving.
Finalny raport usprawnień zawiera część ogólną i szczegółową; ogólna zawsze prezentowana jest w formie warsztatów z managementem firmy. Część szczegółowa zawierająca często kilkaset usprawnień – dzielona jest na priorytety, okres wdrożenia (do 3mc, 3-9mc, 12mc), a usprawnienia przypisywane są do liderów, którzy powinni odpowiadać za wdrożenie usprawnienia.

Dzięki pomiarowi procesów, proponowane przez nas rekomendacje są wyceniane w złotówkach – klient ma wiarygodną ocenę skali korzyści osiąganych w wyniku usprawnień!

Krok 5.

Mapowanie procesów TO BE (Opcja) 

Na bazie procesów obecnych oraz zatwierdzonych przez klienta usprawnień – może od razu zostać przygotowana dokumentacja procesów wg stanu docelowego (tzw. „TO BE”) uwzględniająca wdrożenie usprawnień. Ponieważ usprawnienia będą wdrażane etapowo, na tym etapie zazwyczaj modelowane są procesy wg stanu zakładającego wdrożenie najbardziej priorytetowych usprawnień (usprawnienia typu „quick win”). Kolejne fazy wdrażania usprawnień mogą wymagać późniejszej aktualizacji procesów.

Mając na względzie konieczność wyboru priorytetów spośród potencjalnie dużej listy rekomendacji, wspieramy klienta w wyborze priorytetowych usprawnień poprzez realizację dodatkowych warsztatów.
Forma dokumentacji analogiczna jak w przypadku procesów obecnych AS IS. Obok dokumentacji w formie plików Ms Offiice, dokumentacja może zostać wynikowo przekazana w postaci interaktywnej Platformy „WWW”, możliwej do udostępnienia pracownikom.

mapowanie procesów

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi.

  • Rejestr procesów
  • Dokumentacja procesów AS IS (diagramy, opis czynności, właściciele procesów, dane wejściowe/wyjściowe)
  • Katalog używanych dokumentów (opcja)
  • Analiza wykorzystania systemów (opcja)
  • Mapy czynności dla poszczególnych stanowisk pracowników
  • Raport problemów / barier
  • Raport z pomiaru procesów (w tym dane źródłowe)
  • Raport usprawnień (zalecenia optymalizacyjne)
  • Prezentacje raportów usprawnień
  • Dokumentacja procesów TO-BE (opcja)
  • Macierz RACI dla TO-BE (opcja)
  • Plan wdrożenia usprawnień (opcja)

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu

Wsparcie po realizacji usługi

Opisywana usługa kończy się wraz z przedstawieniem i omówieniem z klientem Raportu usprawnień. Doskonale wiemy, że plan jest jedynie bardzo istotnym pierwszym krokiem – dlatego posiadamy ofertę wsparcia klienta we wdrożeniu usprawnień.
Tym niemniej, po realizacji pierwszego projektu dajemy klientowi swobodny wybór, czy zdecyduje się samodzielnie wdrażać uprawnienia, czy skorzysta z  naszego wsparcia.

Dla klientów oczekujących pełnego wsparcia – wdrażanie usprawnień dzielimy na konkretne projekty, dla których tworzymy kompleksowe plany projektu obejmujące szczegółowy schemat zadań mających na celu wdrożenie rekomendacji. Zadania te adresujemy konkretnym pracownikom zaangażowanym we wdrażanie zmian w formie arkuszy celów.
Obok tego prowadzimy autorski nadzór postępów, szkolimy liderów zmian, a w razie potrzeby bariery pokonujemy w ramach warsztatów Problem solving.
Oferujemy także wsparcie we wdrażaniu systemów informatycznych, tworzeniu analiz systemowych, tworzeniu procedur i instrukcji, definiowaniu struktur organizacyjnych itp.

mapowanie procesów

Uzyskiwane korzyści

Poniżej przykłady skali oszczędności wynikających z proponowanych przez nas optymalizacji w dotychczasowych projektach:

mapowanie procesów

Nasze standardy

Zdefiniowaliśmy i wdrożyliśmy autorski standard najwyższej jakości usług doradczych. Opisywana usługa spełnia rygorystyczne kryteria tego standardu.

analiza procesów biznesowych